Allment arkivskjema

Målet er at alt materiale i ethvert arkiv skal kunne struktureres etter et slikt skjema, uten at det dermed øves vold på opprinnelig struktur eller proveniens. Seriene kan deles inn i underserier etter behov.

Bak utarbeidelsen av skjemaet ligger et ønske og behov for standardisering. I Norge er det utarbeidet et skjema som anbefales brukt av alle og til alle typer arkiver – både statlige, kommunale og private.

Dersom alle oppbevaringsinstitusjoner følger standarden, vil brukerne raskere og enklere kunne orientere seg i de forskjellige arkivene. Den største fordelen ligger i at det i gjenfinningsmidlene – de tradisjonelle papir- og nettkatalogene – framgår hvilken rekkefølge seriene kommer i og at opplysningene kan komprimeres.

Skjemaet består av tre hovedgrupper med serier og signaturer:
Serie A–E er forbeholdt administrative arkivserier som gjerne produseres av alle arkivskapere med en kontorfunksjon. I de fleste tilfeller er dette hoveddelen av arkivet, både i betydning og volum.
Seriene F–O benyttes på spesialserier, og disse kan disponeres fritt og kan derfor tilpasses strukturen i hvert enkelt arkiv.
Seriene P–Z er tenkt brukt for materiale inndelt etter særskilt funksjon (P–S), medium eller format (T–W) og diverse og referansemateriale (X–Z).

I detalj ser skjemaet slik ut:

A – Møtebøker, referatprotokoller, forhandlingsprotokoller o.l.
B – Kopibøker
C – Journaler og andre overgripende registre
D – Saks- og korrespondansearkiv etter organets hovedsystem
E – Saks- og korrespondansearkiv ordnet etter eventuelle andre, sideordnede system
F–O – Spesialserier innenfor hver enkelt arkivskapers fagområde
P – Personalforvaltning
Q – Eiendomsforvaltning
R – Regnskap
S – Statistikk
T – Kart og tegninger
U – Foto, film og lydopptak
V – EDB og mikrofilm
W – Gjenstander
X – Egenproduserte trykksaker
Y – Andre utskilte arkivdeler, diverse
Z – Referansemateriell