ENG
BERRE_kvinne i elektronisk lagringsmagasin

Foto: Berre

Overføring av elektroniske arkiver

Følgende arkiv skal avleveres til arkivdepot: Elektroniske arkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er lagt ned eller har avsluttet virksomheten.

Elektroniske arkiver etter statlige virksomheter skal avleveres til Arkivverket i henhold til bestemmelsene i riksarkivarens forskrift kapittel 5. Kommuner og fylkeskommuner avleverer til egne arkivdepot og setter i stor grad selv krav til arkivmateriale som skal avleveres eller deponeres.

Teksten på denne siden gjelder for virksomheter som avleverer til Arkivverket.

Kommuner og fylkeskommuner bes kontakte det depotet de skal levere arkivene til for egne retningslinjer. 

Overføring av bevaringsverdig arkivmateriale til arkivdepot starter med en avtale. Ved avtaletidspunktet trenger Arkivverket en del opplysninger om arkivet. Nederst på siden kan du laste ned et skjema for dette: «Skjema for arkivbeskrivelse». Det er Arkivverket som bestemmer tidspunkt for avlevering eller deponering.

For å sikre best mulig resultat bør den enkelte virksomhet informere om kjente avvik eller andre forhold som gjør det vanskelig å følge krav som stilles i riksarkivarens forskrift. Ved at virksomheten og Arkivverket blir enige før arkivversjonen produseres er det større sjanse for at arkivversjonen blir godkjent.    

Ferdig utfylt skjema sendes på epost til postmottak@arkivverket.no. Ta kontakt på samme adresse hvis du har spørsmål.

Arkivversjon og arkivuttrekk

Når avtalen er inngått kan man starte å produsere arkivversjonen. En arkivversjon er den samlede leveransen av arkivuttrekk og øvrig dokumentasjon som skal mottas av arkivdepotet ved avlevering eller deponering. Et arkivuttrekk er det datainnhold som skal hentes ut av et system og inngå som arkivversjonens hoveddel.

I tillegg inneholder arkivversjonen teknisk beskrivelse av arkivuttrekket og systemet det er hentet ut fra, samt informasjon som dokumenterer innhold og kontekstinformasjon knyttet til arkivmaterialet. I riksarkivarens forskrift beskrives to metoder for å produsere arkivversjoner, en som følger Noark-avleveringsformat og en metode for datauttrekk fra arkivsystemer som ikke følger Noark.

En arkivversjon kan overføres til Arkivverket som en deponering eller avlevering. At en arkivversjon er deponert betyr at Arkivverket kun oppbevarer en kopi. Arkiveier har i deponeringstiden selv ansvaret for bevaringen og bruken av materialet. Dersom arkiveier i løpet av deponeringstiden gjør endringer i materialet, som å kassere saker, rette sakstitler eller endre graderinger må en ny arkivversjon produseres. Etter avtalt deponeringstid vil deponeringen få status som en avlevering. Arkivverket overtar da råderetten over og ansvaret for bevaringen av materialet. Arkiveier skal ikke slette data eller dokumenter fra databasen så lenge materialet er deponert.

En arkivversjon har tradisjonelt hatt en deponeringstid på 25 år før status endres til avlevert. Arkivverket ser nå at materialet i mange tilfeller vil være klart for avlevering på et tidligere tidspunkt. Deponeringstiden vil derfor settes ved avtaleinngåelse.

Gradert arkivmateriale

Arkiver som inneholder gradert informasjon skal normalt avgraderes før overføring til Arkivverket. Dersom arkivversjonen inneholder gradert informasjon skal det være merket med hvilken type gradering som gjelder, og det skal på forhånd være avtalt hvem som skal motta oversendelsen.

Riksarkivarens forskrift, §5-17 angir hvilke formater som er gyldige arkivformater.

Forskriften åpner for OOXML format for presentasjoner, regneark og dokumenter. Dette tilsvarer .docx, .pptx og .xlsx for nyere Microsoft Office dokumenter fra Word, PowerPoint og Excel. Ved bruk av disse formatene ønskes det en PDF/A i tillegg. Tidligere binære Microsoft Office filformat er ikke gyldige arkivformat og skal konverteres til egnet format.

Utprøving av nye metoder for arkivuttrekk: SIARD for eldre Noark-system

Med sikte på utvikling av mer effektive og hensiktsmessige arbeidsmåter, prøves det nå ut nye metoder og formater for fremstilling av arkivversjon. Arkivverket har etablert et innsatsteam som i løpet av 2020 vil ha betydelig kapasitet til å arbeide med å sikre digitale arkiver i statsforvaltningen. For tiden piloteres produksjonslinjemetoden utarbeidet av KDRS i samarbeid med Arkivverket. Denne benyttes også i kommunal sektor.

