ENG
BERRE_mann og kvinne med ipad

Samarbeid mellom KS, KDRS og Arkivverket om å sikre arkiv

Metoden for å hente inn etterslep av digitale arkiv er klar for utprøving.

Offentlige virksomheter skal overføre sitt bevaringsverdige arkivmateriale til arkivdepot når de ikke lenger har bruk for det i sitt daglige arbeide. Statlige virksomheter overfører arkivene til Arkivverket, mens kommunal sektor er ansvarlig for egne ordninger for arkivdepot.

Mange offentlige virksomheter har store utfordringer på dette området i dag når det gjelder digitalt materiale. Prosessen er krevende og til dels kostbar, og forutsetter teknisk og arkivfaglig kompetanse. Hos en del offentlige virksomheter finnes det bevaringsverdige digitale arkiv som skulle vært overført til et arkivdepot, og som står i fare for å gå tapt hvis dette ikke gjøres.

Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter (KDRS) har utviklet en metode for å sikre arkivmateriale fra fagsystemer uten innebygget uttrekksfunksjonalitet, og arkivsystemer der funksjonaliteten ikke fungerer som den skal. I metoden tas det arkivuttrekk i form av tabeller fra produksjonsdatabasen. Med utgangspunkt i systemdokumentasjon og dialog med kommunen/fylkeskommunen og systemleverandøren, beskrives arkivuttrekket i et malsett. For å effektivisere prosessen med å produsere arkivversjoner (arkivuttrekk og øvrig dokumentasjon) deler KDRS malsettene med andre kommunale arkivdepot. Det er KDRS som forvalter malsettene.

De første malsettene er nå ferdig beskrevet og klare til utprøving:

  • Forum Winsak fra Evry
  • Kontor 2000 fra Evry
  • WIS Skole fra Waade Information System
  • PPI fra Visma
  • BVPro fra Visma
  • Familia fra Visma
  • Profil fra Visma
  • Sofie fra Visma
  • Extens fra IST

Arbeidet er delfinansiert med Riksarkivarens utviklingsmidler for arkivsektoren og det vil i første omgang lages 20 malsett, blant annet de nevnt over.

Kommunale og fylkeskommunale arkivdepot som tar i bruk malsettene, må inngå en avtale med KDRS, hvor de forplikter seg til å benytte malsettene i tråd med betingelsene KDRS har avtalt med systemleverandørene. Det enkelte arkivdepot er selv ansvarlig for å anskaffe verktøyene som trengs. KDRS gir veiledning i bruk verktøyene og malsettene.

Både metoden, verktøyene og malsettene er fortsatt under utprøving. Det må derfor tas høyde for fortløpende justeringer. Virksomheter som deltar får tilgang til en diskusjonsarena, hvor problemer diskuteres og tips deles blant de som har tatt metoden i bruk. Dette er også en god mulighet til å være med å videreutvikle metoden.

Arkivverket vurderer for tiden metoden og hvorvidt den også er aktuell for statlige virksomheter. I tillegg er det dialog mellom KS, KDRS og Arkivverket om hvordan malsettene kan forvaltes på nasjonalt nivå, på en måte som gjøre både metode, malsett og verktøy tilgjengelig for alle kommuner og fylkeskommuner

Ta kontakt med Tor Eivind Johansen (tor.eivind.johansen@kdrs.no) hos KDRS for å komme i gang eller for mer informasjon.