ENG

Tidligere NOARK-versjoner

NOARK ble utarbeidet som en kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i statsforvaltningen i 1984, og etablerte seg raskt som de facto standard. Standarden ble videreutviklet med nye rapporter i 1987 (NOARK-2) og 1994 (NOARK-3). I 1995 ble det utarbeidet en tilsvarende kravspesifikasjon for kommunal sektor, KOARK. NOARK-4, som kom i 1999, inkluderte spesifikasjonene i KOARK og ble en felles standard for offentlig forvaltning. Nyeste versjon er NOARK5 som kom i 2008.

Statens rasjonaliseringsdirektorat (Statskonsult), i samarbeid med Riksarkivaren, utarbeidet i 1984 en kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i statsforvaltningen. Formålet var å få laget et maskinuavhengig standardisert system for å kunne håndtere dokumenter som inngikk saksbehandlingen til statlige forvaltningsorgan. Systemet som ble kalt NOARK (Norsk arkivsystem), etablerte seg raskt som de facto standard.

NOARK var bl.a. basert på ”Retningslinjer for innføring av edb-baserte journalsystemer i statsforvaltningen” utarbeidet av Riksarkivaren og erfaringer fra et forsøk med elektronisk journalføring (EKSARD – EKSperimentelt Arkivsystem i R-Direktoratet) som var blitt drevet i regi av Statens rasjonaliseringsdirektorat mellom 1979 og 1984.

Kravspesifikasjonen omfattet bare systemets eksterne brukerfunksjoner og satte ikke krav til teknologisk løsning utover krav til utforming av skjermbilder og rapporter.

En utvidet kravspesifikasjon til NOARK-standarden – NOARK-2 – ble utgitt som et samarbeidsprosjekt mellom Statens rasjonaliseringsdirektorat (Statskonsult) og Riksarkivaren i 1987. Den nye utgaven av standarden var først og fremst rettet mot systemutviklere og leverandører, men standarden innholdt også nye krav til journalføring av intern korrespondanse, tilgangsbegrensning av journalopplysninger og muligheter for avdelingsdelt journalføring.

På bakgrunn av de to første versjonene av NOARK-standarden utarbeidet Statskonsult en veiledning til bruk for virksomheter som skulle innføre et NOARK-basert system. Målgruppene var både ledere, saksbehandlere og arkivpersonalet.

Last ned standarden her 

  • NOARK 2-standarden - hoveddokument
  • Vedlegg til NOARK 2- standarden

NOARK 3 kom i trykt utgave i 1994, og ble avløst av NOARK-4 i 1999 og deretter av NOARK-4.1 i 2002. NOARK 3 er altså ikke lenger gjeldende NOARK-standard. Men avleveringsformatet som ble spesifisert i NOARK 3, kapittel 15, er fortsatt gyldig format for avleveringsuttrekk som produseres fra eldre, NOARK 3-baserte systemer. Den trykte utgaven av NOARK 3 fra 1994 legges her ut i en nettversjon.

Forordet til internettversjonen har presiseringer av avleveringsbestemmelsene når det gjelder uttrekk fra NOARK 3-systemer.

Avleveringsuttrekk fra NOARK-3-systemer

Enkelte mindre justeringer i avleveringsuttrekket fra NOARK-3-systemer er senere fastsatt i Avleveringsbestemmelsene - kapittel VIII i Riksarkivarens forskrift.

Gjeldende bestemmelser for NOARK-3-systemer er fastsatt i avleveringsbestemmelsenes vedlegg 2. Justeringene og presiseringene i forhold til spesifikasjonene i NOARK-3 er følgende:

1. Uttrekk skal foretas i henhold til spesifikasjonene i NOARK-3, kapittel 15.5.1, alternativ 1. Alternativ 2 er ikke lenger gyldig.

2. Mediet ved deponering eller avlevering skal være CD-R, ikke magnetbånd.

3. To rapporter skal avleveres eller deponeres sammen med tabelluttrekket i elektronisk form: Endelig saksordnet utskrift (jf. NOARK-3, kapittel 14.3.4) og Endelig kronologisk journalutskrift (jf. NOARK-3, kapittel 14.3.1). Etter den siste revisjonen av Riksarkivarens avleveringsbestemmelser skal rapportene overføres i dokumentformat, enten som ren tekst (ISO 8859), som PDF-dokumenter eller som XML-dokumenter med vedlagt DTD.

4. NOARK-3-spesifikasjonene fra 1994 krever ikke at journalsystemets arkivnøkkel skal inngå i avleveringsuttrekket, men dette er likevel sterkt ønskelig. Arkivnøkkeltabellen bør da ha følgende format: Arkivkode på fast 16 posisjoner og Gruppetekst (kodeteksten) på fast 255 posisjoner. Det skal ikke brukes postskille.

5. Avleveringsliste (jf. NOARK-3, kapittel 14.3.2) skal tas ut i elektronisk form når en arkivperiode er avsluttet, og følge det papirbaserte arkivet når dette avleveres på ordinær måte. Avleveringsliste skal overføres i dokumentformat etter formatkravene i avleveringsbestemmelsene § 5-3 eller i XML-format med vedlagt DTD.