En essensiell del av metoden som nå testes ut går ut på at man gjenbruker beskrivelser for hyllevaresystemer. Disse beskrivelsene har allerede blitt laget for en del eldre Noark-system. Dette innebærer at arbeidet med å fremstille en arkivversjon for denne type systemer vil bli mye enklere og mindre ressurskrevende for arkivskaper. I disse tilfeller vil en betydelig del av arbeidet overføres fra arkivskaper til arkivdepot. Arkivskaper vil måtte fremstille en versjon av databasen i SIARD-format som innsatsteamet videre beriker med nødvendige metadata. Arkivskaper vil videre kunne bli bedt om supplerende informasjon rundt bruk av systemet som er nødvendig for senere gjenbruk av dataene.

Vi ønsker nå å teste ut våre erfaringer i større skala. Vi vil gjerne gå i dialog med virksomheter som har Noark-system som er klare for uttrekk og burde vært overført til Arkivverket. Beskriv kort deres arkiv (system, tidsperiode, innhold) og meld deres interesse til: postmottak@arkivverket.no  

Sjekkliste ved overføring av elektronisk arkivmateriale etter Noark 4- og 5-standarden

Ved innlevering av arkiv etter Noark 4- og 5-standarden skal Riksarkivaren sin sjekkliste ved overføring av elektronisk arkivmateriale benyttes. Denne finner du nederst på siden sammen med en veiledning til utfylling.

Sjekklisten gir en kortfattet oversikt over mange av kravene som stilles til Noark-arkivuttrekk som skal overføres til Arkivverket, samt hvordan kravene skal tolkes.

Arkivuttrekk fra konverterte Noark-løsninger

Et arkivuttrekk bør generelt tas fra det systemet og den versjonen dataene ble lagret i, da er det minst risiko for feil. Det er likevel mulig å eksportere arkivuttrekk i Noark 5-format fra data produsert i en Noark 4-løsning. Dette avhenger av periodiseringstidspunktet. 

Dersom periodiseringen skjer i en Noark 4-løsning, skal deponeringen overføres til Arkivverket i Noark 4-format.

Dersom Noark 4-løsningen er konvertert til en Noark 5-løsning før periodisering, skal deponeringen overføres til Arkivverket i Noark 5-format.

Utprøving av nye metoder for arkivuttrekk: SIARD for fagsystem

Med sikte på utvikling av mer effektive og hensiktsmessige arbeidsmåter, prøves det nå ut nye metoder og formater for fremstilling av arkivversjon, også for fagsystemer. Arkivverket har etablert et innsatsteam som i løpet av 2020 vil ha betydelig kapasitet til å arbeide med å sikre digitale arkiver i statsforvaltningen. Innsatsteamet vil kunne veilede og bistå arkivskaper i bruk av SIARD-formatet og verktøy for å beskrive tabeller og felter.

Dersom det kan være interessant for din virksomhet å teste disse nye metodene sammen med Arkivverkets innsatsteam, kontakt Arkivverket på: postmottak@arkivverket.no  

Fagsystem

Begrepet fagsystem brukes her om alle elektroniske system som ikke er Noark-system som inneholder arkivverdig materiale. Fagsystem innbefatter også databaser og dataregistre.

Vi er ute etter det samme uavhengig av om det dreier seg om arkivuttrekk fra fagsystem eller Noark-system. Dataene må kunne forstås når de er tatt ut av den sammenhengen de er skapt i og ligger lagret. For arkivversjoner fra fagsystem må derfor en teknisk arkivbeskrivelse av de ulike metadataelementene og relasjonen mellom dem produseres. Kompleksiteten i det varier stort.

Når et arkivuttrekk skal tas fra et fagsystem må det etableres en oversikt over fagsystemet, opprettes bevarings- og kassasjonsvedtak, samt lages avtaler med Arkivverket om hvordan uttrekk fra systemene skal genereres. Retningslinjer for å lage en bevaringsplan finnes her. Det anbefales å gjenbruke eksisterende beskrivelser så langt det lar seg gjøre. Både ressurser fra IT som skal generere uttrekket og saksbehandlere som kjenner fagsystemet bør være involvert i dette arbeidet.

Denne prosessen kan være ressurskrevende for arkivskaper og resulterer i at de fleste velger å benytte seg av en ekstern konsulenttjeneste.

Teknisk arkivbeskrivelse av fagsystem

Strukturbeskrivelsen til fagsystem må tilpasses hvert enkelt fagsystem. Til dette har det tradisjonelt blitt benyttet Archival Data Description Mark-up Language (ADDML), Arkivverkets standard for teknisk beskrivelse.

Mer informasjon om ADDML finner du her.

Hvordan skal arkivet overføres til Arkivverket?

Arkivversjonen overføres til Arkivverket i form av en avleverings- eller deponeringspakke.  

Overføring av arkiv skal på forhånd være avtalt med Arkivverket.  

For å lage arkivpakken, skal man bruke programvaren Arkade 5. Når man lager en arkivpakke med Arkade 5, produseres en TAR-fil som inneholder selve arkivet, og en overføringsfil i XML-format som inneholder overordnet informasjon om arkivet. Denne overføringsfilen i XML-format skal sendes til Arkivverket på postmottak@arkivverket.no, sammen med et følgebrev og kontaktinformasjon (e-postadressen) til den som skal overføre arkivet. 

