ENG

Å lage en bevaringsplan

Alle statlige organer må utarbeide forslag til bevaring og kassasjon for sine elektroniske arkiver, registre og fagsystemer.

Innleiing

Arkivforskrifta § 16 pålegg statlege organ å utarbeide spesifiserte kassasjonsreglar for sine fagsaker. Dette inneber at organet skal lage ei oversikt over kva slags arkivmateriale som skal bevarast for ettertida og kva slags materiale som skal kasserast. Ei slik oversikt blir ofte kalla ein bevarings- og kassasjonsplan (bk-plan), fordi den også inneheld fristar for kassasjon som skal følgjast opp.

Bevarings- og kassasjonsplan eller enkel kassasjonssøknad?

Dersom eit statleg organ ønskjer å kassere ein enkelt serie eller bevarings- og kassasjonsvurdere eit enkelt system, er det tilstrekkeleg å sende inn ein kassasjonssøknad. Ta derfor kontakt med Riksarkivet for å få råd om kva som er mest formålstenleg i det aktuelle tilfellet.

Kva skal bevarings- og kassasjonsplanen innehalde?

  • Ei kartlegging, det vil seie ei systematisk og grundig undersøking og klargjering av ansvarsområda, funksjonane og arkiva til forvaltningsorganet, etaten eller sektoren.
  • Ei bevarings- og kassasjonsvurdering, dvs. ei vurdering av kva arkiv som skal bevarast for ettertida og kva arkiv som skal kasserast, saman med ei grunngiving for kvifor arkiva skal bevarast eller kasserast.  
  • Kassasjonsfristar  
     

Før du begynner – ta kontakt med Arkivverket

Når ein skal lage ein bevarings- og kassasjonsplan (BK-plan), er første skritt å ta kontakt med Arkivverket.

Forvaltningsorganet eller organa som skal lage ein BK-plan, vil då få ein kontaktperson i Seksjon for bevaringsvurdering og privatarkiv i Arkivverket. Kontaktpersonen vil gi råd undervegs.

I nokre tilfelle vil også Arkivverket kunne delta aktivt i arbeidet med ein BK-plan. Dette er særleg aktuelt dersom det skal utarbeidast planar for ein heil samfunnssektor, for store komplekse landsdekkjande organ eller for eit stort fagområde uavhengig av organ.

Kor omfattande skal BK-planen vere?

Dei fleste BK-planar tek for seg eit organ, for eksempel eit departement, eit direktorat eller eit tilsyn. BK-planar kan også ta for seg landsdekkande etatar, som for eksempel NAV, Skattetaten eller Kriminalomsorga.

Også heile sektorar, som helsesektoren, kan vera omfatta av ein BK-plan. I enkelte tilfelle kan det vere aktuelt å utarbeide BK-planar for eit fagområde, for eksempel felles reglar for bevaring av eksamenssvar ved Noreg sine universitet og høgskular.

Som regel tek bk-planar for seg både elektroniske arkiv og papirarkiv, men dersom organet er stort eller ein lagar plan for ein heil etat eller ein heil sektor, kan det vere formålstenleg å avgrense omfanget til berre å gjelde papirmateriale eller berre elektronisk materiale.

Fortidsretta eller framtidsretta bevarings- og kassasjonsforslag?

BK-planar kan vera fortidsretta eller framtidsretta. At eit BK-forslag er fortidsretta vil seie at det berre omfattar materiale som allereie er skapt. Som regel omfattar planen alt materiale som organet har skapt, og som ikkje allereie er kassert eller avlevert til eit arkivdepot.

I nokre tilfelle kan det vere aktuelt å avgrense BK-planen i tid, slik at den berre omhandlar materiale frå ein bestemt arkivperiode (tidsperiode).

Eit framtidsretta BK-forslag inneheld også kassasjonsreglar for materiale som enno ikkje er skapt.

Arbeidet med ein bevarings- og kassasjonsplan kan løysast både som ei linjeoppgåve, ved etablering av eit internt prosjekt eller ved bruk av eksterne konsulentar. Organet må sjølv vurdere kva som er formålstenleg arbeidsform i det aktuelle tilfellet.

Linjeoppgåve

For eit lite organ med ordna arkiv, få fagsystem og ei kort og oversiktleg historie, kan det vere tilstrekkeleg at bevarings- og kassasjonsplanen blir utarbeidd av ein tilsett i arkivet eller av ein saksbehandlar som er fortruleg med arkiva.

Kven bør lage bevarings- og kassasjonsplanen? Den som kjenner arkiva best, er ikkje nødvendigvis den rette til å lage ein bk-plan. Vedkomande bør også vere systematisk, vere flink til å innhente informasjon, ha god kjennskap til organet og ha god skriftleg formuleringsevne.

Det er viktig at vedkomande hentar informasjon frå andre medarbeidarar i arkivet, it-tilsette, saksbehandlarar og leiarar, alt etter behov. Utkastet til bevarings- og kassasjonsplan bør også kvalitetssikrast av tilsette i og utanfor arkivet som kjenner arkiva, fagsystema og organet si historie godt.

Internt prosjekt

Når det skal utarbeidast ein bk-plan for eit større organ, for eksempel eit departement, eit direktorat eller ein sektor, kan det vere formålstenleg å organisere arbeidet som eit prosjekt.

Kven bør delta i prosjektet? Det er viktig at arbeidet med bk-planen ikkje berre blir arkivet sitt prosjekt, men organet (organa) sitt prosjekt dvs. at også saksbehandlarar og it-folk er med i prosjektgruppa, og at prosjektet blir forankra i organet (organa) si leiing. Samtidig er det viktig at arkivet har påverknad i prosjektet, for eksempel ved at arkivleiar er prosjektleiar, deltek i prosjektet eller sit i styringsgruppa.

Skal det lagast ein bk-plan for eit stort organ, ein etat eller ein sektor, kan det vere ein fordel med eit forprosjekt som kan gi ei oversikt over omfanget av prosjektet både med omsyn til kor mykje materiale som skal kartleggast og bk-vurderast, og kor mykje ressursar som trengst for å gjennomføre eit slikt prosjekt.

Eksterne konsulentar

Dersom organet ikkje har kompetanse eller ressursar til å lage ein bk-plan, kan det vere ei løysing å setje bort heile eller delar av arbeidet med bk-planen til eksterne konsulentar. Eksterne konsulentar kan også leie eller delta i eit prosjekt som utarbeider bk-planen.

Sjølv om arbeidet blir sett bort, er det nødvendig å involvere arkivmedarbeidarar, it-medarbeidarar, saksbehandlarar og leiarar i arbeidet med bevarings- og kassasjonsplanen. Tilsette i organet må hjelpe med informasjon undervegs i prosessen. Det er viktig at det blir sett av tid til dette og at leiinga signaliserer at arbeidet er viktig.

Det er også viktig at arkivet og it-tenesta kvalitetssikrar utkastet til bk-plan før det blir sendt til Arkivverket. Arkivet skal på eit seinare tidspunkt utføre kassasjonen av papirarkiv og sørgje for at kassasjonsfristar blir haldne. Prosjektet må forsikre seg om at arkivet forstår korleis kassasjonen skal vere og at vald kassasjonsmetode lèt seg gjennomføre i praksis.

It-tenesta skal ta uttrekk (eksportera) frå systema som skal deponerast, og må også gå god for den uttrekksmetoden som er vald.

Uavhengig av korleis ein vel å organisere arbeidet med bk-planen, er det viktig at arbeidet blir forankra hos leiinga, slik at det blir sett av tilstrekkeleg med ressursar og oppgåva blir prioritert.

Frå erfaring veit vi at det ofte er vanskeleg å få sett av tid til å arbeide med ein bk-plan. Sjansen for å lukkast er størst dersom det blir reservert heile dagar, gjerne fleire i strekk, til bk-arbeidet. For å få dette til i praksis, vil det ofte vere nødvendig å fristille medarbeidaren(e) som skal utarbeide bk-planen frå nokre av dei ordinære arbeidsoppgåvene.

For å få ein tanke om ressursbruken er det ofte nødvendig å gjere ei enkel undersøking, eventuelt eit forprosjekt, som kan seie noko om arbeidet sitt omfang og vere eit grunnlag for berekning av ressursbruken.

