BERRE_Kvinne foran datamaskin 2

Journalføring

En gjennomsiktig forvaltning og innsyn i prosesser og dokumenter, er en forutsetning for offentlig diskusjon og dermed for demokratiet. Ved hjelp av offentlige journaler kan borgerne finne fram i saker og gå rett til kildene.

Hva er journalføringsplikten?

Offentlige organ har plikt til å føre journal fordi den allmenne innsynsretten skal kunne brukes. Myndigheter og publikum skal vite at all korrespondanse blir registrert – og at den dermed kan etterspores og overprøves.

Når har et organ journalføringsplikt?

Det er tre kriterier som må være oppfylte for at et dokument skal være journalføringspliktig:

  1. For det første må det være et saksdokument for organet.
  2. For det andre må dokumentet enten ha kommet inn til eller blitt sendt ut fra organet.
  3. For det tredje må dokumentet både være gjenstand for saksbehandling og ha verdi som dokumentasjon.

Organinterne dokument er det i utgangspunktet valgfritt å journalføre, men noen typer organinterne dokumenter er det journalføringsplikt for.

Lovhjemmel

Journalføringsplikten er hjemlet i Arkivforskriften - nærmere bestemt kap. II B Journal og elektroniske journalsystem, blant annet:

§ 2-6 sier at et offentlig organ skal ha en eller flere journaler for registrering av dokumenter i de sakene organet oppretter.

§ 2-7 sier at journalføring skal skje på en måte som gjør det mulig å identifisere hvert dokument.

Offentleglova §10 sier at organ skal føre journal etter reglene i arkivlova med forskrifter.

Hva er journalføring?

Journal betyr ”daglig”. I arkivsammenheng er journal navnet på et register over saksdokument i et organ. I elektroniske arkiv er journal eller postliste brukt om periodiske, kronologiske rapporter over inngående og utgående dokumenter.

Journalføring er den systematiske og fortløpende registeringen av opplysninger i en journal.

Hvorfor føre journal?

Journalen er et verktøy til å kontrollere hvordan saker blir fulgt opp, behandlet og arkivert.

Formålet med journalen er dokumentasjon og åpenhet om offentlig saksbehandling for å sikre at publikum og andre kan søke om innsyn. Offentlige virksomheter er derfor pålagt en journalføringsplikt

Vel så viktig som journalføringsplikten, er imidlertid at virksomhetene selv har interesse av journalen for kontroll med egen saksbehandling. Dette skaper ryddighet når det gjelder håndtering, oppbevaring og gjenfinning av dokumenter.

Hvilke opplysninger skal med i et journal- og arkivsystem?

Journalføring skal skje på en måte som gjør det mulig å identifisere hvert dokument. Ved registrering av dokument i journalen skal følgende opplysninger være med:

  • journalføringsdato
  • saks- og dokumentnummer
  • avsender og/eller mottaker
  • opplysninger om sak, innhold eller emne
  • dokumentets dato

Det skal altså være mulig å se hva dokumentet handler om, slik at man,ved krav om innsyn, skal kunne oppgi nøyaktig hvilket dokument det er snakk om.

Unntak fra offentlig innsyn?

Opplysninger som er underlagt lovhjemlet taushetsplikt eller av andre grunner er unntatt fra offentlig innsyn, kan unntas fra journalen ved at det benyttes nøytrale begreper, utelating eller overstrykning. Eksempler på nøytrale uttrykk kan være ”Personalsak” eller ”Budsjettdokument”.

Hvordan dette løses i det enkelte tilfelle må bygge på en skjønnsmessig vurdering. Hovedsaken er at ikke teksten blir en meningsløs samling av ord, men formidler noe om innholdet. 

For at innsynsretten etter Offentlighetsloven skal kunne ivaretas, må offentlig journal alltid være ajour. Journalføring må derfor skje kontinuerlig – det vil si daglig.

Stortingsmelding om offentlighetsprinsippet i forvaltningen

I stortingsmelding nr. 32 (1997-98) Om offentlegprinsippet i forvaltninga, har Justis- og politidepartementet gått inn på gjeldende rett om journalføring etter offentleglova.

