ENG
BERRE_kvinne i elektronisk lagringsmagasin
Foto: Berre

Overføring av elektroniske arkiver

Når en arkivperiode fra elektroniske journal- og arkivsystem er avsluttet skal en kopi av arkivet deponeres til Arkivverket. I denne tiden har arkivskaper selv ansvar og råderett over arkivmaterialet. Deponert materiale får status avlevert når den yngste delen av uttrekket er 25 år. Da overtas også råderetten av Riksarkivaren.

Elektroniske arkiver etter statlige virksomheter skal avleveres til Arkivverket. Kommuner og fylkeskommuner avleverer til egne arkivdepot. 

Arkivverket (Riksarkivet, statsarkivene, Samisk Arkiv og Norsk Helsearkiv) er arkivdepot for alle statlige organer.

Avtale

Man må lage en avtale med Arkivverket før man skal avlevere et arkivuttrekk. Nederst på siden kan du laste ned mal til deponeringsavtale, samt et vedlegg.

Ferdig utfylt mal og vedlegg sendes på epost til post@arkivverket.no.

Arkivversjon og arkivuttrekk

Overføring av bevaringsverdig arkivmateriale til arkivdepot starter med produksjon av arkivversjon. En arkivversjon er et datauttrekk som inneholder data som er formatert og strukturert i henhold til et avleveringsformat, eller i det minste beskrevet i medfølgende dokumentasjon.

I tillegg inneholder arkivversjonen teknisk beskrivelse av datauttrekket og systemet det er hentet ut fra, samt informasjon som dokumenterer innhold og kontekstinformasjon knyttet til arkivmaterialet. Det finnes to metoder for å produsere arkivversjoner, en som følger Noark-avleveringsformat og en metode for datauttrekk fra arkivsystemer som ikke følger Noark. For uttrekk av data fra Noark-løsninger benyttes ofte begrepet arkivuttrekk fremfor arkivversjon. Dette har ført til at man også for andre løsninger har begynt å bruke begrepene arkivuttrekk og arkivversjon om hverandre. 

Deponering eller avlevering?

Et arkivuttrekk er vanligvis en deponering, som betyr at Arkivverket kun oppbevarer en kopi. Arkivskaper har i deponeringstiden selv ansvaret for bruken av materialet. Dersom arkivskaper i løpet av deponeringstiden gjør endringer i materialet, som å kassere saker eller rette sakstitler eller graderinger må et nytt arkivuttrekk genereres.  Etter avtalt deponeringstid, som normalt er 25 år, vil deponeringen få status som en avlevering. Arkivverket overtar da råderetten og ansvaret for materialet.

Arkivskaper skal ikke slette data eller dokumenter fra databasen så lenge materialet er deponert.

Gyldige arkivformat

  • Tekstdokument med bilde eller grafisk objekt: ren tekst, TIFF, XML eller PDF/A
  • Fotografi og bilde: TIFF eller JPEG
  • Kart: TIFF eller SOSI
  • Video: MPEG-2
  • Lyd: MP3, PCM eller PCM-basert Wave

Excel er i utgangspunktet ikke et godkjent dokumentformat. Det anbefales å konvertere regneark til kommaseparert tekst eller PDF/A.

I tilfeller hvor viktig informasjon vil gå tapt ved konvertering til gyldige format kan en søke om å få overføre arkivmateriale i andre format enn de som er listet opp. Man bes da om å kontakte Arkivverket.

Gradert arkivmateriale

Gradert arkivmateriale skal ideelt sett nedgraderes før overføring til depot. Dersom arkivuttrekk inneholder gradert informasjon skal det være merket med hvilken type gradering som gjelder, og det skal på forhånd være avtalt hvem som skal motta oversendelsen.

Sjekkliste ved overføring av elektronisk arkivmateriale etter Noark 4- og 5-standarden

Ved innlevering av arkivuttrekk etter Noark 4- og 5-standarden skal Riksarkivaren sin sjekkliste ved overføring av elektronisk arkivmateriale benyttes. Denne finner du nederst på siden sammen med en veiledning til utfylling.

Sjekklisten gir en kortfattet oversikt over mange av kravene som stilles til Noark-arkivuttrekk som skal overføres til Arkivverket.

Arkivuttrekk fra konverterte Noark-løsninger

Et arkivuttrekk bør generelt tas fra det systemet og den versjonen dataene ble lagret i, da er det minst risiko for feil. Det er likevel mulig å eksportere arkivuttrekk i Noark 5-format fra data produsert i en Noark 4-løsning. Dette avhenger av periodiseringstidspunktet. 

Dersom periodiseringen skjer i en Noark 4-løsning, skal deponeringen overføres til Arkivverket i Noark 4-format.

Dersom Noark 4-løsningen er konvertert til en Noark 5-løsning før periodisering, skal deponeringen overføres til Arkivverket i Noark 5-format.

Begrepet fagsystem har ingen entydig definisjon og brukes om alle systemer som ikke er Noark-systemer. Fagsystem innbefatter også databaser og dataregistre.

