Prosjekter
Her finner du informasjon om utviklingsprosjekter og aktiviteter. Noen foregår i Arkivverkets regi, mens andre er knyttet opp mot samarbeidet i arkivsektoren eller med andre eksterne aktører.
Digitalarkivet er en fellesløsning for mottak, bevaring og publisering av historiske data fra hele arkivfeltet. Løsningen vil gi en vesentlig forenkling og forbedring av verdikjeden fra mottak og bevaring, til publisering.
Digitalarkivet vil muliggjøre søk på tvers av alle historiske data, uavhengig av format. Det vil bli tilrettelagt for deling av historisk data for både videreforedling, eksterne løsninger og bruk i et nasjonalt økosystem .
Målet med Innebygd arkivering er å drive frem en endring i måten offentlige virksomheter tar vare på dokumentasjon på, hvor dagens teknologiske mulighetsrom utnyttes til å utvikle intuitive, sømløse, usynlige og automatiserte løsninger. Satsingen omfatter flere parallelle aktiviteter (se nedenfor).
Tidsrom: 2019 - 2025
Kontaktinfo:
Prosjektleder:
Cathrin B. Møller, catmol@arkivverket.no
Prosjekteier:
Espen Sjøvoll, espsjo@arkivverket.no
StimuLab Arkivfloken:
Prosjektet Arkivfloken er en del av satsingen Innebygd arkivering. Prosjektet tar for seg hvilke utfordringer offentlig sektor har med å ta vare på informasjon for fremtiden. Metoden er å sette brukeren i sentrum og tenke nytt rundt dagens systemer og måter å jobbe på. Arkivverket vil at prosjektet skal resultere i gode svar på hva som skal til for å oppnå innovasjon på dette området. Prosjektet har fått støtte fra Digitaliseringsdirektoratet og DOGA sin StimuLab-ordning, som har som mål å stimulere til innovasjon i offentlig sektor.
For mer informasjon:
https://www.arkivverket.no/arkivutvikling/innebygd-arkivering/stimulab-arkivfloken?q=stimulab
Regulatorisk sandkasse:
Etablere en regulatorisk sandkasse som gir utvalgte virksomheter mulighet til å teste ut nye løsninger, teknologier eller tjenester i et begrenset omfang. Under tett oppfølging av Arkivverket vil det avdekkes om løsningene er i tråd med regelverket, og gi økt kunnskap til Arkivverket om forbedring av vårt regelverk. Målet er å stimulere markedet til å tenke nytt rundt sine produkter og forvaltningen til å ta større eierskap til sine dokumentasjons- og arkiveringsprosesser.
Det er satt i gang et pilotarbeid for å utprøve denne sandkassen.
Samfunnsøkonomisk analyse:
Det skal gjøres en analyse av nåsituasjonen for hvordan dokumentasjon tas vare på i forvaltningen. I analysen vil det kartlegges kostnader, konsekvenser og dokumentasjonstap ved dagens løsninger og systemer, og man vi se på hvorvidt dokumentasjon fanges i alle kanaler og løsninger som benyttes i offentlig sektor.
EAG – European archive group:
Norge leder en arbeidsgruppe i EAG som skal se på innebygd arkivering på Europeisk nivå. Flere europeiske land er med i gruppen, og man skal i arbeidet erfaringsutveksle og teste ut ulike metoder og tilnærminger.
Målet er at Arkivverket og arkivskaperne i statlig forvaltning er i stand til å håndtere avlevering av papirarkivene som allerede er skapt og kommer til å bli skapt, på en måte som er i tråd med Arkivverkets samfunnsoppdrag, samtidig som det gjøres på den beste samfunnsøkonomiske måten.
Tidsrom: 2019-2020
Prosjektleder:
Stein Utstumo, steuts@arkivverket.no
Prosjekteier:
Øyvind Akerhaugen, oyvake@arkivverket.no
Hovedformålet med prosjektet er å identifisere måter å redusere ressursbruken på ved overføring av digitalt skapte arkiver fra arkivskaper til arkivdepot, og med det senke terskelen for at statlige og kommunale arkiver blir sikret for ettertiden.
For mer informasjon:
https://beta.arkivverket.no/prosjekter/modark
Tidsrom: 2019-2020
Prosjektleder:
Stein Utstumo, steuts@arkivverket.no
Prosjekteier:
Øyvind Akerhaugen, oyvake@arkivverket.no
Digitaliserte og digitalt skapte pasientjournaler, samt annet pasientarkivmateriale kan mottas og bevares i ubegrenset tid og utleveres digitalt til pårørende og forskere i samsvar med gjeldende bestemmelser om taushetsplikt.