Det som tek mest tid i arbeidet med ein bevarings- og kassasjonsplan er som regel kartlegginga. Tidsbruken er avhengig av to faktorar:

  1. BK-planen sitt omfang (kor mykje som skal gjennomgåast) 
  2. kvaliteten på arkiva som skal vurderast.

Nokre faktorar som kan vere nyttige i beregninga, er lista opp nedanfor. Svara på desse spørsmåla vil gi eit grunnlag for å berekne ressursbruken. 

Kartlegging og bk-vurdering av organet

  • Kva organ skal bevarings- og kassasjonsvurderast?
  • Har organet (organa) ei lang historie?
  • Har det vore mange og store organisasjonsendringar i organet, der organet har fått eller gitt frå seg viktige oppgåver?

Generelt kan ein gå ut frå at di større organa er, di fleire dei er og di meir brokut historie dei har, desto meir tidkrevjande blir arbeidet med bk-planen.

Kartlegging og bk-vurdering av elektroniske arkiv

  • Kor mange fagsystem skal vurderast?
  • Er det snakk om enkle system eller store kompliserte system?
  • Blir det eksportert eller importert informasjon til eller frå andre system?
  • Dersom det skjer saksbehandling i systemet, er den rutineprega eller komplisert?
  • Er det stor eller liten tematisk variasjon i systema?
  • Er systema godt dokumenterte?

Fleire, større og meir kompliserte system inneber meir arbeid. Dersom systema utvekslar mykje informasjon med andre system eller er dårleg dokumenterte, blir dei meir tidkrevjande å vurdere.

Kartlegging og bk-vurdering av papirarkiv

  • Kor mange arkiv skal vurderast og kor store er dei?
  • Er dei ordna eller uordna?
  • Er det stor eller liten tematisk variasjon i arkiva?
  • Er saksbehandlinga som arkiva er eit resultat av rutineprega eller komplisert?

Komplisert saksbehandling skaper arkiv som det er tidkrevjande å vurdere. Uordna arkiv med stor tematisk variasjon tek alltid lengre tid å kartlegge enn ordna arkiv med liten tematisk variasjon. Det tek også lengre tid å kartlegge mange arkiv enn få arkiv, men ikkje nødvendigvis lengre tid å kartlegge eit stort arkiv enn eit lite arkiv, dersom det er ordna.

For å sikre eit godt informasjonsgrunnlag for bevarings- og kassasjonsvurderinga, er det nødvendig å skaffe seg oversikt over materialet som skal bk-vurderast og kunnskap om organet som har skapt materialet.

Kva skal kartlegginga innehalde?

Ei kartlegging som blir gjord i samanheng med ei bevarings- og kassasjonsvurdering skal innehalde:

  • Ein gjennomgang og kartlegging av forvaltningsorganet, etaten eller sektoren sine funksjonar, maktbruk og rolle i samfunnet.
  • Ein gjennomgang og omtale av papirarkiva eller dei elektroniske systema: alder, innhald, saksbehandling, omfang, ordningsprinsipp m.m.

Kor detaljert skal ein gå til verks?

Kartlegging er ofte krevjande både fagleg og ressursmessig. Arbeidet bør difor avgrensast og organiserast slik at kostnaden med å samle inn og legge til rette informasjon blir så låg som råd.

Detaljeringsbehovet varierer med arkivmaterialet sin karakter og omfang. Det må vurderast konkret i kvart enkelt tilfelle kor detaljert kartlegginga bør vere. Dess større omfanget er og dess meir samansett arkivmaterialet er, desto meir krevjande vil arbeidet med å samle inn tilstrekkeleg informasjon for å bk-vurdere materialet vere.

Informasjonskjelder

Ein viktig del av kartlegginga er å samle informasjon. Kvar finn ein den informasjonen ein treng? Vi har laga oversikter over informasjonskjelder som kan brukast i kartlegginga av organet sine funksjonar og ansvarsområde, og det papirbaserte og elektroniske materialet organet har skapt. Listene er rettleiande. Det kan vere andre gode informasjonskjelder i det aktuelle organet som ikkje er nemnde i oversikta, og det er ikkje sikkert at alle informasjonskjeldene vi har nemnt er tilgjengelege og nyttige i det aktuelle tilfellet.

Formålet med kartlegginga er å samle informasjon om funksjonane til organet, ansvarsområde, bruk av styringsfullmakt(er), rolle i forvaltninga og rolle i sammfunnsutviklinga.

Dokumentasjon av organet si verksemd

Ofte vil det vere formålstenleg å begynne kartlegginga med å gjennomgå verksemda til organet. Her kan ein også finne informasjon som hjelper til med å identifisere kva typar dokumentasjon og informasjon som blir produserte i verksemda, og kva som kan vere viktig å ta vare på for ettertida.

Eksempel på dokumentasjon av verksemd:

  • Årsrapportar
  • Strategiplanar
  • Organisasjonskart
  • Interne og eksterne utgreiingar om organet sin organisasjon og verksemd
  • Kvalitetssikringsdokumentasjon (kvalitetshandbøker og malar)
  • Arkivplanar og oversikter over arkivmateriale

Andre informasjonskjelder

Publiserte informasjonskjelder kan også innehalde relevant informasjon. Det er spesielt viktig å skaffe seg oversikt over lover og forskrifter som regulerer saksbehandlinga. Her gjeld det ikkje lover som regulerer all saksbehandling (offentleglova, forvaltningslova osv.), men særlover og forskrifter, for eksempel lov om utanrikstenesta, forskrifter om sal av mjølkekvotar, forskrift om delegering av fullmakt til kyrkjemøtet eller eksamensforskrifter.

Følgjande publiserte informasjonskjelder kan vere nyttige (lista er ikkje uttømmande):

  • Lover og forskrifter (Norsk Lovtidend, Lovdata)
  • Publikasjonar frå regjeringa, offentlege utgreiingar, stortingsmeldingar, stortingsproposisjonar, statskalendaren
  • Organet sine eigne nettsider
  • Eventuelle oversiktsverk som omhandlar organet eller saksområdet til organet si historie

Det kan også vere aktuelt å ta kontakt med leiarar og saksbehandlarar med lang fartstid i organet. Desse vil kunne utfylle eventuelle hol i dokumentasjonen og gi råd om kva saksbehandlarar det kan vere aktuelt å snakke med i samband med kartlegginga av papirarkiva eller fagsystema.

Spørsmål til hjelp i kartlegginga av organets funksjoner

Formålet med kartlegginga av elektroniske arkiv er å få oversikt over kva system organet brukar i saksbehandlinga, kva funksjonar systema har, kva informasjon dei inneheld og om informasjonen blir utveksla med andre system.

Spørsmål til hjelp i kartleggingen av elektroniske arkiv

Kartlegging av system under utvikling

Dersom kartlegginga omfattar system som er under utvikling, kan det ferdige systemet skilje seg vesentleg frå det planlagde systemet. Dette gjeld både funksjonar, kva slags informasjon som blir lagra og kva system det blir utveksla informasjon med. Dersom eit system under utvikling blir gjennomgått tidleg i kartlegginga, er det viktig å sjekke at det ferdige systemet faktisk inneheld dei funksjonane og den informasjonen som bk-vurderinga tok utgangspunkt i. Dersom det ferdige systemet avvik vesentleg frå det planlagde systemet, bør det gjerast ei ny bk-vurdering av det aktuelle systemet.

Kartlegging av eldre system

Nyare system er gjerne godt dokumenterte. Dette er ofte ikkje tilfellet med eldre system. Det vil mange ganger vere nødvendig å intervjue it-medarbeidarar og saksbehandlarar som kjenner systema godt. I nokre tilfelle kan det også vere formålstenleg å sjå systema i bruk.