I punkt 5.3.2.4 står det om tidspunktet for journalføring:

"Arkivinstruksen har ikkje føresegner som uttrykkjeleg regulerer tidspunktet for når journalføring skal finne stad. I og med at journalen er hovudreiskapen forvaltninga har til å halde orden i og kontroll med sakene og saksavviklinga si, må det likevel antas at journalføringa skal skje kontinuerleg. Også omsynet til offentlegprinsippet tilseier dette. I ei fråsegn som er teken med i Sivilombodsmannen si årsmelding 1995 s. 84 (sak 94-2149) heiter det:

”Sett ut frå de hensyn offentlighetsloven skal ivareta, er det åpenbart at normalkravet må være at journalføringen skjer fortløpende. Det er knyttet en vesentlig offentlig interesse til det å følge behandlingen av sakene, mens de behandles.. Bare dersom offentligheten fortløpende blir orientert om forvaltningens arbeid - selvsagt med de begrensninger som følger av offentlighetsloven selv - vil offentligheten ha muligheter for å føre en debatt om og ha innflytelse på forvaltningens arbeid.”

”Uttalelsen gjelder forvaltningsorganets eksterne korrespondanse, og kan ikke legges til grunn i forhold til organinterne dokumenter."

Dokumenter som verken fører til saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skal ikke arkiveres – det skal arkivavgrenses.

Dokumentene skal journalføres når begge kriterier er oppfylt, men det er ingenting i veien for å journalføre dem om bare ett av kriteriene er oppfylt. 

Organ-interne dokumenter kan registreres på en enklere måte dersom ledelsen har bestemt det.

Dokumenter i innsynssaker er ikke omfattet av journalføringsplikten – med mindre dokumentet gjelder eller inneholder en nærmere begrunnelse, en klage, et krav om betaling for innsyn eller et spørsmål om hvordan innsyn skal gis.

Se mer om Arkivbegrensning under fanen Bevaring og kassasjon

Hva er innsynsretten?

All informasjon er åpen og tilgjengelig for alle dersom det ikke er gjort unntak fra offentlig innsyn med hjemmel i lov.

Hva er arkivtjenestens rolle?

Arkivtjenestens rolle vil være den samme som i ordinær saksbehandling. Ved behandling av spørsmål om innsyn kan arkivtjenesten ha ansvar for å:

  • registrere at innsynsbegjæringer er sendt videre til saksbehandler
  • legge frem de etterspurte dokumentene til gjennomsyn hos den som skal behandle innsynssøknaden
  • iverksette avgjørelsen som blir tatt om innsyn
  • sørge for at dokumentene blir behandlet i tråd med avgjørelser som er tatt, både når det gjelder kopiering, utsending og skjerming av opplysninger som det gjelder innsynsrestriksjoner for
  • kontrollere at de originale arkivdokumenter blir behandlet i tråd med bestemmelsene i arkivloven med forskrifter

Lovhjemmel

Arkivforskriften § 2-7 spesifiserer hvilke opplysninger som skal registreres i journal- og arkivsystem.

Offentleglova § 3 sier at alle, som hovedregel, kan kreve innsyn i saksdokument, journaler og liknende register.

Offentleglova § 11 om merinnsyn sier at det må vurderes å likevel gi helt eller delvis innsyn i en sak, selv om det er lov til å gjøre unnatak for innsyn.

Offentleglova kapittel 3 lister opp unntakene fra innsynsretten.

Hva er OEP?

OEP er en åpen, offentlig søketjeneste der alle kan søke og bestille innsyn i brev og dokumenter som er sendt til eller fra statlige organ. Det gjør det lettere for alle å bruke innsynsretten sin.

Det blir ikke krevd spesielle grunner, og man må heller ikke identifisere seg for å få innsyn i et offentlig dokument; det er nok å taste inn en e-postadresse og vente til dokumentet kommer i innboksen.

På sikt skal også dokument legges ut til nedlasting direkte.

Lenke til OEP-tjenesten

Hvem lager OEP og hvordan?

Departementene, Statsministerens kontor, statlige direktorat og tilsynsorgan med heile landet som arbeidsfelt, samt fylkesmennene, er alle med og lager OEP. Hver dag overfører de sin kvalitetssikrede offentlige journalen til publisring på den sentrale OEP-tjenesten.

