Ofte stilte spørsmål om arkivutviklingsmidlene

Hva mener dere med "Institusjonar som sikrar og tilgjengeleggjer arkiv frå offentleg eller privat verksemd"?

Med dette mener vi eksempelvis arkivinstitusjoner eller bibliotek, museer og dokumentasjonssentre som oppbevarer arkivmateriale. Vi mener ikke institusjoner og bedrifter som oppbevarer eget administrativt arkiv.

Kan privatpersoner eller private bedrifter og organisasjoner søke om midler?

Nei, i utgangspunktet er dette en ordning for arkivbevarende institusjoner, for dokumentasjonsfaglige miljø i kommunal sektor og for arkivfaglige interesseorganisasjoner. Søkere innenfor målgruppen for midlene oppfordres til å samarbeide med hverandre og med aktører utenfor målgruppen.

Hvor mye kan vi søke om til reiser og kost i prosjektene?

Alle aktivitetene og utgiftene i budsjettene skal være knyttet direkte opp til det omsøkte prosjektet. Hvis reiser/kost/losji er nødvendig for å utføre aktivitetene og oppnå resultatene, kan dere bruke statens satser for dette som et greit utgangspunkt: https://arbeidsgiver.dfo.no/lonn-goder-og-reise/reiser-og-satser/statens-satser-innenlands.

For å gjennomføre prosjektet vårt trenger vi et spesielt dataprogram (vi trenger eks. Asta). Kan vi søke om midler til innkjøp av dette?

I utgangspunktet, nei. Midler skal ikke brukes til innkjøp av ikt-utstyr, dataprogrammer eller lisenser.

Hvorfor avkorter dere noen ganger tildelingssummen?

I henhold til utlysningen og programområdet, er det visse aktiviteter og utgifter vi ikke kan støtte. Det gjelder for eksempel innkjøp av utstyr eller lisenser. Det samme kan gjelde utgifter til reiser/kost/losji/seminarer el.l. som ikke er relevant for prosjektets formål. Hvis prosjektet likevel vurderes å være støtteverdig, kan vi avkorte tildelingssummen i henhold til denne typen poster i budsjettet.

Noen ganger kan også selve søknaden eller prosjektet legge opp til en avkortning, ved at tiltaket kan skaleres i henhold til eventuell mottatt sum. Hvis vår vurdering tilsier at prosjektet likevel vil være gjennomførbart og bidra til programområdets formål med en lavere sum, kan en slik avkortning bli aktuelt.

Vi trenger midler til å digitalisere et svært viktig privatarkiv. Kan vi søke om dette?

I programmet for 2023-2026 er det ikke mulig å søke om midler til ren digitalisering av arkivmateriale. Men vi vet at det å digitalisere arkivmateriale ofte er en forlengelse av et ordningsprosjekt (evt at det gjøres parallelt med ordning). Det at et materiale etter hvert skal digitaliseres, ekskluderer det ikke fra ordningen, men det er viktig å huske at vi ikke gir midler til selve digitaliseringen av arkivet. Vær derfor nøye når budsjett settes opp, slik at det er enkelt å skille midler til ordning fra evt. midler til digitalisering.

Nasjonalbiblioteket har fått i oppdrag å digitalisere privatarkiver for hele ABM-sektoren. Du kan lese mer om kulturarvsdigitaliseringen her: https://abmdig.no/.

Hvor mye koster det å ordne og katalogisere et privatarkiv?

Det finnes ikke noe fasitsvar på dette, da det kommer an på arkivets omfang, tilstand, og kompleksitet, så vel som erfaring og kompetanse hos vedkommende som skal ordne arkivet. I vår vurdering av omsøkt beløp sett opp mot arkivet som skal ordnes og katalogiseres, må vi ta alle disse forholdene i betraktning. 

Vi forholder oss i utgangspunktet til gjeldende markedspris i sektoren. Per 2024 ligger det på rundt 7 000 kr,- ekskl. mva. per hyllemeter arkiv. Denne summen skal da dekke alle utgifter man har for å få ordnet materialet. Det vil si lønn, feriepenger, pensjonstrekk, overhead, driftskostnader og arkivemballasje. 

Det er likevel mange arkiv som er langt «billigere» å ordne enn 7 000,- hyllemeteren. På samme måte er det arkiv som kan kreve mer. Vi er derfor avhengig av at søker beskriver eventuelle forhold ved arkivet eller institusjonen i søknaden, som gjør at budsjettet for prosjektet er som det er. Kun på den måten, kan vi vurdere realismen i prosjektet.

Kan vi søke om midler til å ordne vårt arkiv som vi skal avlevere til Arkivverket eller en annen bevaringsinstitusjon?

Vi deler bare ut midler til bevaringsinstitusjoner for arkiv, ikke til arkivskapere. De som skaper arkivene, som bedrifter, organisasjoner og privatpersoner, faller utenfor målgruppen til midlene og vil ikke få støtte.

Kan vi søke om midler til å ordne og katalogisere et privatarkiv som er deponert hos oss?

Dere kan i utgangspunktet søke om ordning og katalogisering av både avleverte og deponerte arkiv. Det er imidlertid ekstra viktig i søknader med deponerte arkiv, å beskrive hvorfor status er deponert og ikke avlevert. Også om det er gjort forsøk på å få materialet avlevert, og hvilke type planer/forventninger dere har i forhold til arkiveier. Vi ønsker ikke å bruke midlene på arkiv som vi ikke vet om faktisk ender opp som langtidsbevart i en bevaringsinstitusjon til slutt.