Viktige informasjonskjelder kan vere:

  • Systemdokumentasjon, brukarhandbøker og datamodellar gir verdifull informasjon om innhald og struktur i elektroniske system
  • Dersom det skjer saksbehandling i systemet, kan saksbehandlingsrutinar og prosedyrar gi nyttig informasjon
  • Dersom saksbehandlinga er regulert av lover og forskrifter, er det viktig å skaffe seg oversikt over dei aktuelle forskriftene og lovene
  • Arkivnøklar kan vere til god hjelp når sak- og arkivsystem skal kartleggast

Formålet med kartlegginga er å få oversikt over kva arkiv organet har skapt, kor store dei er, korleis dei er ordna og kva dei inneheld.

Spørsmål til hjelp i kartlegging av papirarkiver

Viktige informasjonskjelder

Dersom organet har ein arkivplan eller tidlegare har utført ei kartlegging av arkivbestanden, er dette eit godt utgangspunkt for kartlegginga av papirarkiv. Kartlegginga og omtalen av organet sine funksjonar og viktigaste oppgåver vil ofte gi ein god peikepinn om kva som finst i arkiva.

Andre informasjonskjelder kan vere:

  • Arkivnøklar, andre framfinningsverktøy og annan dokumentasjon som omhandlar ordningsprinsippa og innhaldet i arkiva
  • Lover, forskrifter, interne retningslinjer og prosedyrar er indirekte kjelder til informasjon om innhaldet i arkiva og kva slags saksbehandlingsprosessar arkiva er eit resultat av
  • Arkivmedarbeidarar og saksbehandlarar med lang fartstid i organet er ei viktig informasjonskjelde, særleg når det gjeld eldre, avslutta arkiv

Gjennomgang av arkiva

Arkiv inneheld ofte anna materiale enn det ein skulle tru ut frå overordna omtalar av arkiva og saksbehandlingsprosessane. Det er derfor nødvendig å undersøkje kva som faktisk er i arkiva.

Har saksbehandlinga vore rutineprega og regelstyrt og arkiva er ordna og oversiktlege, er det ofte tilstrekkeleg å ta stikkprøvar av materialet. Er saksbehandlinga komplisert og uviss, er det  stor variasjon i sakene eller er arkiva uordna, vil det vere behov for ein meir omfattande gjennomgang av arkiva for å identifisere innhaldet.

Kartlegging av eldre papirarkiv

Før innføringa av elektroniske journalar og arkiv, var arkivfunksjonen ofte heilt eller delvis desentralisert. Ulike avdelingar eller fagområde hadde eigne arkiv.

Ofte hadde ein arkivmedarbeidar (nokre ganger eit par arkivmedarbeidarar, ein sekretær eller ein saksbehandlar) ansvar for det enkelte arkiv. Arkivet og saksområdet var ofte ikkje større enn at det var mogeleg ”å ha kunnskapen i hovudet”, slik at det blei laga lite skriftleg materiale som dokumenterte ordning og innhald i arkiva.

I slike tilfelle er det viktig at personar som kjende arkiva godt blir intervjua, og at omtalane av arkiva blir nedskrivne mens det framleis er tilsette i organet som kjenner arkiva godt. Tidlegare var det mindre vanleg å dokumentere saksbehandlingsprosessar. Det er derfor viktig å bruke og  dokumentere kunnskapen som erfarne saksbehandlarar har.

For å skilje bevaringsverdig materiale frå materiale som kan kasserast, må det gjerast ei bevarings- og kassasjonsvurdering av materialet. Ei bevarings- og kassasjonsvurdering av offentleg arkivmateriale skal alltid skje ut frå spesifikke bevaringsformål som er i samsvar med formålsparagrafen til arkivlova

Gangen i ei bevarings- og kassasjonsvurdering

  1. Ei bevarings- og kassasjonsvurdering tek alltid til med ei overordna vurdering (makrovurdering) av organet sine funksjonar, bruk av fullmakter og rolle i samfunnsutviklinga.
  2. Dersom makrovurderinga viser at organet har eller har hatt viktige samfunnsfunksjonar, at bruken av styringsfullmakter har fått varige og djuptgripande konsekvensar eller at organet har hatt ei viktig rolle i samfunnsutviklinga, er neste skritt å undersøkje om dette er dokumentert i det aktuelle materialet.
  3. Dersom makrovurderinga ikkje talar for bevaring av materialet, kan likevel materialet ha eit innhald som i seg sjølv er bevaringsverdig. Organet må derfor vurdere om materialet gir viktig informasjon om forhold i samfunnet på eit gitt tidspunkt, eller klargjer samfunnsutviklinga og dermed er bevaringsverdig.
  4. Dersom dei føregåande vurderingane viser at materialet ikkje har historisk eller forskningsmessig verdi, må organet vurdere om materialet dokumenterer rettane og pliktene til personar eller verksemder. Dersom ein på førehand veit at store delar av materialet er rettsdokumentasjon, for eksempel eigedomsopplysningar som det vil vere knytt rettar til i svært lang tid framover, er det ikkje nødvendig å bruke mykje tid på makrovurderinga.
  5. Dersom materialet heller ikkje inneheld rettsinformasjon, blir konklusjonen at materialet ikkje er bevaringsverdig for ettertida. Kor lenge materialet skal oppbevarast før det blir kassert, dvs. sletta eller destruert, avheng av organet sine eigne adminstrative og rettslege behov.

Formålet med bevaringsvurdering

Arkivverket har fire bevaringsformål eller grunnar til å bevare arkivmateriale:

  • Å dokumentere viktige samfunnsfunksjonar, maktutøvinga til dei offentlege organa og rolla deira i samfunnsutviklinga
  • Å bevare materiale som gir viktig informasjon om forhold i samfunnet på eit gitt tidspunkt, og som klargjer samfunnsutviklinga
  • Å dokumentere personar og verksemder sine rettar og plikter i forhold til det offentlege, og i forhold til kvarandre
  • Å dokumentere dei offentlege organa si verksemd ut frå administrative og driftsmessige behov

Dei to første formåla seier kva Arkivverket legg i arkivlova si formulering "monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde", jf. arkivlova § 1.(lenke til Lovdata, åpnes i nytt vindu) Materiale som har omfattande kulturell eller forskningsmessig verdi, skal bevarast for all framtid. Når organet som har skapt materialet ikkje lenger har bruk for det, vanlegvis etter 25-30 år, blir materialet avlevert til Arkivverket eller eit kommunalt arkivdepot. Der blir materialet tilgjengeleggjort og blir kjelder som forskarar, slektsforskarar og journalistar kan nytte seg av.

Historiske kjelder kan for eksempel vere mellomalderdiplom, kyrkjebøker, 1700-tals kopibøker, arkivet etter Sekretariatet for konfliktråda, Havarikommisjonen sine rapportar, NRK sitt filmarkiv eller Landbruksregisteret.

Dei to siste formåla spesifiserer omgrepa rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon. Det bli vanlegvis skilt mellom rettsdokumentasjon, det vil seie materiale som dokumenterer juridiske rettar for personar, organisasjonar, bedrifter eller offentlege organ (formål 3), og materiale som dokumenterer organet sine eigne administrative og juridiske behov (formål 4).

Bevarings- og kassasjonsvurderinga bør starte med ei overordna vurdering av organet, etaten eller sektoren sine funksjonar, ansvarsområde, maktutøving og rolle i samfunnsutviklinga.

Funksjonar og ansvarsområde

Ta utgangspunkt i kartlegginga av organet eller organa sine funksjonar og ansvarsområde. Har organet funksjonar og ansvarsormåde som det er viktig å dokumentere for ettertida?

Korleis er saksbehandlingsprosessane i organet? Er saksbehandlinga rutineprega eller basert på skjønn? Det er normalt viktigare å dokumentere saksbehandling der det er brukt mykje skjønn enn saksbehandling som er rutineprega og opplagd.

Kva høyrer normalt inn under organet sitt ansvarsområde og kva oppgåver blir berre unntaksvis utførte? Har organet i ein kortare periode hatt spesielle oppgåver som det er viktig å dokumentere? Blei organet oppretta eller blei viktige saksfelt innførte i perioden som skal bk-vurderast?

Maktutøving og rolle i samfunnsutviklinga

Sjå på organet sine forvaltningsfullmakter og plassering i det adminstrative hierarkiet. Kor stor gjennomslagskraft har organet? Tek organet prinsipielle avgjerder som blir rettesnor for andre organ si saksbehandling? Legg organet, gjennom utgreiingar eller forarbeid til nye lover, premissane når viktige avgjerder skal takast?