Bruk av konsulentbistand ved fremstilling av NOARK 3-uttrekk

Uttrekk fra NOARK-3-systemer som er mottatt av Riksarkivet for deponering, har hyppig inneholdt formateringsfeil, og gjort det nødvendig å kreve ny fremstilling av uttrekk. Test av prøve på avleveringsuttrekk som ledd i (type)godkjenningen av NOARK-systemer ble først innført av Riksarkivaren med NOARK-4 i 1999. Også avleveringsformatet for NOARK-3-systemer er imidlertid tilstrekkelig presist definert til å unngå feil. Men NOARK-3-systemene mangler i større eller mindre grad ferdig tilrettelagte funksjoner for produksjon av avleveringsuttrekk. Forvaltningsorganene bruker gjennomgående innleide konsulenter for å fremstille slike uttrekk på individuell basis. En medvirkende årsak til feil har vist seg å være at konsulenter fra samme NOARK-leverandør utfører dette arbeidet på ulike måter.

Riksarkivaren vil på denne bakgrunn anbefale at avtaler om slik konsulentbistand inngås med klausul om reklamasjon når uttrekket er feilformatert iht. spesifikasjonene i NOARK-3 og avleveringsbestemmelsene.

Godkjente NOARK 3-løsninger

Riksarkivaren foretok godkjenning av NOARK-3-systemer inntil lanseringen av NOARK-4 i 1999.

Godkjenningsvurderingen ble imidlertid foretatt skjønnsmessig på grunnlag av en gjennomgang av systemenes hovedfunksjoner. Vurderingen omfattet ikke en test av prøver på avleveringsuttrekk fra systemene. Den ble avløst av en mer formalisert godkjenningsordning for NOARK-4-systemer fra 2000.

Oversikt over tidligere godkjente NOARK-3-systemer inntil 1999:

Systemnavn Leverandør (nåværende og tidligere)
DocuLive / DocuLive Noark-Plus Software Innovation AS (tidl: Siemens Business Services, oppr.: Norsk Data/ND Statspartner)
Kontor 2000 Edb Business Partner AS (tidl.: IBM A/S, oppr.: NIT - Norsk Informasjonsteknologi AS)
ModuLink saksarkiv ErgoGroup (tidl.: SDS - Statens Datasentral)
Offsak ErgoGroup (tidl.: SDS - Statens Datasentral)
JASS (tidl.: On-File/Noark) ErgoGroup (tidl.: Telenor Allianse AS)
Forum Winsak ErgoGroup (tidl.: Telenor Allianse AS)
Symfoni Sak/Arkiv (tidl.: Cinet Noark) Ementor ASA (tidl.: Cinet A/S)
UiO Noark AmeriData Global (tidl.: Control Data AS)

De tidligste NOARK-systemene ND-Noark (Norsk Data) og Fics-Noark (Multi Software), som var basert på NOARK versjon 1 (1984) og NOARK versjon 2 (1987), ble aldri gjenstand for en godkjenningsvurdering. Informasjon fra disse systemene er i de fleste tilfeller senere konvertert til Noark-3-systemer som DocuLive og ModuLink.

FOARK var en variant av Noark-standarden som ble brukt i Forsvaret.

KOARK var en standard for sak-/arkivsystemer i fylkeskommunal og kommunal forvaltning som kom i 1995. Det formelle navnet var ”Kommunal standard for EDB baserte sak-/arkivsystemer” og standarden ble utviklet av Kommunenes Sentralforbund.

Navnet KOARK var en avledning av NOARK (Norsk arkivsystem) som siden 1984 hadde vært standard for de statlige journal- og arkivsystemer. KOARK ble betraktet som en kommunal variant av NOARK-standarden på områdene edb-journal og elektronisk saksarkiv, men med justeringer og tillegg som skal dekke kommunale behov. KOARK inneholdt såkalt "utvalgsbehandling" som dekket behandling av saker i folkevalgte organer, komitéer og andre utvalg.

Standarden bygde på prinsippet om at systemet skal være integrert. I dette ligger at alle delene (komponentene) i systemet inngår i et samspill som er tilpasset virksomhetens behov. Opplysninger som legges til rette i en del av systemet, skal kunne henges inn i andre deler når dette er hensiktsmessig. Sak/arkivsystemet utgjorde bare en del av de edb-baserte informasjonssystemer (eksterne fagsystemer) som kunne være til nytte i saksbehandlingen. Det skulle derfor være mulig å få til en integrasjon mellom KOARK-systemet og andre informasjonssystemer. Ved å tilpasse seg grensesnittet i KOARK, ville andre informasjonssystemer være åpne for integrasjon med den dokumentadministrative kjernen (edb-journalen) i KOARK.

Bakgrunnen for KOARK-standarden var blant annet innføring av ny kommunelov og arkivloven, som påla kommuner og fylkeskommuner større forpliktelser når det gjelder dokumentforvaltning. Ved innføringen av NOARK-4 i 1999 avløste den nye NOARK-standarden den kommunale KOARK-standarden.