ENG
GDPR mappe (foto)

Foto: eugdpr

Arkiv, personvern og GDPR. Arkivere eller slette?

EUs personvernforordning (GDPR), legger til rette for at personvern og arkiv kan kombineres på en effektiv og sikker måte til beste for individet og samfunnet som helhet.

Trenger du råd om GDPR og arkiv?  - Veileder i personvern for arkivbevarende institusjoner kan hjelpe!

Formålet med veilederen (som du kan laste opp nederst på denne siden) er å gi informasjon og råd om forholdet mellom arkiv og GDPR, sett ut ifra et arkivfaglig ståsted. Den vil være et nyttig arbeidsverktøy for ulike typer arkiver, uavhengig av deres geografiske plassering og institusjonell tilhørighet.  

Av det som er nytt, er det viktig å merke seg at forordningen har bestemmelser som handler om behandling av personopplysninger til arkivformål i allmennhetens interesse 

For offentlige organ med arkivplikt etter arkivloven

Offentlige organ nevnt i arkivloven § 5 har en direkte lovpålagt plikt etter arkivloven § 6 til å holde arkiv. Dette skal skje i henhold til reglene i arkivloven kap. II og føringer i arkivforskriften samt i Riksarkivarens forskrift. Disse organene vil ikke oppleve noen endring i sine arkivplikter som konsekvens av personvernforordningen.

For disse organene går det tydelig frem av Riksarkivarens forskrift at de har plikt til å sikre at flere typer dokumentasjon blir bevart for ettertiden. For kommuner og fylkeskommuner gis det nokså utførlige regler i Riksarkivarens kapitel 7. For statlige organer gis det bevaringsregler om såkalte egenforvaltningssaker. I tillegg må det enkelte organ utforme en bevarings- og kassasjonsplan som skal godkjennes av Riksarkivaren.

Kommuner og fylkeskommuner kan i tillegg til påleggene i kapittel 7 i Riksarkivarens forskrift vurdere såkalt «merbevaring». Det betyr ikke at man kan la være å kassere materiale ut fra en helt generell merbevaringsvurdering; spesielt i lys av personvernforordningen er det viktig å ha planer for hva man skal ta vare på og hvorfor.

Arkivloven med forskrifter gir dermed et godt grunnlag i nasjonal rett om hva som kan tilintetgjøres og hva som må bevares for ettertiden. Forordningen innebærer at, så lenge man har et slikt grunnlag, vil arkivlovens regler om bevaring på samme måte som i dag gå foran retten til sletting.

Arkivverket råder offentlige organ med arkivplikt etter arkivloven til å fortsette med å etterleve dagens regelverk, inntil det kommer nye regler og føringer. Offentlige organers arkivplikt består, slik at opplysninger ikke kan tilintetgjøres uten at det foreligger hjemmel for kassasjon i eller i medhold av arkivloven.

For private rettssubjekter uten arkivplikt etter arkivloven

Ifølge Arkivloven har private virksomheter, som blant annet bedrifter, organisasjoner, stiftelser og privatpersoner, ingen rettslig forpliktelse til å holde arkiv. Private virksomheter har likevel behov for å ha dokumentasjon, og kan ha mange forskjellige typer grunnlag for å behandle personopplysninger i denne dokumentasjonen.

Forskjellige typer regler kan gi krav om hvor lenge man minimum må ta vare på visse typer informasjon. De fleste virksomhetene vil dermed ha behov- og grunnlag for å samle dokumentasjon i det som man til daglig vil kalle et arkiv.

Arkivformål i allmennhetens interesse for privatarkiv

Private aktører har adgang til å bevare personopplysninger i eget arkiv til arkivformål i allmennhetens interesse. Artikkel 5.1.b. i GDPR konstaterer at personopplysninger kan samles inn for ett formål, og så senere viderebehandles til arkivformål. Det gjelder så lenge det er snakk om samme behandlingsansvarlige som samler inn og viderebehandler opplysningene. Foreløpig er det opp til den enkelte behandlingsansvarlige å vurdere om behandlingen er til arkivformål i allmennhetens interesse, hva dette innebærer og sørge for at behandlingen oppfyller kravene i lovverket. Her er det viktig å være oppmerksom på at behandlingen ikke skal være mer omfattende enn det som er nødvendig for å nå formålet. Behandling til arkivformål er altså en mulighet for bevaring, men ikke et automatisk «carte blanche».  