Kva konsekvensar får avgjerdene organet tek? Får vedtaka store konsevensar for nasjonen eller for einskilde lokalsamfunn? Får vedtaka organet fattar djuptgripande og varige konsekvensar for enkeltindivid eller er verknadene meir kortvarige? Skaper organet rettsdokumentasjon?

Har organet sine vedtak påverka samfunnsutviklinga i ei bestemt retning? Har organet stått sentralt i utviklinga av eit bestemt samfunnsområde?

Kriteria adminstrativt nivå, saksbehandlinga sine konsekvensar, saksbehandlingstype,
ekstraordinære aktivitetar og pionerverksemd, kan brukast for å vurdere bevaringsverdien på makronivå.

Administrativt nivå og konsekvensane til saksbehandlinga er kriterium som blir brukte for å avgjere materialet sin bevaringsverdi.

Administrativt nivå

Kvar er det offentlege organet sin plass i det administrative hierarkiet? Kva fullmakter har organet?

Hovudregelen er at sentral plassering i det administrative hierarkiet og vidtrekkande fullmakter talar for bevaring, mens lågare administrativt nivå trekkjer meir i retning av kassasjon.

Det er ingen reglar utan unnatak. For enkelte saksbehandlingstypar kan avgjerdsprosessane eller forholdet mellom stat og individ vere betre dokumentert på eit lågare hierarkisk nivå, slik at det også må bevarast arkiv frå dette nivået.

Saksbehandlinga sine konsekvensar

Får vedtaka organet fattar djuptgripande og varige konsekvensar for enkeltpersonar sine liv, helse eller økonomi eller er konsekvensane kortvarige?

Saksbehandling som får djuptgripande og varige konsekvensar for enkeltpersonar sine liv, helse eller økonomi, for verksemder sin eksistens eller for samfunnet som heilskap, er viktigare å bevare enn saksbehandling der konsekvensane er kortvarige.

Ofte vil eitt og same organ både gjere vedtak som får djuptgripande og varige konsekvensar og vedtak som får kortvarige konsekvensar. Då er det viktig å identifisere saksbehandlingsprosessane som resulterer i vedtaka som får djuptgripande og varige konsekvensar.

Eksempel

Eksempel på bruk av kriteriet administrativt nivå

Justisdepartementet sine arkiv er meir bevaringsverdige enn arkiva til eit friomsorgskontor, fordi avgjerdene som blir tekne i eit departement som regel får større ringverknader og omfattar langt fleire enn avgjerdene som blir tekne på eit lokalkontor.

I tillegg blir som regel verksemda til underordna organ dokumentert i overordna organ ved at prinsipielle og kontroversielle saker blir sende oppover i systemet eller rapporterte til overordna organ. Det same vil også ofte gjelde innan ein enkelt etat eller ein kommune.

Eksempel på bruk av kriteriet saksbehandlinga sine konsekvensar

Vedtak om vassdragsutbygging får djuptgripande og varige konsekvensar for lokalsamfunn. Landskap blir endra radikalt, men utbygginga genererer også store inntekter til den aktuelle kommunen. Barnevernsaker og ekspropriasjonssaker får varige og djuptgripande konsekvensar for enkeltpersonar.

Eksempel på saksbehandling som ikkje får varige konsekvensar er visumsaker i samanheng med sesongarbeid som ikkje gir grunnlag for varig opphald.

Saksbehandlingstype er eit kriterium som blir brukt for å avgjere materialet sin bevaringsverdi.

Kva slags saksbehandling skjer i organet?

Resulterer saksbehandlinga i eit vedtak eller er den utgreiande, ekspederande eller orienterande? Det kan synast unødvendig å presisere at saksbehandling endar med vedtak ettersom saksbehandling vanlegvis endar med ei avgjerd i form av eit vedtak eller ei innstilling. Det særmerkte ved ei saksbehandling som endar med vedtak er at den ikkje er rutineprega og opplagd. Det blir nytta mykje skjønn i saksbehandlinga og skjønnet blir dokumentert. Motsatsen til saksbehandling som endar med vedtak er ekspederande saksbehandling. Ekspederande saksbehandling er rutineprega, opplagd og ofte detaljregulert av lover og forskrifter.

Kva slags saksbehandlingstypar skal bevarest?

Hovudregelen er at komplisert saksbehandling er viktigare å bevare enn enkel og orienterande saksbehandling. Utgreiande saksbehandling er viktig for å dokumentere premissar for avgjerder. Presedenssaker og prinsippsaker er spesielt viktige å bevare fordi dei dannar mønster for saksbehandling som resulterer i vedtak innanfor eit bestemt saksområde.

Kva kjenneteiknar saksbehandling som resulterer i vedtak?

  • Komplisert saksbehandling
  • Saksfelt som ikkje er detaljregulert
  • Mykje skjønn og skjønnet er dokumentert
  • Element av drøfting
  • Saksbehandlaren behandlar ofte få saker
  • Endar med eit vedtak

Kva kjenneteiknar utgreiande saksbehandling?

  • Samling og analyse av store mengder eller mange ulike typar informasjon
  • Inneheld alltid ei drøfting
  • Skaper premissar for seinare avgjerder
  • Endar med ein rapport, ei innstilling, ei offentleg utgreiing eller liknande

Kva kjenneteiknar ekspederande saksbehandling?

  • Følgjer førehandsdefinerte reglar
  • Rutineprega, forholdsvis opplagt resultat
  • Saksbehandlaren behandlar ofte mange saker
  • Saksbehandlingsprosessane er i mange tilfelle heilt eller delvis automatiserte
  • Endar ofte med enkeltvedtak

Kva kjenneteiknar orienterande saksbehandling?

  • Svar på standardspørsmål
  • Generelle førespurnader som krev lite saksbehandling
  • ”Enkle” saker
  • Inga drøfting eller bruk av skjønn
  • Endar aldri med vedtak

Eksempel

Eksempel på saksbehandling som resulterer i vedtak:

  • vedtak om reguleringsplan
  • utbygging av vassdrag
  • utvisingssaker.

Eksempel på utgreiande saksbehandling:

  • forarbeid til lover
  • arbeid med Norges offentlige utredninger (NOU-ar).

Ekstraordinære aktivitetar og pionerverksemd er kriterium som blir brukte for å bestemme bevaringsverdien til eit materiale.

Ekstraordinære og ordinære aktivitetar

Ta utgangspunkt i kartlegginga av organet og sjå på oppgåvene organet har hatt i ulike periodar:

  • Er oppgåvene ordinære, det vil seie oppgåver som organet normalt utfører og som høyrer inn under organet sine ansvarsområde?
  • Er oppgåvene ekstraordinære, det vil seie oppgåver som berre unnataksvis blir utførte og som normalt ikkje høyrer inn under ansvarsområda til organet?

Både ordinære og ekstraordinære aktivitetar bør dokumenterast for å gi eit så fullstendig bilete av verksemda som råd. Kriteriet bør ikkje tilleggjast for stor vekt. Dersom materialet skal bevarast for ettertida, bør det som regel også vere bevaringsverdig i forhold til andre kriterium. I visse tilfelle kan dette likevel vere eit tilstrekkeleg bevaringskriterium for å dokumentere breidda i verksemda. Føresetnaden er då at ein berre bevarer eit mindre utval eller enkelte prøvar av materialet. Aktivitetane skal vere svært spesielle for at dette kriteriet skal kunne brukast.

Pionerverksemd

Ta utgangspunkt i kartlegginga av organet og tidsrommet som bevarings- og kassasjonsvurderinga dekkjer:

  • Blei organet oppretta i denne perioden?
  • Blei det innført nye saksfelt i denne perioden?
  • Kva slags samfunnsmessig verdi har innføringa av nye saksfelt eller opprettinga av det nye organet fått?
  • Er opprettinga av organet eller innføringa av nye saksfelt eit resultat av viktige samfunnsendringar?