Mange virksomheter som ikke er med i dette samarbeidet, publiserer journal på sine egne nettsider. De som ikke gjør dette, er likevel pliktige til å legge frem offentlig journal når det kommer krav om det.

Basert på Offentleglova er dt laget en veileder for innholdsleverandører til OEP.

Lovhjemmel

Arkivforskrifta § 2-7 spesifiserer hvilke opplysninger som skal med i offentlig journal.

Offentleglova § 10 slår fast journalføringsplikten og hjemler forskrift om tilgjengeliggjøring av journaler og dokument på Internett.

Offentlegforskrifta § 6 handler om tilgjengeliggjøring av journaler på Internett.

Noen virksomheter har journalføringsplikt etter Offentlighetsloven, selv om bestemmelsene om arkivering og avlevering i Arkivloven ikke gjelder for dem.

Ärkivforskriftens bestemmelser om journalføring gjelder likevel for disse virksomhetene. Bestemmelsene i §§ 2-6 og 2-7  sier at det skal føres journal og angir hva denne skal inneholde. Det blir også spesifisert hva en offentlig journal skal inneholde.

Krav til Noark-standard?

Kravet til Noark-standard er hjemlet i Arkivforskriftaen § 2-9, men denne standarden omfattar altså ikke aksjeselskap og andre virksomheter med journalføringsplikt etter Offentlighetsloven. Kravet er likevel at virksomhetene har en løsning som legger til rette for at det kan produseres en offentlig journal, og at journalen inneholder de opplysningene som er spesifisert i Arkivforskriften § 2-7.

I sitt brev 25.10.2010 sier Justisdepartementet blant annet:

På denne bakgrunnen går vi ut frå at arkivforskrifta § 2-9 ikkje gjeld for organ som er omfatta av offentleglova, men ikkje av arkivlova. Det gjeld følgjeleg heller ikkje noko krav om at slike organ skal ha eit arkivsystem som følgjer Noark-standarden. Sentrale moment i vurderinga har vore at føresegna er lite sentral for føremålet med journalføringskravet i offentleglova § 10 fyrste ledd, og dei praktiske og økonomiske konsekvensane ei plikt etter § 2-9 ville ha.

Hvorfor journalføringsplikt uten arkiveringsplikt?

Journalføringsplikten skal sikre innsyn i virksomheter der staten har særlige interesser. En kan la vere å føre journal for de delane av virksomheten som er konkurranseutsatt.

Virksomheten kan få veiledning fra Riksarkivaren om journalføring selv om det ikke er underlagt alle bestemmelser i Arkivloven. 

Hvem gjelder slik journalføringsplikt for?

Med noen unntak gjelder journalføringsplikten selvstendige rettssubjekt der stat, fylkeskommune eller kommune direkte eller indirekte 

  • har en eierandel som gir mer enn halvparten av stemmene i virksomhetens øverste organ, eller
  • har rett til å velge mer enn halvparten av medlemmene med stemmerett i virksomhetens øverste organ.

Lovhjemmel

Arkivforskrifta §§ 2-6 og 2-7 omhandler hvilke dokumenter som skal journalføres, og hvilke opplysninger som skal med i offentlig journal.

Offentleglova § 2 definerer lovens virkeområde. 

Hva er gradert materiale?

Gradert materiale er dokumenter eller opplysninger som, etter bestemmelser i lov eller forskrift, skal håndteres spesielt, og som ikke alle ansatte skal ha tilgang til. Det er altså bare autorisert personale som skal ha kjennskap til at dokumentene og opplysningene finnes.

I tillegg skal dokumentene og opplysningene selvsagt være skjermet mot offentlig innsyn. Tilgang til materialet krever ofte sikkerhetsklarering.

Offentlighetsloven hjemler skjerming, men gradering kan bare skje med hjemmel i

Hvordan journalføre gradert materiale?

Ved papirbasert journalføring skal dokument med ulik gradering føres i hver sin journal, men med Konfidensielt og Hemmelig i samme journal.

Ved elektronisk journalføring er det ikke noe slikt krav om oppdeling, men det skal kunne lages logiske uttrekk eller fysiske utskrifter etter samme inndeling som for papirjournaler.

Dokumenter som er gradert Strengt fortrolig skal føres i journal som det ikkje gjelder offentlig innsyn for, mens dokumenter som er gradert Fortrolig kan føres i vanlig, åpen journal.

