ENG
GDPR mappe (foto www.eugdpr.org)

Foto: www.eugdpr.org

Arkiv, personvern og GDPR. Arkivere eller slette?

EUs forordning for personvern, The General Data Protection Regulation (GDPR), blir norsk lov i 2018. Når det gjelder arkiv, innebærer forordningen i det vesentlige en videreføring av gjeldende rett etter dagens personopplysningslov. Behandling for arkivformål er ikke uforenlig med de opprinnelige formålene med innsamling av opplysninger.

Av det som er nytt, er det viktig å merke seg at arkivformål i allmennhetens interessenå er angitt som et eget formål. Behandling av personopplysninger for arkivformål vil også forutsette at man vurderer hvilke organisatoriske og tekniske tiltak som vil være nødvendige for å verne den registrertes grunnleggende rettigheter og interesser.

For offentlige organ med arkivplikt etter arkivloven

Offentlige organ nevnt i arkivloven § 5 har en direkte lovpålagt plikt etter arkivloven § 6 til å holde arkiv. Dette skal skje i henhold til reglene i arkivloven kap. II og føringer i arkivforskriften samt i Riksarkivarens forskrift. Disse organene vil ikke oppleve noen endring i sine arkivplikter som konsekvens av personvernforordningen.

For disse organene går det tydelig frem både av forordningen, ny personopplysningslov og gjeldende arkivlov at man har tilstrekkelig grunnlag for arkivering ut over primærformålet. Arkivloven med forskrifter gir regler om hva som kan tilintetgjøres og hva som må bevares for ettertiden. Forordningen innebærer at arkivlovens regler om bevaring på samme måte som i dag vil gå foran retten til sletting.

Arkivverket råder offentlige organ med arkivplikt etter arkivloven til å fortsette med å etterleve dagens regelverk, inntil det kommer nye regler og føringer. Offentlige organers arkivplikt består, slik at opplysninger ikke kan tilintetgjøres uten at det foreligger hjemmel for kassasjon i eller i medhold av arkivloven.

For private rettssubjekter uten arkivplikt etter arkivloven

I følge Arkivloven har private virksomheter, som blant annet bedrifter, organisasjoner, stiftelser og privatpersoner, ingen rettslig forpliktelse til å holde arkiv. Private virksomheter har likevel behov for å ha dokumentasjon, og kan ha mange forskjellige typer grunnlag for å behandle personopplysninger i denne dokumentasjonen.

Forskjellige typer regler kan gi krav om hvor lenge man minimum må ta vare på visse typer informasjon. De fleste virksomhetene vil dermed ha behov for og grunnlag for å samle dokumentasjon i det som man til daglig vil kalle et arkiv. Spørsmålet for de private aktørene nå er hvor lenge de har adgang til å ta vare på virksomhetens dokumentasjon.

Flere og flere private aktører velger å avlevere eller deponere sine historiske arkiv til nasjonale eller regionale arkivinstitusjoner for sikring og bevaring for ettertiden. Disse arkivene inneholder ofte personopplysninger. Dersom det dreier seg om arkiver som etter en faglig vurdering vil kunne avleveres som privatarkiv etter arkivloven, vil Arkivverket og andre arkivdepotinstitusjoner fremdeles ha grunnlag for å ta imot materialet.

Arkivverket har laget et spørreskjema som kan brukes i vurderingen av bevaringsverdi. Skjemaet kan lastes ned her (nederst på siden).

Arkivverket vil jobbe for å få avklart i hvilken grad private virksomheter selv kan ta vare på slike arkiver. Aktører som ser at de har arkivmateriale som kan være svært viktig å bevare for ettertiden bør imidlertid ta kontakt med Arkivverket eller annen relevant arkivinstitusjon, for å få avklart spørsmål om slike arkiv er bevaringsverdige og bør avleveres. Arkivverket er opptatt av at arkiver med betydelig verdi for samfunnet blir tatt vare på for ettertiden.

Hva vil Arkivverket gjøre videre?

Regjeringen har nedsatt et arkivlovutvalg som skal utføre en samlet gjennomgang av arkivloven og forskriften, og fremme forslag til ny arkivlov og eventuelle forslag til endringer i arkivforskriften. Utvalget skal levere sin utredning i løpet av 2019.

Gjennom denne utredningen skal utvalget også vurdere spørsmål om nasjonale utfyllende bestemmelser i arkivlovgivningen som kan sikre gode rammevilkår for behandling av arkiv og vern av personopplysninger i samsvar med det nye personvernregelverket.

Arkivverket jobber med å klargjøre spørsmål om lovforståelsen på dette området. Vi vil også ta opp spørsmål som kan være relevante i tilknytting til lovarbeid med relevante instanser.

Arkivverket vil fortsette å jobbe for at fastsettingen og vurderingen av arkivenes bevaringsverdi utføres i henhold til arkivfaglige metoder, kriterier og prinsipper.
 
Arkivverket og andre arkivdepotinstitusjoner vil fortsatt ta imot, sikre og bevare arkiv fra private virksomheter, som faller inn under Arkivverkets bevaringspolitikk.  

Last ned

  • Spørreskjema privatarkiv