Det er som regel viktig å dokumentere etableringa av nye organ. Det vil ofte også vere viktig å dokumentere nye saksfelt, ordningar og funksjonar. Det er spesielt viktig å dokumentere pionerverksemd som har danna mønster for andre offentlege organ eller som har hatt stor samfunnsmessig betydning.

Eksempel

Eksempel på bruk av kriteriet ekstraordinære og ordinære aktivitetar:

  • Handteringa av Tsunamien i 2005 var ein ekstraordinær aktivitet for dei organa det gjaldt.
  • Store utbyggingar, for eksempel bygginga av ny hovudflyplass på Gardermoen og arrangeringa av OL på Lillehammer i 1994 var også ekstraordinære aktivitetar for dei organa som var involverte i planlegginga.

Eksempel på bruk av kriteriet pionerverksemd:

  • Oljesakene i Industridepartementet frå 1960- og 1970-talet er eit eksempel på pionerverksemd: Fagfeltet var nytt og lite lovregulert. Det er i dag eit svært viktig fagfelt og avgjerdene tekne i denne perioden la grunnlaget for seinare norsk oljepolitikk og har hatt stor samfunnsmessig betydning.

Etter å ha vurdert funksjonane til organet, etaten eller sektoren, bruk av fullmakter og rolle i samfunnsutviklinga på makronivå, er det nødvendig å gjere ein analyse av materialet.

I analysen av materialet kan kriteria nedanfor vere nyttige for å finne fram til materialet sin bevaringsverdi:

  • Tidsspenn, kontinuitet, omfang og dekningsgrad
  • Informasjonsrikdom og tematisk variasjon
  • Lenking
  • Spesielle hendingar, personar, dokument og gjenstandar
  • Alder

Dersom ein konkluderer med at informasjonen er bevaringsverdig for all framtid, må ein vurdere om informasjonen ein ønskjer å bevare finst fleire stader. Dersom informasjonen finst fleire stader, må det vurderast kvar det er mest formålstenleg å bevara den.

Er organet sine funksjonar dokumenterte i det aktuelle materialet?

Ta utgangspunkt i kartlegginga av organet og kartlegginga av papirarkiva eller dei elektroniske systema. Det er viktig å kople arkiv, arkivseriar og elektroniske system til ansvarsområde og saksbehandlingsprosessar.

Sjølv om makrovurderinga indikerer at materialet har stor bevaringsverdi, inneber ikkje dette alltid at innhaldet i papirarkiva og dei elektroniske systema er bevaringsverdige. Organet, etaten eller sektoren kan for eksempel ha ein viktig samfunnsfunksjon eller ha spelt ei viktig rolle i samfunnsutviklinga, utan at det finst tilstrekkeleg spor etter dette i det aktuelle materialet.

Inneheld materialet drøftingar og vurderingar etter skjønn?

Det kan også vere mykje skjønn i saksbehandlinga utan at skjønnet er dokumentert i arkivmaterialet.

Finst det informasjon om viktige samfunnsforhold i materialet?

IT-system og papirarkiv inneheld ofte mykje informasjon som er samla inn i forbindelse med saksbehandlinga. Sjølv om organet sin funksjon, ansvarsområde og samfunnsmessige verdi ikkje tilseier bevaring, kan materialet likevel vere bevaringsverdig fordi det innheld informasjon om viktige samfunnsforhold eller informasjon som klargjer samfunnsutviklinga.

Tidspenn, kontinuitet, omfang og dekningsgrad er kriterium som blir brukte for å avgjere bevaringsverdien til materialet.

Tidsspenn og kontinuitet

Dekkjer arkivseriane eller fagsystema eit langt tidsrom? Har dei elektroniske systema forløparar på papir? Materiale som dekkjer eit langt tidsrom gir høve til å følgje prosessar og objekt over lengre tid og dannar eit meir fullstendig bilete av ei utvikling enn der aktivitetar (saksbehandling) berre skjer sporadisk. Oppgåvetypar som har eksistert i lang tid, med stor grad av kontinuitet, er ofte viktigare å dokumentere enn oppgåver som berre har eksistert i eit kort tidsrom. Kriteriet må vurderast opp mot behovet for å vareta materiale som dokumenterer spesielle hendingar og viser korleis samfunnet opptrer når det oppstår ekstreme situasjonar. Dersom arkivmateriale ikkje er bevaringsverdig ut frå andre kriterium, er ikkje eit langt tidspenn grunn nok til å bevare det.

Omfang og dekningsgrad
 
Dekkjer systemet eller serien eit stort geografisk område eller ein stor del av befolkninga? Desto større dekningsgrad (personar eller andre objekt, kvantitativt eller geografisk), jo meir verdifullt er materialet fordi det er meir komplett. System og arkivseriar som dekkjer heile landet er etter dette kriteriet meir bevaringsverdige enn system og seriar som berre dekkjer ein liten del av befolkninga eller eit lite geografisk område.

Kriteriet må vurderast mot behovet for å dokumentere særeigne forhold, område og samfunnsgrupper. Dersom arkivmaterialet ikkje er bevaringsverdig med omsyn til andre kriterium, talar det for kassasjon uansett omfanget av materialet.

Eksempel

Folkeregisteret er eit eksempel på eit system som er bevaringsverdig ut frå desse kriteria. Systemet dekkjer ein stor populasjon – heile befolkninga i Noreg. Det er også ein oppgåvetype som har eksistert i svært lang tid.

Folkeregistrering, det vil seie kontinuerleg registrering av flytting, dødsfall, fødslar og giftarmål med meir blei innført i Noreg i 1905. Folketeljingane i Noreg går tilbake til 1769, og er på mange vis forløparar til Folkeregisteret.

Husdyrkonsesjonsregisteret er ikkje bevaringsverdig etter desse kriteria. Systemet dekkjer ein svært liten populasjon – berre ein liten del av gardbrukarane i Noreg som driv med gris og fjørfe er registrert i systemet og det dekkjer eit kort tidsrom.

Om eit materiale kan lenkast og har samanheng med anna materiale, er eit kriterium som blir brukt for å avgjere bevaringsverdien.

Arkivmateriale som kan lenkast

Eit materiale kan lenkast når informasjonen i systemet eller serien lett kan knytast saman med tilsvarande funn i anna arkivmateriale. Matrikkel, personnummer, fødselsdato og namn er ofte brukte som ordningsprinsipp i papirarkiv. Ein serie som er ordna etter for eksempel fødselsdato kan forholdsvis enkelt koplast saman med ein annan serie der det er brukt same ordningsprinsipp. I elektroniske system (relasjonsdatabasar) er matrikkel, fødselsnummer, organisasjonsnummer med fleire ofte brukte som primærnøkkel. Primærnøkkelen koplar dei ulike tabellane i systemet saman.

Lenking aukar arkivmaterialet sin bevaringsverdi dersom dei forskjellige funna av informasjon utfyller kvarandre samtidig som dei kvar for seg viser samanhengar som ingen av dei representerer åleine. At eit arkivmateriale lett kan lenkast, er eit tilleggskriterium for bevaring, altså ikkje eit tilstrekkeleg bevaringskriterium. Det kan auke arkivmaterialet sin bevaringsverdi dersom materialet inneheld bevaringsverdig informasjon etter andre kriterium.

Når skal kriteriet brukast?

Kriteriet at arkivmateriale lett lar seg lenke er spesielt aktuelt når ein vurderer elektroniske system. Ta utgangspunkt i kartlegginga av arkivseriane og dei elektroniske systema:

  • Kan informasjonen i systemet (eller arkivserien) koplast saman med informasjon i eit anna materiale via matrikkelen (gards- og bruksnummer), kommunenummer, kommunenamn osv.?
  • Kan informasjonen i systemet (eller arkivserien) koplast saman med informasjon i eit anna materiale via personnummer, fødselsdato eller personnamn?
  • Kan informasjonen i systemet (eller arkivserien) koplast saman med informasjon i eit anna materiale via organisasjonsnummer eller namn på bedrifta?

Eksempel

Informasjonen i Folkeregisteret (Det sentrale folkeregister) kan lenkast fordi personnummer er brukte som primærnøkkel, informasjonen i Landbruksregisteret fordi matrikkelen er brukt som primærnøkkel. Begge systema er også bevaringsverdige etter andre kriterium.

