Elektroniske kataloger
En elektronisk katalog blir som regel registrert i en database og fortrinnsvis benyttes informasjonssystemet Asta. I Asta beskrives arkivskaper og arkiv ved hjelp av tekstfelt, kategorier, signaturer og ulike typer relasjoner.
I katalogen beskrives arkivet fra det generelle til det spesifikke, for å bevare eller gjenskape sammenhenger og den hierarkiske strukturen i arkivet og dets deler. Man starter på toppen med arkivskaper og arkiv og går nedover til mappe, eventuelt til dokument.
Følgende opplysninger er med i en elektronisk katalog:
Arkivskaper
Her inngår opplysninger om navn, tidsrom, historikk, samfunnssektor, forvaltningsområde, forvaltningsnivå, organisasjons- og næringskategorier, topografi, samt relasjoner til andre arkivskapere.
Arkiv
Arkivopplysninger bør bestå av navn, tidsrom, ytre proveniens, klausulopplysninger, ordningsbeskrivelse, forhold mellom manuelt og elektronisk arkiv, opplysninger om manglende arkivenheter, angivelse av omfang og en kortfattet innholdsbeskrivelse.
Serie
Serien registreres etter Allment arkivskjema med seriesignatur og tittel, samt tidsrom og omtale. Det er særlig viktig å omtale seriens relasjoner til andre arkivserier. Det er mulig å dele inn hovedserier i underserier.
Stykke
Et arkivstykke er arkivets fysiske lagringsenhet. Det har vanligvis form av en protokoll eller bok, eske eller pakke. Informasjon om stykket består av løpenummer og tittel, samt tidsrom og eventuell innholdsbeskrivelse.
Mappe
En arkivmappe (eller legg/omslag) registreres med nummer, innholdsbeskrivelse og tidsrom.
Dokument
Dette er det laveste beskrivelsesnivået. Hvert enkeltdokument kan registreres med nummer, tittel, tidsrom eventuelt nærmere omtale av dokumentet.
Innholdet i de elektroniske katalogene er tilgjengelig for publikum gjennom Arkivportalen.