Tidsrom: 2019-2020
Prosjektleder:
Hanne Mari Hindklev, hanhin@arkivverket.no
Prosjekteier:
Bjørn Børresen, bjorn.borresen@arkivverket.no
Formålet er bedre oversikt over bestand og bruk av arkivmateriale, bedre grunnlag for å foreta kvalifiserte utvalg for digitalisering og forbedret prosess som sikrer veien fra papir i magasin til digitalt søkbart.
Tidsrom: 2020
Prosjektleder:
Stein Utstumo, steuts@arkivverket.no
Prosjekteier:
Øyvind Akerhaugen, oyvake@arkivverket.no
For å gjøre dokumentene digitalt tilgjengelig for brukere, må det legges på metadata for framfinning og bruk. Den store mengden arkivmateriale det dreier seg om, tilsier at vi må finne nye, effektive metoder for å legge informasjonen til rette for bruk.
For mer informasjon:
https://beta.arkivverket.no/tagged/maskinl%C3%A6ring
Tidsrom: 2019-2020
Ledes av:
Erik G. Aaberg, eriaab@arkivverket.no
Prosjekteier:
Kristin Jacobsen, krijac@arkivverket.no
Skal se på hvilke standarder for metadata Arkivverket skal kreve og godta, samt bidra til helhetlig og relevant informasjonsforvaltning uten å påføre offentlige virksomheter unødig store byrder.
Tidsrom: 2019-2020
Ledes av:
Stein Utstumo, steuts@arkivverket.no
Prosjekteier:
Kristin Jacobsen, krijac@arkivverket.no
Etablere et samhandlingsforum med arkivsektoren for å sikre forankring av og sammenheng mellom produkter, sørge for forutsigbar utvikling og identifisere ytterligere behov
Tidsrom: 2019-2020
Ledes av:
Siri Vetvik Faye-Lund, sirlun@arkivverket.no
Prosjekteier:
Lars Sandberg, lasa@arkivverket.no
Formålet med dette tiltaket er å få god forståelse for historieforskernes behov og hvilke tjenester de etterspør.
Tidsrom: 2020
Ledes av:
Ine Fintland, inefin@arkivverket.no
Prosjekteier:
Kristin Jacobsen, krijac@arkivverket.no
Skate (Styring og koordinering av tjenester i e-forvaltning) er et strategisk samarbeidsråd som skal bidra til at digitaliseringen av offentlig sektor blir samordnet og gir gevinster for innbyggere, næringsliv og forvaltningen.
Rådet er sammensatt av toppledere på virksomhetsnivå. Riksarkivaren representerte Arkivverket i rådet i perioden 2015-2023.
%20SKATE%20modell.jpg)
Du kan lese mer om Skates rolle og organisering på Difis hjemmesider.
Derfor deltok Arkivverket i Skate og dette bidro Arkivverket med
Arkivverkets mål med medlemskapet i Skate:
- Dokumentasjonsforvaltning og arkiv understøtter digitaliseringen av offentlig sektor.
- Dokumentasjonsforvaltning og arkiv har sin rette plass i den helhetlige arkitekturen for den digitale forvaltningen.
- Arkivverket er anerkjent som verdifull rådgiver og aktør i digitaliseringen av offentlig forvaltning.
- Arkivverket utvikler sine tjenester i henhold til enhetlig tverrsektoriell tilnærming til tjenesteutvikling.
Arkivverket deltok i direktørmøtene og i Skates arbeidsutvalg (saksforberedende organ). I tillegg til dette bidro Arkivverket med ressurser til flere av de strategiske tiltakene i Skate:
- Prosjektledelse og fagressurser i prosjektet Metode for identifisering og sikring av dokumentasjon
- Fagressurs i arbeidet ned nasjonalt rammeverk for samhandlingsarkitektur.
- Fagressurs i arbeidet med å skape «orden i eget hus». Oppfølging av arbeidet med Felles datakatalog.
Prosjektet Metode for identifisering og sikring av dokumentasjon
Prosjektet Metode for identifisering og sikring av dokumentasjon har bakgrunn i en gjennomgang av dokumentasjonsforvaltning og arkiv i statlige virksomheter og kommunal sektor som ble satt i gang av Skates arbeidsutvalg i 2016. En foranalyse avdekket at eksisterende metoder og rammeverk ikke i tilstrekkelig grad kunne svare på hva som utgjør dokumentasjon.
Prosjektet ble igangsatt i januar 2018, og skulle finne svar på:
- Hva utgjør dokumentasjon i en prosess?
- Hvilke funksjonelle krav skal stilles til løsninger som skal sikre og bevare denne dokumentasjonen
- Hvordan skal disse kravene beskrives?
Leveransen ble presentert og godkjent i Skate 13. mars 2019.