Informasjonsrikdom og tematisk variasjon er eit kriterium som blir brukt for å avgjere materialet sin bevaringsverdi

Kva er informasjonsrikdom og tematisk variasjon?

Når materialet inneheld mange ulike typar informasjon som er lite sjølvsagd, er informasjonstettleiken stor. Det talar for bevaring. Dess meir einsarta informasjonen i arkivmaterialet er, desto mindre er informasjonstettleiken – og dermed bevaringsverdien. Når same type opplysningar går igjen, bør ein vurdere kassasjon eller bevaring av utval og prøvar.

Korleis bruke kriteriet?

Ta utgangspunkt i kartlegginga av arkivseriane eller dei elektroniske systema og undersøk:

  • Har serien eller systemet mange ulike typar opplysningar eller svært få opplysningar?
  • Kva slags saksbehandling skjer i systemet? Er saksbehandlinga rutineprega og opplagd, eller er det store variasjonar frå sak til sak?
  • Kva slags saksbehandlingsprosessar dokumenterer arkivserien? Er saksbehandlinga rutineprega og klar eller er det store variasjonar frå sak til sak?

Kriteriet bør vurderast i forhold til andre kriterium som tidsrom, omfang, dekningsgrad og representativitet. Dersom materialet scorar høgt på desse kriteria, kan det vere grunn til bevaring, sjølv om materialet representerer rutinemessig saksbehandling og har låg informasjonstettleik.

I slike tilfelle må ein i tillegg klarleggje om informasjonen er lettare tilgjengeleg andre stader og kan bevarast der. Dersom det er tilfellet, bør ein vurdere om materialet skal kasserast.

Eksempel

Saker som gjeld freding og verning av bygningar er eksempel på saker med stor informasjonstettleik og stor tematisk variasjon. Sakene inneheld gjerne omtale av bygningen sin historikk, om eigarar, bygningen sin funksjon, byggtekniske opplysningar, omtale av interiør og eksteriør og endringar over tid. Dei kan ofte også innehalde opplysningar om byggeskikken i området.

Spesielle hendingar, personar og dokument er eit kriterium som blir brukt til å avgjere bevaringsverdien til materialet. Eksempla er ikkje uttømmande. Mykje av dette materialet er også bevaringsverdig etter andre kriterium.

Når skal kriteriet brukast?

Ta utgangspunkt i kartlegginga av arkivseriane og evt. fagsystema:

  • Dokumenterer materialet spesielle hendingar?
  • Inneheld seriane informasjon om kjende personar?
  • Inneheld arkiva dokument, lydopptak, foto, teikningar eller gjenstandar med stor symbolverdi?

Slike kriterium er vanskelege eller umogelege å definere eintydig, og dei bør derfor ikkje tilleggjast for stor vekt. Spørsmål om eventuell bevaringsverdi etter desse kriteria må vurderast i forhold til dei ressursane som trengst for bevaring.

Spesielle hendingar og kjende personar:

Arkivmateriale om skilsetjande hendingar eller berømte personar kan vere bevaringsverdig for ettertida. Føresetnaden er at dei aktuelle hendingane eller personane hadde stor interesse i samtida si og at dei også vil ha ei slik interesse i ettertida.

Eksempel på spesielle hendingar som fekk mykje mediemerksemd i samtida og som var med på å definere ein epoke, som for eksempel:

  • Store ulukker som Alexander Kielland-ulukka og Scandinavian Star-ulukka.
  • Saker som var politisk betente, omstridde og hardt debatterte i samtida, for eksempel Lillehammersaka, Treholt-saka, rettsaka i samband med utgivinga av Agnar Mykle si bok, ”Sangen om den røde rubin”, og Alta-utbygginga.
  • Kongelege fødslar, dåp, bryllaup og gravferder, opprettinga av sametinget og utnemninga av Noreg sin første kvinnelege statsminister.

Spesielle dokument:

Enkelte dokument er bevaringsverdige på grunn av spesielle tilhøve knytte til form eller kontekst. Det kan dreie seg om dokument som har utprega symbolverdi, dokument med særskild estetisk verdi eller dokument med pedagogisk verdi der sjølve måten informasjonen er framstilt på gir dokumentet bevaringsverdi, sjølv om dei bevaringsverdige opplysningane også finst andre stader. I visse tilfelle kan gjenstandar som høyrer med i arkivet ha bevaringsverdi grunna spesielle kvalitetar, for eksempel spesiell emballasje eller sjeldne stempel.

Eksempel:

Spesielle dokument omfattar også teikningar, foto, kart og lyd- og filmopptak. Barneteikningane som blei lagde på Slottsplassen i samband med Kong Olav sin bortgang, er eit eksempel på materiale som vil vere bevaringsverdig etter dette kriteriet.

Alder er eit kriterium som blir brukt for å avgjere materialet sin bevaringsverdi. Arkivmateriale har som regel større informasjonsverdi dess lenger bakover i tid det går. Arkivmengda er mindre, og det er færre andre informasjonskjelder å ause av. Dette tilseier høgare bevaringsprosent for eldre materiale enn for yngre, dels fordi det eldste ikkje vil ruve så mykje reint kvantitativt, dels fordi ein må bevare meir for å sikre eit tilstrekkeleg omfattande materiale.

Korleis bruke kriteriet?

Dette er eit kriterium som det førebels er lite relevant å bruke for å vurdere elektroniske arkiv.

Ta utgangspunkt i kartlegginga av papirarkiva:

  • Kor gammalt er materialet?
  • Tilseier dei andre kriteria bevaring eller kassasjon av materialet?

Arkivforskrifta sitt bevaringspåbod

Det er derfor eit generelt bevaringspåbod for arkivmateriale som er skapt før 1950, om ikkje Riksarkivaren har bestemt noko anna, jf. bevaringspåbodet i arkivforskrifta § 3-20 a. (ekstern lenke til Lovdata, åpnes i nytt vindu)

Dersom materialet som er eldre enn 1950 ikkje har bevaringsverdi ut frå andre kriterium enn alder, bør ein vurdere anten kassasjon av materialet eller bevaring av utval eller prøver. Føresetnaden er at vurderinga i slike tilfelle ikkje krev meir ressursar enn det kostar å bevare materialet uavkorta, jf. prinsippet om samfunnsmessig lønnsemd.

Eksempel

Arkivmateriale frå 1960-åra er ikkje meir bevaringsverdig enn materiale frå 1980-åra dersom materialet elles scorar like høgt på dei andre kriteria. Skulle likevel kartlegginga vise at organet har materiale som daterer seg frå 1800-talet eller tidlegare, er det ikkje nødvendig å gjere ei bevarings- og kassasjonsvurdering av dette materialet. Alderen åleine er då eit tilstrekkeleg bevaringskriterium.

Potensielt bevaringsverdig materiale bør vurderast med tanke på redundans.

Kva er redundans?

Redundans står for overflod eller gjentaking av dokumentasjon eller informasjon. Redundans oppstår når same dokumentasjon eller informasjon finst arkivert fleire stader. Hovudregelen er at redundant materiale skal kasserast.

Unikt arkivmateriale er det motsette av redundant arkivmateriale. Termen unik inneber at eit materiale er eineståande når det gjeld innhald eller form. At eit materiale er unikt tilseier bevaring. Vilkåret er at materialet har tilstrekkeleg bevaringsverdi etter dei andre kriteria.

Dobbeltarkivering:

Dersom det oppstår redundans på grunn av dobbeltarkivering i eit organ, blir eitt av eksemplara (vanlegvis det mest komplette) sett som unikt. Dette eksemplaret blir vurdert for bevaring og kassasjon. Dei andre eksemplara blir vurderte som redundante og fjerna når arkivskaparen ikkje lenger har behov for dei. Slikt materiale blir vanlegvis fanga opp av arkivavgrensing. (lenke til egen omtale, åpnes i nytt vindu)

Ulike kontekstar:

Same arkivmateriale kan inngå i ulike kontekstar (samanhengar) hos fleire offentlege organ, blant anna som resultat av korrespondanse mellom desse organa.