Arkivbevarende institusjoner

Flere og flere private aktører velger å avlevere eller deponere sine historiske arkiv til nasjonale- eller regionale arkivbevarende institusjoner. På den måten blir arkivet sikret, bevart og forvaltet på best mulig måte uansett hva som skjer med aktøren selv. Den arkivbevarende institusjonen gjør i tilfelle en faglig vurdering av arkivet og eventuelle personopplysninger i det,  for å avgjøre om det kan avleveres eller deponeres.

Offentlige- og private arkivbevarende institusjoner

Arkivbevarende institusjoner trenger et rettsgrunnlag i nasjonal rett for å arkivere til arkivformål i allmennhetens interesse. Arkivverket, fylkeskommunale- og kommunale arkivinstitusjoner har et slikt grunnlag i arkivlovgivningen. Private arkivbevarende institusjoner derimot kan ikke vise til arkivloven og må heller se til andre rettsgrunnlag. Paragraf 8 og 9 i personopplysningsloven kan gi et supplerende rettsgrunnlag for arkivformål i allmennhetens interesse på områder som ikke er dekket av arkivloven. Bestemmelsene krever at tiltakene og garantiene i artikkel 89 i personvernforordningen overholdes, og gjelder det særlige kategorier personopplysninger, blir det også nødvendig å søke råd hos personvernombudet eller foreta en personvernkonsekvens- utredning.

Arkivlovutvalget har kommet med forslag om en mer spesifikk bestemmelse om hvem som kan arkivere til arkivformål i allmennhetens interesse innenfor den nye arkivlovgivningen. Utvalget foreslår at paragrafene 8 og 9 tas ut av personopplysningsloven og erstattes av paragraf 24 i forslaget til ny arkivlov. Paragraf 24 konkretiserer hvem som har- og skal ha rett til å arkivere til arkivformål i allmennhetens interesse.

Privatarkiv - en fantastisk kilde!

Arkiv etter private aktører er en fantastisk kilde for forskning på en rekke ulike fagfelt. Arkivene kan også inneholde viktig rettighetsdokumentasjon. For bedriften eller organisasjonen selv vil et historisk arkiv sørge for bevaring av egen historie og kultur. En bevisst og aktiv implementering av historien i forretningen kan for eksempel bidra til positiv omdømmebygging, markedsføring og intern kulturbevissthet.

Arkivverket er Norges største aktør for bevaring av privatarkiv, og vil fortsatt ta imot bevaringsverdige privatarkiv som faller inn under vår bevaringspolitikk og satsingsområder.    Ta gjerne kontakt med Arkivverket eller annen relevant arkivbevarende institusjon for en bevaringsvurdering og anbefaling (henvendelsesskjema nederst på siden).

Hva vil Arkivverket gjøre videre?

Regjeringen nedsatte et arkivlovutvalg som gjorde en samlet gjennomgang av arkivloven og forskrift. Utvalget leverte sin utredning den 2. april 2019.

I sin utredning vurderte utvalget også spørsmål om nasjonale, utfyllende bestemmelser i arkivlovgivningen som kan sikre gode vilkår for behandling av arkiv og vern av personopplysninger i samsvar med det nye personvernregelverket. Arkivverket jobber med å klargjøre spørsmål om lovforståelsen på dette området. Vi vil også ta opp spørsmål som kan være relevante i tilknytting til lovarbeid med relevante instanser.

Arkivverket vil fortsette å jobbe for at fastsettingen og vurderingen av arkivenes bevaringsverdi utføres i henhold til arkivfaglige metoder, kriterier og prinsipper.
 
Arkivverket og andre arkivdepotinstitusjoner vil fortsatt ta imot, sikre og bevare arkiv fra private virksomheter, som faller inn under Arkivverkets bevaringspolitikk.