Avlevering av fysisk pasientarkivmateriale

Offentlige og private virksomheter i spesialisthelsetjenesten har plikt til å avlevere fysisk pasientarkivmateriale til Norsk helsearkiv når de ikke lenger har behov for det, tidligst ti år etter pasientens død

Avlevering av pasientarkiv skal gjennomføres når arkivskaper ikke lenger har behov for pasientjournalene, dvs. tidligst ti år etter pasientens død, jf. helsearkivforskriften § 17. Det kan avtales avlevering av fysiske pasientjournaler tidligere enn ti år, jf. helsearkivforskriften § 18, dersom morsjournalene har blitt skilt ut fra de aktive journalene på et tidligere tidspunkt enn ti år etter pasientens død.

For fysisk pasientarkiv skal følgende materiale bevares i sin helhet:

  • Alle pasientjournaler fra utvalgte sykehus, jf. Helsearkivforskriften § 7
  • Alle pasientjournaler etter pasienter som er behandlet ved virksomheter som yter eller har ytt nasjonale eller flerregionale behandlingstjenester, jf. Helsearkivforskriften § 8
  • Alle pasientjournaler etter personer som døde før 1950, jf. Helsearkivforskriften § 9

Fra samtlige andre virksomheter skal det avleveres et utvalg fra de fysiske pasientjournalene:

  • Legejournaler og epikriser
  • Korrespondanse som er lett tilgjengelig innenfor den enkelte journal
  • Dokumentasjon om bruk av tvang

Norsk helsearkiv har gjennomført kartlegging av pasientjournalarkiver hos alle landets helseforetak og hos 11 private virksomheter. Kartleggingen omfatter vitae pasientjournaler, morsjournaler, samt registre og andre typer pasientarkivmateriale. Til sammen finnes det 143.000 hyllemeter med pasientarkiv i spesialisthelsetjenesten. Av dette utgjør morsjournalene om lag 26.600 hyllemeter. Det finnes ca. 100 morsjournaler per hyllemeter, og det totale antallet utskilt mors er 2.660.000

Før fysisk pasientarkivmateriale kan avleveres, skal virksomheten utarbeide en såkalt bevarings- og kassasjonsplan. Planen skal gi en oversikt over hvilke fysiske arkivserier som virksomheten besitter. For hver arkivserie skal det angis navn på arkivskaper, ordningsprinsipp, type og mengde. Planen kan utarbeides for hele virksomheten eller for deler av virksomheten.

I samsvar med helsearkivforskriften skal virksomheten selv vurdere om pasientarkivmaterialet skal bevares eller kasseres. Når bevarings- og kassasjonsvurderingen er utført, angis tidspunkt for når pasientarkivmateriale vil være klart for avlevering til Norsk helsearkiv eller kassasjon. Materiale som kan kasseres skal ikke leveres til Norsk helsearkiv, men kan makuleres når virksomheten ikke lenger har bruk for det.

Bevarings- og kassasjonsplanen skal sendes til Norsk helsearkiv. Planen skal holdes løpende oppdatert og sendes inn til Norsk helsearkiv senest ti år etter forrige innsending av planen.

Avleverende virksomhet og Norsk helsearkiv skal inngå avtale om avlevering av fysisk pasientarkivmateriale jf. helsearkivforskriften  § 22. Formålet med avtalen er å regulere praktiske forhold rundt gjennomføring av avleveringen og forplikte partene til å oppfylle sitt ansvar. Avtalen skal være et praktisk instrument for å lette gjennomføringen, og for å støtte partene i å planlegge avleveringer og mottak.

Avtale om avlevering av fysisk pasientarkivmateriale vil ha følgende grunnleggende struktur:

  • Avtalens gjenstand og parter
  • Gyldighetsperiode (avtalens avgrensning i tid)
  • Avtalens form, dokumenter og opplegg for endringshåndtering
  • Opplysninger om avleveringstidspunkt
  • Arkivmaterialets omfang, tilstand, type og ordningsprinsipp
  • Avleveringsmåte

(Det arbeides med å utvikle en mal for avleveringsavtale. Denne vil bli publisert her.)

Før avlevering av pasientarkivmaterial, skal avleverende virksomhet ordne materialet iht. de krav som lovverket stiller.

  • Morsjournaler skilles ut fra aktive og inaktive arkiv
  • Arkivmaterialet fra ulike arkivskapere holdes adskilt slik at ytre proveniens opprettholdes
  • Arkivmaterialets arkivordning opprettholdes slik at indre proveniens forblir uendret
  • Arkivmaterialet renses og begrenses
  • Arkivmaterialet pakkes i arkivesker
  • Arkiveskene merkes
     

(Det arbeides med å utvikle en veileder for ordning av fysisk pasientarkivmaterial før avlevering. Denne vil bli publisert her.)

Virksomheten skal utarbeide en digital avleveringsliste ved avlevering av fysisk pasientarkivmateriale, jf. § 23 i helsearkivforskriften. Avleveringslisten skal leveres sammen med det fysiske materialet, og den skal inneholde følgende opplysningstyper om hver enkelt pasientjournal:

  • pasientens navn; fødselsnummer, fødselsdato
  • diagnoser
  • dødsår
  • første og siste år for innleggelse eller konsultasjon

Norsk helsearkiv har utviklet en spesifikasjonen som beskriver kravene til innhold og struktur i samsvar med forskriften. Spesifikasjonen stiller krav til avlevering av data i et XML-format som beskrives og valideres etter et XML-skjema fastsatt av Riksarkivaren.

Det stilles ikke noe krav til hvordan avleveringslisten skapes (hvilket programsystem) så lenge listen er komplett og korrekt i henhold til krav, og medfølger det fysiske materialet ved avlevering.

Norsk helsearkiv har utviklet et frittstående IT-system, System for registreringsstøtte, for å forenkle virksomhetens arbeid med å utarbeide avleveringslisten. Registreringsstøttesystemet skal bidra til at:

  • Kravene til innhold og struktur som følger av AVLXML-spesifikasjonen oppfylles
  • Den digitale avleveringslisten skapes som beskrevet i § 23
  • Hver enkelt registrert journal får unike og varige identifikatorer.
  • Forhåndstrykte maskinlesbare faneark kan leses av i systemet, og kobles til en registrert journal.
  • Der det finnes maskinlesbare elementer (strekkoder) i pasientjournalene skal dette kunne tolkes og registreres for innlemming i/av metadata.
  • Enkle rapporter kan skrives ut fra systemet på en skriver tilknyttet systemet.
  • Selvklebende etiketter kan skrives ut fra systemet for å limes på arkiveske og flytteeske.

Last ned

  • Standard for digital avleveringsliste for fysisk pasientarkivmateriale ved avlevering til Norsk helsearkiv
    549.1 KB
    Last ned