Dersom materialet er bevaringsverdig, må det vurderast om det er tilstrekkeleg å bevare materialet ein stad eller om det også er viktig å dokumentere samanhengane informasjonen inngår i, slik at materialet bør bevarast fleire stader. Dette er særleg aktuelt dersom ein skal lage bevarings- og kassasjonsreglar (bk-reglar) for ein heil sektor eller ein etat.

Utveksling av informasjon mellom elektroniske system:

Utveksling av informasjon mellom system skaper redundant informasjon. Når ein skal bk-vurdere elektroniske system er det viktig å undersøkje om same informasjon blir lagra i fleire system. Dersom informasjonen er bevaringsverdig, må det vurderast om det er tilstrekkeleg å hente den frå eitt system eller om det også er viktig å dokumentere samanhengane informasjonen inngår i, slik at det bør bevarast informasjon frå fleire system.

Ulike aggregeringsnivå:

Ein type redundans oppstår når det finst arkivmateriale på fleire aggregeringsnivå. Aggregering betyr oppsamling og samanstilling eller berekning av ulike verdiar for eit datasett. Den same informasjonen kan finnast både som rådata (grunnlagsinformasjon) i eit system eller på papir, eller som aggregert informasjon, for eksempel som ein statistikk eller ei årsmelding.

Rådata er meir fleksible med omsyn til framtidig bruk. Bevarte rådata kan og samanstillast på mange ulike måtar og gi svar på spørsmål det ikkje er aktuelt å stille i dag, men som kanskje vil vere viktige for framtidige forskarar. Som regel er det derfor ønskjeleg å bevare rådata, men dersom dette blir urimeleg kostbart vil det vere aktuelt å berre bevare aggregerte data.

Bevaring av aggregerte/ikkje aggregerte data bør sjåast i samanheng med kriteria for lenking, omfang og tidsspenn. Dersom materialet scorar høgt på desse kriteria, er det spesielt viktig at rådata blir bevarte.

Materialet finst både på papir og elektronisk:

Når arkivmateriale er arkivert parallelt i elektronisk form og på papir, oppstår det redundans. Det kan då vere grunnlag for å kassere ein av versjonane. Ein må undersøkje om innhaldet i papirarkiva og dei elektroniske systema verkeleg er identisk. Dersom innhaldet er identisk, må ein vurdere om det inngår i enn spesifikk kontekst som gjer at både papirversjonen og den elektroniske versjonen bør bevarast eller om ein av versjonane kan kasserast. I valet mellom elektronisk og papirbasert versjon, bør ein på grunn av den meir fleksible etterbruken helst velje den elektroniske versjonen. Når materialet er vurdert med omsyn til om det er redundant eller unikt, må bruksverdien og etterspørselen vurderas.

Potensielt bevaringsverdig materiale bør vurderast med tanke på bruksverdi og etterspørsel

Bruksverdi:

Materiale som skal bevarast, skal også vurderast med omsyn til bruksverdi. Bruksverdi gjeld både materialet sin fysiske tilstand, og kor lett det er å finne fram i det. Materialet må vere leseleg, ordna eller indeksert.

For elektroniske arkiv må det følgje nødvendig dokumentasjon for at materialet skal kunne utnyttast av brukarar. Dess meir desse krava er innfridde, desto meir aukar bevaringsverdien. Dersom materialet scorar lågt på bruksverdi, kan det føre til at materiale som elles kunne blitt bevart, likevel blir kassert.

Arkivmateriale bør vurderast med omsyn til bruksverdi på eit tidlegast mogeleg tidspunkt i bevarings- og kassasjonsvurderinga og før ein set i gang med ein detaljert gjennomgang og vurdering av materialet sitt innhald.

Dersom arkivmaterialet er vanskeleg å bruke, kan dette kompenserast for ved å gjennomføre ordningsprosjekt og lage indeksar til materialet. Det vil likevel som regel vere svært ressurskrevjande, og ein må vurdere om kostnadene står i forhold til bevaringsverdien. Omfattande ordningsarbeid på papirmateriale eller tidkrevjande tilrettelegging av elektronisk materiale bør ikkje setjast i gang utan at dokumentasjons- eller informasjonsverdien er heilt klar.

Materiale som skal bevarast, skal også vurderast med omsyn til fysisk tilstand. Men arkivmateriale som er i dårleg forfatning kan vere svært kostbart å restaurere slik at det let seg nytte. I slike tilfelle må det vurderast om bevaringsverdien står i forhold til kostnadene med restaurering og tilrettelegging for bruk.

Etterspørsel:

Etterspørsel etter ein type arkivmateriale er eit forhold som hjelper til med å forsterke bevaringsverdien til materialet. Det gir lita meining å kassere materiale som ein veit det er stor etterspørsel etter. Ved identifisering og vurdering av etterspørsel må ein også klargjere om same eller tilsvarande dokumentasjon eller informasjon er å finne i andre og eventuelt lettare tilgjengelege kjelder.

Når det gjeld spørsmål om bevaring og kassasjon må ein ta med i vurderinga at etterspørselen kan representere ein trend som gir seg etter kort tid. Det siste kan tale for å gjere fornya vurdering av slikt materiale dersom etterspørselen etter ei tid stansar. Ein bør ikkje argumentere med at eit materiale kan bli etterspurt i framtida, dersom det ikkje er funne bevaringsverdig etter andre kriterium.

Dersom konklusjonen blir at materialet ikkje skal bevarast for all framtid, må ein vurdere om materialet dokumenterer juridiske personar sine rettar og plikter. Offentlege organ, organisasjonar, bedrifter og individ kan alle vere juridiske personar.

Arkivmateriale som ikkje har historisk eller forskningsmessig verdi, kan likevel vere bevaringsverdig for ettertida dersom det innheld rettsdokumentasjon.

Kva er rettsdokumentasjon? Dokumentasjon av dei juridiske rettane og pliktene til personar, organisasjonar, bedrifter og offentlege organ blir kalla rettsdokumentasjon.

Ulike typar rettsdokumentasjon:

  • Ein type rettsdokumentasjon er eigedomsinformasjon, særleg eigedomstransaksjonar, festekontraktar og hefte på eigedomar.
  • Ein annan type rettsdokumentasjon er materiale som dokumenterer viktige hendingar i enkeltpersonar sine liv, slik som attestar, stadfestingar og annan dokumentasjon i samband med fødsel, død, ekteskap, adopsjon, statsborgarskap osv.
  • Vitnemål, fagbrev, dokumentasjon av fartstid for sjøfolk og dokumentasjon av pensjonsrettar er også eksempel på rettsdokumentasjon.

Materiale som dokumenterer individa sine møte med statleg eller kommunal forvaltning, kan ofte innehalde rettsdokumentasjon. Straffesaker, barnevernssaker og tvungen innlegging på psykiatriske institusjonar dokumenterer bruken av statlege fullmakter.

Det er også viktig å bevare dokumentasjon som viser om stat og kommune har oppfylt forpliktingane sine overfor borgarane, for eksempel rett til undervisning (elevmapper frå grunnskule og spesialskular), helsebehandling (pasientjournalar) og omsorg (dokumentasjon på behandling i barneheim eller gamleheim).

Kor lenge skal rettsdokumentasjon bevarast?

Rettsdokumentasjon blir bevart så lenge det er knytt rettar eller plikter til materialet. Når det gjeld eigedomsinformasjon vil det som regel bety all framtid, elles er bevaringa ofte tidsavgrensa til x tal år etter rettshavaren sin død, avslutning av saka og så vidare.

Skal rettsdokumentasjon avleverast?

Rettsdokumentasjon blir anten oppbevart i arkivdepot eller hos arkiveigar, det vil seie det organet som har det juridiske ansvaret for materialet, avhengig av materialet sin fysiske tilstand og organet si evne til å ta vare på materialet. Eigedomsinformasjon har svært lang levetid. I praksis vil denne typen informasjon som regel bli bevart for all framtid anten hos arkiveigar eller i eit arkivdepot, det vil seie i Arkivverket, ved eit byarkiv eller i eit kommunalt eller fylkeskommunalt arkivdepot.

Dersom materialet korkje har historisk eller forskningsmessig verdi for ettertida eller inneheld rettsdokumentasjon, skal materialet kasserast når organet ikkje lenger har behov for det.

