ENG
BERR9384

Gjennomføring av tilsyn

Tilsyn innebærer mer enn et møte mellom Arkivverket og tilsynsobjektet. Tilsyn er en prosess som består av flere trinn og som pågår over en periode.

Hva er gangen i tilsynsprosessen?

  • Arkivverket varsler tilsynet skriftlig senest fire uker før tilsynsmøtet. Ved tilsyn med kommune eller fylkeskommune blir kopi av varselet oversendt fylkesmannen.
  • I varselet bes tilsynsobjektet om å oversende dokumentasjon og opplysninger som spesifisert, i god tid før tilsynsmøtet. 
  • Tilsynsobjektet får agenda for tilsynsmøtet senest én uke før tilsynsmøtet.
  • Senest fire uker etter tilsynsmøtet utarbeider Arkivverket en foreløpig tilsynsrapport med varsel om eventuelle pålegg som oversendes tilsynsobjektet. Den foreløpige tilsynsrapporten er offentlig.
  • Tilsynsobjektet har deretter fire uker til å gå gjennom foreløpig rapport for å påpeke eventuelle feil og misforståelser.
  • På bakgrunn av tilsynsobjektets tilbakemelding ferdigstiller Arkivverket den endelige rapporten. Arkivverket setter frister for når eventuelle pålegg skal utbedres.
  • Innen fristen for de enkelte påleggene må tilsynsobjektet dokumentere overfor Arkivverket at avvikene er utbedret.

Hvilken dokumentasjon skal sendes inn i forkant av tilsynsmøtet?

I varselet om tilsyn vil tilsynsobjektet få nøyaktig beskrevet hvilke dokumenter og opplysninger som skal framskaffes og frist for innsendelse. Hvilken dokumentasjon som etterspørres, vil variere ut fra hva slags organ det føres tilsyn med og om tilsynet vil fokusere på enkelte deler av virksomheten eller på etterlevelsen av særskilte bestemmelser i arkivloven med forskrifter.

Arkivverket ber som regel tilsynsobjektet oversende arkivplan med tilhørende arkivrutiner, instrukser og oversikter over fagsystem samt opplysninger basert på søk i organets sak-/arkivsystem.

Undersøkelsene under tilsynsmøtet vil i stor grad ta utgangspunkt i dokumentasjonen som er oversendt på forhånd.

Lovhjemmel

I henhold til arkivloven § 8 plikter offentlige organer å gi Riksarkivaren opplysninger om sine arkiver og om forhold som kan ha betydning for etterlevelsen av arkivloven ved forespørsel. Denne plikten gjelder uavhengig av eventuelle bestemmelser om taushetsplikt.

Hvilke avvik er de vanligste ved tilsyn?

Hvilke brudd på regelverket som påvises, avhenger av organet det føres tilsyn med og tilsynets profil. Det er likefullt enkelte avvik som ofte avdekkes ved tilsyn; noen av de vanligste er:

  • Arkivplanen har mangler og er ikke oppdatert.
  • Det er ikke deponert arkivversjon av avsluttede perioder fra journal- og arkivsystemer.
  • Lokaler for oppbevaring av bortsettingsarkiver og eldre og avsluttede arkiver tilfredsstiller ikke arkivforskriftens krav.