Foranalysen "Dokumentasjonsforvaltning og arkiv"
Arkivverket sto høsten 2016 som tiltakseier for samarbeidsprosjektet som har arbeidet med foranalysen Dokumentasjonsforvaltning og arkiv.
Arkivering av poster på sosiale medier har lenge vært en utfordring. Vi har til nå ikke hatt gode verktøy for høsting og bevaring av denne informasjonen.
I den forbindelse har Arkivverket satt i gang en pilot som skal fange den daglige utøvelsen og dynamikken i norsk politikk på sosiale medier, nærmere bestemt på Facebook, Twitter og Instagram.
Piloten skal hjelpe oss til å finne løsninger på hvordan man kan arkivere innhold på sosiale medier, samtidig som den også er med på å ivareta Arkivverkets oppgave om å sikre en helhetlig samfunnsdokumentasjon.
Arkivverket inngikk i 2017 et samarbeid med Retriever om innsamlingen, og startet i første omgang å høste poster fra Statsministerens kontor, regjeringen og de politiske partier. Våren 2018 utvidet vi piloten til også å omfatte stortingsrepresentanter. I den forbindelse kontaktet vi SMK, kommunikasjonssjefene i departementene og postmottak for stortingsgruppene og informerte om prosjektet.
Arkivverket ønsker å utvide piloten til også omfatte andre betydelige samfunnsaktører. Vi får ingen god og helhetlig samfunnsdokumentasjon hvis vi utelukkende høster og lagrer myndighetenes aktiviteter på SoMe. Dette har vi har imidlertid valgt å avvente til problemstillingene med den nye personvernforordningen (GDPR) er avklart.
Arkivverket høster derfor bare offentlige profiler. De påfølgende kommentarer og diskusjoner blir ikke arkivert, bare profilens åpningsinnlegg.
Les mer om piloten her, og prøv tjenesten her.
SAMDOK-prosjektet var Riksarkivarens satsing for å følge opp Stortingsmelding om arkiv (2012-2013). Meldingen beskrev den norske arkivsektoren og de enorme utfordringene som lå der. Riksarkivarens rolle som koordinator for det nasjonale arbeidet ble understreket. Alle de sentrale aktørene i arkivsektoren ble derfor invitert til å delta i prosjektet som pågikk i perioden 2013 - 2017.
Arkivmeldingen pekte spesielt på utfordringer innenfor tre områder:
- det store avleveringsetterslepet i kommunal sektor
- den lave andelen privatarkiver i arkivdepotenes samlede nasjonale hukommelse
- de arkivfaglige konsekvensene av et stadig mer digitaliserte samfunn
På denne bakgrunn ble SAMDOK opprettet høsten 2013 som et partnerskap bestående av de sentrale aktørene i arkivsektoren:
- Arkivverket
- Kommunearkiv-institusjonene (KAI)
- KS
- Arkivforbundet (tidligere Landslaget for lokal- og privatarkiv, LLP)
- Norsk Arkivråd (NA)
- Privatarkiv-institusjonene (representert ved Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek (Arbark)
Formålet var at man i fellesskap skulle prioritere og gjennomføre tiltak på de tre områdene som meldingen pekte på. Det ble opprettet tre delprosjekter:
- Kommunale arkiv
- Privatarkiv
- Arkiv i eForvaltning
Det ble opprettet delprosjektgrupper med deltakere fra relevante aktører i de respektive sektorene for å styre aktivitetene innen det enkelte delprosjektet.
Delprosjektgruppene valgte selv (årlig) oppgaver de ønsket å prioritere. Oppgavene ble forelagt Riksantikvaren for godkjønning før oppstart. Det ble som regel opprettet arbeidsgrupper som sørget for gjennomføring.
På de underliggende sidene har vi samlet en del informasjon om SAMDOK-prosjektet og om aktiviteter i de underliggende delprosjektene.
Rapportene som ble produsert er samlet pr delprosjekt. Disse rapportene utgjør leveransen fra SAMDOK, og flere av disse har i ettertid ligget til grunn for Arkivverkets videre strategiske satsinger. Les mer om dette i sluttrapporten fra prosjektet nedenfor.
Innholdet på disse sidene er overført fra prosjektbloggen samdok.com.
Arkivverket har siden 1. april 2016 utredet hvordan arkivvedlikehold og overføring til depot i offentlig forvaltning kan moderniseres. MAVOD-prosjektet leverte våren 2017 sin anbefaling til Riksarkivaren.
I januar 2015 leverte Arkivverket en utredning for å finne gode løsninger på utfordringene knyttet til vedlikehold, deponering og overføring av digitalt skapt arkivmateriale til arkivdepot. Mange arkivskapere og arkivdepot har store utfordringer på dette området i dag. Prosessen er komplisert og kostbar, og krever mye kompetanse. Hos en del arkivskapere finnes det bevaringsverdig arkivmateriale som skulle vært overført til arkivdepot, men som i stedet står i fare for å gå tapt. Som en oppfølging av arbeidet søkte Riksarkivaren i april 2016 råd fra Digitaliseringsrådet om videre arbeid.