Etter at Arkivverket har registrert overføringsfilen, blir en opplastingslenke sendt til kontaktperson hos avgiver på e-post. Opplastingslenken kan brukes kun én gang og gjelder kun det aktuelle arkivet. I e-posten ligger også informasjon om opplastingsverktøyet Uploader. Det er en applikasjon som er utviklet av Arkivverket, og brukes til å etablere en sikker overføringslinje for TAR-filen. 

Arkade 5 er Arkivverkets egenutviklede test- og pakkeverktøy for arkivuttrekk. Arkade er en frittstående applikasjon som kan lastes ned og enkelt installeres av alle. Arkade 5 er tilgjengelig som skrivebordsapplikasjon for Windows, og kommandolinjegrensesnitt for Linux, macOS og Windows. For mer informasjon, se egne sider om Arkade 5.

Verktøyet Arkade 5 hjelper deg som arkivskaper med å produsere ferdige arkivpakker klar til avlevering i henhold til gjeldene arkivpakkestandarder og krav i riksarkivarens forskrift. Arkivuttrekket og supplerende dokumentasjon pakkes i henhold til DIAS-standarden.

Organisering i arkivpakken

Før man pakker arkivet i Arkade 5 oppretter man en mappe med alle filer og undermapper som skal følge med arkivversjonen. Hovedmappen består ofte av filer om arkivstruktur og overordnet metadata, og det er denne mappen som skal lastes inn i Arkade.  

Pakking i Arkade 5 

  1. Start «Arkade 5»
  2. Trykk «Velg mappe»
  3. Gå til den lokale hovedmappen der innholdet til arkivuttrekket ligger. Alle filene i mappen man velger blir pakket.
  4. Trykk «Velg mappe»
  5. Velg aktuell «Arkivtype»
  6. Trykk «Last inn uttrekk»
  7. Trykk «Opprett pakke»
  8. Fyll ut metadata om arkivet og arkivskaper
  9. Trykk «Opprett pakke»
  10. Velg mappe der arkivpakke (TAR) og overføringsfil (XML) skal lagres.

Både TAR-filen og XML-filen får samme navn, som er en unik UUID-identifikator (Universally Unique Identifier). Navnene på filene skal ikke endres.

Overføring av arkiv til Arkivverket

  1. Finn overføringsfilen (XML-filen) i mappen «Arkaderesultater-[UUID]»
  2. Overføringsfilen sendes på e-post til kontaktperson hos Arkivverket  
  3. Vent til koordinator hos Arkivverket har registrert overføringen og sendt e-post med overføringslenke  
  4. Åpne invitasjonslenken i e-posten som mottas  
  5. Dra TAR-filen med arkivet over til Uploader  
  6. «Start opplasting» og vent

Når arkivet er lastet opp, mottar avgiver og Arkivverket en kvittering.

Testing av arkivuttrekk

Arkivverket utfører en rekke tester og kontroller på arkivuttrekkene før de godkjennes. Dette inkluderer virus- og sjekksumkontroll, kompletthetstester, tekniske tester og tester opp mot Noark-standard. Hensikten med dette er å sikre at arkivet er autentisk, komplett og at det kan gjenbrukes.

For testing av arkivuttrekk fra Noark 4-systemer brukes det egenutviklede testverktøyet ArkN4. For testing av arkivuttrekk fra fagsystemer, Noark 3- og Noark 5-systemer brukes testverktøyet Arkade 5. Alle testverktøyene lager detaljerte testrapporter, som vanligvis sendes arkivskaper og uttrekksprodusent for kommentering.

Under testing tar Arkivverket kontakt med arkivskaper. Ofte vil det være behov for dialog rundt avvik som testverktøyene ikke kan avgjøre bakgrunnen for. Dette er normalt. Autentiske avvik skal beholdes, mens feil som skyldes uttrekksprosessen må rettes opp. Informasjonen i uttrekket skal langtidslagres i den stand den har vært brukt i saksbehandlingen.

Godkjenning av arkivuttrekk

Når et arkivuttrekk er godkjent, får arkivskaperen et godkjenningsbrev. I motsatt tilfelle, ved avvisningsbrev, må arkivskaper som regel produsere et nytt og korrigert arkivuttrekk.

Når et arkivuttrekk er godkjent, blir det registrert som ferdig og langtidslagret. Et arkivuttrekk er vanligvis en deponering, som betyr at Arkivverket kun oppbevarer en kopi. Arkivskaper har i deponeringstiden selv ansvaret for bruken av materialet. Etter avtalt deponeringstid, vil deponeringen få status som en avlevering. Arkivverket overtar da råderetten og ansvaret for materialet.

Elektronisk arkivmateriale som er testet og godkjent av Arkivverket, blir langtidslagret og vedlikeholdt i Arkivverkets digitale sikringsmagasin. Alt arkivmateriale som overføres til digitalt sikringsmagasin blir lagret i tre kopier, på to ulike medier og på to separate fysiske lokasjoner.