Fra et overordnet perspektiv er vi ute etter det samme resultatet uansett om det dreier seg om et uttrekk fra et fagsystem eller et Noark-system. For arkivuttrekk fra fagsystem påføres det derfor en teknisk arkivbeskrivelse på de ulike metadataelementene og relasjonen mellom dem, i tillegg må relasjonene mellom metadataelementene og eventuelle filer defineres

Prosessen rundt overføring av fagsystemer til arkivverket kan normalt deles inn i to faser

Fase 1: Kartleggingsfasen

Det etableres her en oversikt over fagsystemet, opprettes bevarings- og kassasjonsvedtak, samt lages avtaler med Arkivverket om hvordan uttrekk fra systemene skal genereres. Det anbefales at det allerede i denne fasen samarbeides mellom IT-ressursene som skal generere uttrekket og saksbehandlere som kjenner fagsystemet.

Fase 2: Uttrekksfasen

Uttrekksprosessen som til slutt fører frem til produksjonen av uttrekket.  Denne prosessen kan være ressurskrevende for arkivskaper og resulterer i at de fleste velger å benytte seg av en ekstern konsulenttjeneste.

Teknisk arkivbeskrivelse av fagsystem

Strukturbeskrivelsen til fagsystem må tilpasses hvert enkelt fagsystem. Til dette benyttes Archival Data Description Mark-up Language (ADDML), Arkivverkets standard for teknisk beskrivelse.

Mer informasjon om ADDML finner du her.

Hva skal overføres til depot?

Et arkivuttrekk består av pakket arkivmateriale på egnet lagringsmedium i tillegg til et følgebrev. Følgebrevet skal identifisere arkivuttrekket og vise til avtale om overføring. Følgebrevet skal utformes etter angitt mal.

Hvordan pakke elektronisk arkivmateriale?

Ved overføring til Arkivverket skal arkivmaterialet være pakket som en TAR-fil på maksimum 1 terabyte (TB). Pakket arkivmateriale skal være lagret på CD-R, DVD-R, harddisk eller minnepinne.

Hvordan foregår overføring til depot?

Arkivuttrekk skal transporteres på en sikker måte, enten som rekommandert sending i foret konvolutt eller med bud. Separat på e-post til post@arkivverket.no skal det overføres en INFO-fil med sjekksum for TAR-filen. Algoritmen som genererer sjekksummen skal være SHA-256.

Innlevering av arkivuttrekk skal på forhånd være avtalt med Arkivverket.

Mottak av arkivuttrekk


Ved mottak av arkivuttrekk kontrolleres det at arkivuttrekkene er komplette, det vil si at arkivuttrekket inneholder alle obligatoriske filer. Dersom det ikke avdekkes avvik, får arkivskaperen en bekreftelse på at arkivuttrekket er mottatt. I motsatt fall gis det tilbakemelding om at innleveringen av arkivuttrekket ikke kan godkjennes og må innleveres på nytt.

Testing av arkivuttrekk


Etter mottak sendes arkivuttrekket videre til teknisk testing. Arkivverket utvikler sine egne testverktøy og kan gi arkivskaper en detaljert tilbakemelding om feil og mangler.

For testing av arkivuttrekk fra Noark 4-systemer brukes testverktøyet ArkN4. 
For testing av arkivuttrekk fra fagsystemer, Noark 3- og Noark 5-systemer brukes testverktøyet Arkade 4. 

Arkade 5 er under utvikling og vil på sikt overta som testverktøy for alle typer arkivuttrekk.

Alle testverktøyene lager detaljerte testrapporter, som vanligvis sendes arkivskaper og uttrekksprodusent for kommentering.

Behovet for kommentarer skyldes vanligvis at det oppdages avvik som testverktøyene ikke kan avgjøre bakgrunnen for. Dette er normalt. Autentiske «feil» skal beholdes, mens feil som skyldes uttrekksprosessen må rettes opp. Informasjonen i uttrekket skal langtidslagres i den stand den har vært brukt i saksbehandlingen.

Godkjenning av arkivuttrekk


Blir et arkivuttrekk godkjent, får arkivskaperen et godkjenningsbrev. I motsatt tilfelle, ved avvisning, må arkivskaper som regel produsere et nytt og korrigert arkivuttrekk.

Når et arkivuttrekk er godkjent, blir det registrert som ferdig og langtidslagret. Et arkivuttrekk er vanligvis en deponering, som betyr at Arkivverket kun oppbevarer en kopi. Arkivskaper har i deponeringstiden selv ansvaret for bruken av materialet. Etter avtalt deponeringstid, som normalt er 25 år, vil deponeringen få status som en avlevering. Arkivverket overtar da råderetten og ansvaret for materialet.

Elektronisk arkivmateriale som er testet og godkjent av Arkivverket, blir langtidslagret og vedlikeholdt i Arkivverkets digitale sikringsmagasin. Alt arkivmateriale som overføres til digitalt sikringsmagasin blir lagret i tre kopier, på to ulike medier og på to separate fysiske lokasjoner.

For å administrere det digitale sikringsmagasinet benytter Arkivverket forvaltningssystemet Essarch, som også er implementert i deler av kommunal sektor.

Lovhjemmel

Avlevering og deponering - Arkivverket

Last ned

  • Mal til deponeringsavtale
    832.1 KB
    Last ned
  • Vedlegg til deponeringsavtale
    20.6 KB
    Last ned
  • Sjekkliste ved overføring av elektronisk arkivmateriale
    34.6 KB
    Last ned
  • Veiledning til sjekkliste
    Last ned