Hva kan vi lære av Arkivfloken?
Innovasjon i offentlig sektor er både krevende og gøy! Arkivverket har siden 2019 jobbet med Arkivfloken og hvordan få til nytenkning og innovasjon på området. Det har vært en spennende reise og tjenestedesign har vært et viktig verktøy i denne prosessen.
Ved å sette brukerne i fokus har vi sett en ellers kompleks og flokete problemstilling med nye øyne, og står nå i startgropa for å begynne å iverksette tiltak fra prosjektet.
Vi er langt fra i mål med å løse floken, men ser likevel at vi har lært mye underveis som kan være til nytte eller inspirasjon for andre. I forbindelse med avslutning av vårt Stimulab-prosjekt, hvor vi fikk midler fra Digitaliseringsdirektoratet for å gjennomføre en tjenestedesign-prosess, har vi oppsummert flere læringspunkter fra prosessen så langt.
Hvordan skal man tilnærme seg en kompleks utfordring som ingen har ansvar for?
Arkivfloken er et godt eksempel på en kompleks og flokete problemstilling. Mange ulike faktorer som ulike aktører rår over bidrar til å skape dagens utfordringsbilde. Når ingen «eier» problemet trengs det at noen tar ansvar og tør å ta rollen som eier av problemet, selv om gevinstene hentes ut hos andre. I arbeidet med innebygd arkivering har dialog med og involvering av relevante aktører vært viktig. I tillegg har det vært nødvendig å jobbe med å skape oppmerksomhet og fokus på utfordringsbildet og kommuniserer en visjon for fremtiden.
Nytten av et økosystem av tiltak for å takle de store utfordringene
En stor utfordring må brytes opp og adresserer med mange mindre og konkrete tiltak. For Arkivfloken finnes det ikke én felles løsning på problemet, da innebygd arkivering kan realiseres på ulike måter i ulike virksomheter. Det finnes imidlertid et felles mål, og for at det skal skapes endringsvilje og for at alle skal dra i samme retning må mange forstå det samme problemet. Konkrete tiltak og prosjekter må settes i system, og sammenhenger og avhengigheter der tiltakene forsterker hverandre og helheten over tid må skisseres.
Hvordan skape bevegelse i et fastlåst marked?
Et leverandørmarked bestående av få leverandører kan være en utfordring for innovasjon og nyskapning. Det betyr ikke at dette er leverandørenes skyld, men det må tilrettelegges for at nye leverandører og løsninger kommer ut i markedet. Offentlige virksomheter må også trigges til å tenke nytt rundt hva de ønsker fra leverandørene, slik at disse bli utfordret til å utvikle nye og innovative løsninger.
Dette er et lite utdrag av erfaringene våre så langt fra arbeidet med Arkivfloken. Du kan lese mer om hva vi har lært i prosjektet nedenfor.