Digitaliseringsrådet anbefalte Arkivverket å gjennomføre en grundigere konseptutredning, tydeliggjøre gevinster og kostnader og sørge for en bred involvering av berørte parter. På bakgrunn av dette besluttet Riksarkivaren å ta et skritt til siden og utrede problemområdet på nytt. Dette utredningsarbeidet har pågått siden 1. april 2016 og har nå levert sin anbefaling til Riksarkivaren.
Prosjektet har vurdert ulike konsepter for å imøtekomme de problemene arkivskapere og arkivdepot står overfor når det gjelder overføring til arkivdepot.
Prosjektet anbefaler at Arkivverket jobber videre med å realisere nullplussalternativet. Dette alternativet bygger videre på det som fungerer i dag og det gode arbeidet som allerede gjøres mange steder. Samtidig inkluderer det en rekke tiltak som skal løse problemer knyttet til overføring av arkivmateriale, blant annet:
- Etablering av standardiserte avleveringsformater
- Etablering av forvaltningsforum
- Tilrettelegging for avtaleinngåelse om produksjon av arkivversjoner
I tillegg har prosjektet anbefalt et knippe tiltak for håndtering av etterslepet. Les mer om alle tiltakene i rapporten.
Grunnlaget for anbefalingen er en samlet vurdering av prissatte virkninger, ikke-prissatte virkninger, mål- og kravoppnåelse, samt vurdering av usikkerhet. Nullplussalternativet er det eneste konseptet som har positiv nettonåverdi og styrker alle de ikke-prissatte virkningene. Samtidig gir det fleksibilitet ved at det ikke forutsetter investeringer eller tiltak som må reverseres dersom utviklingen over tid taler for en annen strategi. Denne fleksibilitet er særlig viktig i en tid hvor endringer skjer raskere enn noen gang og fremtiden er usikker. Arkivverket og andre arkivinstitusjoner må innrette seg etter den utviklingen og digitaliseringen offentlig sektor står midt oppe i. Vi må være i stand til å oppfylle vårt samfunnsoppdrag om å sikre helhetlig samfunnsdokumentasjon, uten å legge unødig bånd på forvaltningen.
Når det gjelder etterslepet av arkivmateriale som skulle vært overført til arkivdepot, er prosjektets vurdering at den rimeligste måten å ta inn dette på vil være å prioritere hvilket arkivmateriale som det skal arbeides med først, samtidig som en effektiviserer prosessene og vurderer hvilken virkning det har. Dersom dette ikke gir tilstrekkelig effekt anbefaler vi at en setter opp spesialiserte team og ekstra ressursinnsats.
Det pågår mange andre aktiviteter i arkivsektoren, blant annet revidering av regelverk. Arkivverket vil sørge for at oppfølging av anbefalingen fra MAVOD (Modernisering av ArkivVedlikehold og Overføring til Depot) sees i sammenheng med slike pågående aktiviteter.
Ledelsen i Arkivverket behandler nå prosjektets anbefalinger og beslutter hvordan de skal følges opp videre.
Utfordringene på arkivområdet er større enn noen gang, og arkivsektoren har ikke endret seg i takt med den teknologiske og organisatoriske utvikling i forvaltningen forøvrig. For at offentlig sektor skal kunne håndtere nye former for dokumentasjon er det behov for en økt satsning på området.
Arkivverket sto høsten 2016 som tiltakseier for samarbeidsprosjektet i SKATE som har arbeidet med foranalysen "Dokumentasjonsforvaltning og arkiv".
Formålet med foranalysen har vært todelt:
- Gi et felles kunnskapsgrunnlag for dokumentasjonsforvaltning og arkiv
- Identifisere forslag til tiltak som dekker kartlagte behov
Foranalysen var ferdigstilt i januar 2017. Innholdet i rapporten og forslagene til tiltak som er utarbeidet, ble presentert for Skate våren 2017.
Du kan laste ned foranalysen her: Sluttrapport: "Dokumentasjonsforvaltning og arkiv"
Virksomhetene som har deltatt i arbeidet med foranalysen er:
- Asker kommune
- NAV
- Politidirektoratet
- Skatteetaten
- Elverum kommune
- Bergen kommune
- Kartverket
- Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark
- Statsarkivet i Oslo
- Brønnøysundregistrene
- Riksarkivet
- Moss kommune
- Trondheim kommune
Referansegruppen har bestått av:
- Arkivverket
- Brønnøysundregistrene
- Difi
- KS
- NAV
- Skatteetaten
- Statistisk sentralbyrå