Kronikk: Det hjelper ikke med åpenhet og innsynsrett hvis det ikke er noe å få innsyn i

Vi trenger ikke å se lengre enn til to av de mest omtalte politisakene de siste 20 årene, Baneheiasaken og Tengssaken, for å se hvor viktig det er at dokumentasjon sikres for ettertiden og ikke bare nåtiden. Manglende sikring av eldre, elektroniske bevis har blitt avslørt som en utfordring under Arkivverkets tilsyn i politidistriktene. Å leve i en rettsstat forutsetter at alle innbyggere har tillit til at staten utøver sin makt på en riktig måte, og at beslutninger blir omgjort om det avdekkes feil. Mangelfull ivaretakelse av arkiver gjør det vanskeligere å holde det offentlige Norge i ørene.

Rett til innsyn

Offentlighetsloven gir oss alle rett til å få innsyn i dokumenter i offentlig forvaltning. Med enkelte unntak er regelen at alle kan kreve innsyn i saksdokumenter, journaler og andre lignende registre. Denne retten er viktig for innbyggerne i Norge generelt og for pressen spesielt. Retten til innsyn er derimot ikke mye verdt hvis relevant dokumentasjon ikke finner veien inn i arkivene.

Systemene mangler

I desember viste for eksempel FVNs graveteam til at det ikke var mulig å få innsyn i Per Sandberg og Børge Brendes kommunikasjon om eksport av redningsskøyter fordi mobilen som var brukt, var destruert. Dette er selvsagt et ekstremt eksempel, men uten gode arkiver og arkivrutiner mister pressen og innbyggerne sin reelle mulighet til å se det offentlige i kortene. Men Arkivverket ser stadig at de nødvendige systemene ikke er på plass når vi er ute og fører tilsyn med offentlige organ. Her møter vi alt fra de minste kommunene til de største direktoratene og departementene. Og med få unntak avdekker tilsynene brudd på arkivloven. Disse bruddene er et problem i seg selv, vi har tross alt lovverk av en grunn, men dårlig arkivhold gir også utfordringer for den daglige driften i de ulike delene av offentlig sektor vi fører tilsyn med.

Tidkrevende

Manglende arkivrutiner gjør at saksbehandlere, lærere, sykepleiere og andre offentlige ansatte bruker mye tid på å lete etter viktige dokumenter i arkivlokaler eller i elektroniske systemer. Det gir mindre tid til å gi innbyggerne gode tjenester, men dårlige rutiner og systemer kan i verste fall føre til at viktige dokumenter ikke blir arkivert i det hele tatt. I en spørreundersøkelse som var en del av rapporten «Tidsbruk og kostnader ved arkivering i offentlig sektor», som Menon Economics utarbeidet for Arkivverket, svarte nesten 70 prosent at de ikke arkiverer alt som er arkivpliktig.

Manglende forståelse og forankring

Vi ser tydelige tegn på at manglende rutiner og mangelfull oppfølging av disse skyldes manglende forståelse og  forankring i øverste ledelse  . Arkiv handler i stadig mindre grad om mapper i et fysisk arkivlokale, men i heller om å lage gode arbeidsprosesser som sikrer at relevant dokumentasjon alltid blir ivaretatt. At ikke flere lokalpolitikere stiller spørsmål om dokumentasjonsforvaltningen i sin kommune, er urovekkende. Folkevalgte og pressen er noen av nøklene til å holde demokratiet levende.

Trengs kunnskap og ressurser

Det ligger store muligheter foran oss. Stadig smartere teknologi kan bli en nøkkel til å ivareta mer dokumentasjon for nåtiden og fremtiden, men for å nyttiggjøre seg dette kreves det kunnskap og prioriteringer. Pressen og politikerne har et stort ansvar for å avkreve svar om hva det legges vekt på i saksbehandlingen i offentlig sektor, hvordan saksbehandlingen foregår og hva som skjer etter at et vedtak er fattet. Det er vesentlig at det settes av nok folk og ressurser til å ivareta viktig dokumentasjon for både nåtiden og fremtiden.

Utfordre offentlig sektor!

Uten gode arkiv blir pressens mulighet til å føre kontroll svekket. Uten gode arkiv blir rettsikkerheten svekket. Vår påstand er at gode arkiver er essensielt for å sikre demokratiet, rettsikkerheten og tilliten for nåtiden og fremtiden. Demokrati er ikke for late mennesker, derfor håper vi at både pressen og politikerne er sitt ansvar bevisst og utfordrer offentlig sektor ytterligere til å ta bedre vare på sine arkiver.