Ny veileder for identifisering og sikring av dokumentasjon
Som del av SKATE-samarbeidet har Arkivverket gjennomført prosjektet Metode for identifisering og sikring av dokumentasjon. Metoden ble presentert og godkjent i Skate 13. mars.
Prosjektet har utviklet en overordnet metode for å identifisere og sikre dokumentasjon. Metoden er et svar på behovet offentlige virksomheter har for å identifisere hva som er dokumentasjon i deres arbeidsprosesser, og hvordan de kan sikre den på en systematisk og forståelig måte.
Det overordnede målet er at hensynet til dokumentasjon blir med fra starten, og dermed kan bygges inn i nye arbeidsprosesser, tjenester og systemer. Metoden kan brukes selvstendig eller som del av andre prosesser som involverer dokumentasjon.
Målgruppen for bruk av metoden er hovedsakelig de som legger premissene for hvordan informasjon skapes og brukes i en virksomhet; ledere, prosesseiere, IT-tjeneste, virksomhetsarkitekter og arkivtjenesten med flere.
Prosjektet har laget en veileder som beskriver metoden: Veileder for identifisering og sikring av dokumentasjon. (Oppdatert: ny veileder 4.8.21.)
Arkivverket skal nå forvalte, videreutvikle og implementere metoden.
Bakgrunn for prosjektet
Metode for identifisering og sikring av dokumentasjon har bakgrunn i en gjennomgang av dokumentasjonsforvaltning og arkiv i statlige virksomheter og kommunal sektor som ble satt i gang av Skate i 2016. En foranalyse avdekket at eksisterende metoder og rammeverk ikke i tilstrekkelig grad kunne svare på hva som utgjør dokumentasjon.
Prosjektet startet i januar 2018, og leveransen ble presentert og godkjent i Skate 13. mars 2019.