Det bør setjast ein tidsfrist for oppbevaring av materiale som ikkje skal avleverast, slik at ein unngår å bruke ressursar på materiale som ikkje lenger har dokumentasjonsverdi.

Dersom det ikkje lèt seg gjere å tidsavgrense bevaringsbehovet, bør ein bestemme tid for ei fornya bk-vurdering.

Materiale som dokumenterer organet sine rettar og plikter, skal bevarast hos organet så lenge organet har behov for det av administrative eller juridiske grunnar. Dette gjeld alt materiale som ikkje er funne bevaringsverdig i samsvar med dei tre første bevaringsformåla.

Innleiing

Begynn med ei avgrensing. Kva omfattar bevarings- og kassasjonsplanen? Behandlar bk-planen eit organ, ein etat eller ein sektor? Tek den for seg heile historia til organet, etaten eller sektoren eller berre nokre utvalde periodar? Gjeld bk-planen alle sakstypar eller berre nokre bestemte sakstypar? Omfattar bk-planen både elektronisk materiale og papirmateriale, berre papirmateriale eller berre elektronisk materiale?

Først kan ein gjerne omtale organet si rolle i samfunnet eller gi eit samandrag av forslaget til nye bk-reglar.

Omtale av organet

Gi ein kort presentasjon av organet (organa) som bk-planen omhandlar. Grei ut om gjeldande ansvarsområde, oppgåver og organisering (ta gjerne utgangspunkt i årsrapportane). Plasser organet eller etaten i det administrative hierarkiet.

Ta også med ein kort historikk. Omtal kort opprettinga av organet. Når og kvifor blei organet (organa) oppretta? Nemn eventuelle forløparar. Oppgi alle namn dersom organet har endra namn. Gi ein kort omtale av organisasjonsendringar og endringar i oppgåver og ansvarsområde over tid.

Historikken må stå i forhold til omfanget av bk-planen. Omhandlar bk-planen berre perioden 1984 – 2001, er det ikkje nødvendig å bruke mang sider på å omtale opprettinga til organet på 1800-talet. Ta med det som er relevant for arkivdanninga! Dersom eit kontor eller ei avdeling har skapt eit arkiv, bør kontoret eller avdelinga omtalast. Tilsvarande bør ei omorganisering omtalast dersom den har medført eit periodeskilje eller store endringar i ansvarsområde og oppgåver. Innføring av nye ansvarsområde i perioden bk-planen dekkjer, bør også omtalast.

Omtale av materialet og tilhøyrande saksområde

Karakteriser materialet som er gjenstand for bevarings- og kassasjonsvurderinga.

  • Når det gjeld elektroniske arkiv, bør sjølve systema omtalast og utgreiast.
  • Når det gjeld papirarkiva er det naturleg å bruke mest tid og plass på å omtale dei store seriane. Det kan både vere seriar som er knytt til bestemte oppgåver eller saksbehandlingsprosessar, eller seriar som tilsvarer ein kode i arkivnøkkelen. Dersom ein vel å knyte bevarings- og kassasjonsføresegner til kodane i arkivnøkkelen, må arkivnøkkelen vere egna til formålet, det vil seie at den er enkel å forstå og gir eit godt bilete av materialet. Dersom bk-planen omfattar eit svært langt tidsrom, kan det i enkelte tilfelle vere aktuelt å la arkivperiodane danne einingane som det blir gjort greie for i bk-planen og som det blir knytt bevarings- og kassasjonsføresegner til. Så langt det er mogeleg bør ein likevel prøve å identifisere seriar innan ein arkivperiode og la seriane vere dei einingane som ein omtalar og bevarings- og kassasjonsvurderer.

Bevarings- og kassasjonsforslag

Drøft materialet sin bevaringsverdi. Bruk helst den same strukturen som blei brukt då materialet blei omtalt. Det er viktig at drøftinga av bevaringsverdien blir kopla til omtalen av ordningane, funksjonane, saksprosessane og arkivseriane eller fagsystema.

Det er ikkje nødvendig å kopiere regelverket om bevaring og kassasjon. Det er tilstrekkeleg å referere til regelverket når det er relevant. 

Forslag om bevaring og kassasjon skal alltid grunngis!

Å setje «bevares» eller «kasseres» etter kodane i arkivnøkkelen held ikkje som grunngiving. Det er heller ikkje tilstrekkeleg å seie at arkivet etter NN eller ein bestemt serie er bevaringsverdig eller ikkje bevaringsverdig i samsvar med bevaringsformål 1, 2 eller 3 i Bevarings- og kassasjonsutvalet sin rapport eller Riksarkivaren sine hovudprinsipp. Ver så konkret som mogeleg!

Det må tydeleg framgå av bk-planen kva slags materiale som skal bevarast og kva som skal kasserast. Bevarings- og kassasjonsreglane blir knytte til kode i arkivnøkkelen, til arkivseriar eller til fagsystem.

For organet sin eigen del bør det setjast kassasjonsfristar på materiale som ein har planar om å kassere. Kassasjonsfristane skal ta omsyn til organet sine dokumentasjonsbehov og oppbevaringspåbod i lover og forskrifter som gjeld det aktuelle fagområdet.

Saksgangen fram mot vedtak

Når utkastet til bevarings- og kassasjonsplan (bk-plan) er ferdig, blir det sendt til Riksarkivet. Seksjon for bevaringsvurdering og privatarkiv behandlar utkastet til bk-plan og lagar eit forslag til vedtak som igjen skal godkjennast av Riksarkivaren.

Vi vil ofte ha behov for å samle meir informasjon eller få avklart enkelte punkt før vi kan fatte eit vedtak. Då tek vi kontakt med forvaltningsorganet som har sendt inn bk-planen. Det er derfor fint om det i følgjebrevet til bk-plan oppgis ein kontaktperson som kan svare på eventuelle spørsmål. Det hender også at vi mottek bk-planar som ikkje gir eit tilstrekkeleg grunnlag til å fatte eit vedtak på. Då blir bk-planen returnert samtidig som vi gir ei tilbakemelding om kva det bør arbeidast meir med.

Dersom forslaget vårt til vedtak avvik frå forslaget til bevarings- og kassasjonsføresegner i bk-planen, blir som regel forslaget vårt sendt på høyring til forvaltningsorganet eller organa som har utarbeidd bk-planen. Deretter blir vedtaket sendt til Riksarkivaren for endeleg godkjenning. Nokre gonger blir også bk-forslag sende på høyring til statsarkiva. Når vedtaket er godkjent av Riksarkivaren blir det sendt ut til organet eller organa som vedtaket gjeld.

Deponering av elektroniske arkiv

Elektronisk materiale som skal bevarast for ettertida, skal deponerast i Riksarkivet. Når bevaringsvedtaket ligg føre, tek Arkivverket kontakt med systemeigar for å avtale tidspunkt for deponering.

Avlevering av papirarkiv

Statlege papirarkiv som skal bevarast for ettertida skal avleverast til Arkivverket. Før avlevering kan finne stad, må avleverande organ sende inn ei avleveringsliste til Arkivverket. Avleveringstidspunkt blir avtalt når avleveringslista er godkjend.

På eit eller anna tidspunkt vil det som regel oppstå eit behov for å revidere enkelte av føresegnene i ein bk-plan. Det kan vere at nokre av føresegnene viser seg å vere vanskeleg å praktisere. Det kan for eksempel vere føresegner som seier at det skal gjerast eit utval basert på fødselsdato, mens materialet er ordna etter dødsdato eller etternamn, slik at det blir heller arbeidskrevjande å gjere utvalet.

Når nye system blir innførte, bør det gjerast ei bevarings- og kassasjonsvurdering av informasjonen i det nye systemet. Når elektronisk saksbehandling erstattar papirbasert arkivdanning vil det ofte også vere behov for å revidere føresegnene. Det same er tilfelle dersom innhaldet eller funksjonane i eit system blir endra i forhold til det som var utgangspunktet for bk-vurderinga.

Ta kontakt med Seksjon for bevaringsvurdering og privatarkiv i Arkivverket dersom det er behov for å revidere føresegnene.