Det er journalføringsplikt for organ-interne dokumenter med gradering Konfidensielt eller høyere.

System og medier for gradert materiale

Systemet som benyttes må, i tillegg til å følge Noark-standarden, også være sikkerhetsgodkjent for den høyeste graderingen som blir benyttet på dokumenter som blir registrert der.

Det skal også føres et eget register over maskinlesbare medier, og medier som blir benyttet til lagring av opplysninger gradert Konfidensielt eller høyere.

Lovhjemler

Forskrift om informasjonssikkerhet gir bestemmelser om journalføring av graderte dokumenter (kapittel 4B §§4-10 - 4-17).

Forskrift om informasjonssikkerhet er hjemlet i Sikkerhetsloven (Lov om førebyggande tryggingsteneste).

Beskyttelsesinstruksens fulle navn er "Instruks for behandling av dokumenter som trenger beskyttelse av andre grunner enn nevnt i sikkerhetsloven med forskrifter.”

Offentleglova har føresegner om skjerming.

Skal et fagsystem produsere offentlig journal?

Dokumenter som er saksdokument etter Offentlighetsloven skal i prinsippet journalføres, uavhengig av hva slags system de inngår i. Organer som er underlagt Offentlighetsloven er altså pliktige til å stille journalopplysninger om sine saksdokumenter til rådighet for publikum. Dette gjelder også journaler som inngår som del av et fagsystem.

Det enkelte fagsystem må ikke nødvendigvis kunne produsere en offentlig journal, men organet skal på en enkel måte kunne hente ut og gjøre tilgjengelig de journalopplysningene publikum har krav på å se.

Dersom det ikke er mulig å registrere et dokument uten å røpe opplysninger som skal skjermes, kan enkeltopplysninger utelates eller nøytraliseres i den versjonen av journalen som publikum får se (offentlig journal).

Har fagsystemet journalføringsfunksjoner?

Mange fagsystem mottar og/eller produserer journalpliktige dokumenter. Disse skal føres i en journal. Dersom fagsystemet ikkj har journalføringsfunksjoner, må saksdokumentene likevel registreres.

Arkivstrukturen i Noark 5 legger til rette for forenkling av journalføring og arkivering, slik at dette kan gjøres automatisk av fagsystemet og likevel tilfredsstille krava til Noark 5.

Fagsystemer som ikke har godkjent funksjonalitet i tråd med Noark 5-kjerne, skal likevel ha tilrettelagt funksjonalitet for journalføring av saksdokumenter.

Journaler uten offentlig innsynsrett

For noen journaler kan eller skal det gjøres unntak når det gjelder offentlig innsynsrett. Dette gjelder for eksempel journaler som inneholder dokumenter gradert etter Beskyttelsesinstruksen eller forskrift om informasjonssikkerhet.

For en del fagsystemer innen forsvaret, helse- og omsorgssektoren, barnevernssektoren, pedagogisk-psykologisk tjeneste osv. vil det derfor ikke være aktuelt å produsere offentlig journal.

Innsyn i sammenstilling fra databaser

Alle kan kreve innsyn i sammenstilling av elektronisk lagrede opplysninger dersom sammenstillingen kan gjøres med enkle framgangsmåtar.

Organ som mottar et slikt innsynskrav, har plikt til å lage et nytt dokument ved å sammenstille opplysninger fra ulike databasar, dersom dette er nødvendig for å imøtekomme innsynskravet.

Det nye, sammenstilte dokumentet skal journalføres og arkiveres på vanlig måte, som saksdokument for organet.

Lovhjemmel

Arkivforskriften §§ 2-6 og 2-7 inneholder bestemmelser om hvilke dokumenter som skal journalføres og hvilke opplysninger som skal være med i journalen.

Offentlighetsloven § 10 sier at et organ skal føre journal etter reglene i arkivloven med forskrifter, og § 9 hjemler retten til å kreve innsyn i en sammenstilling fra databaser.

Det er innhaldet som bestemmer om kommunikasjonen skal journalførast og arkiverast, ikkje utforminga, formatet eller dei tekniske spesifikasjonane til mediet.

For spesielle dokumenttypar slik som sms, mms, chat, instant messaging, facebook, twitter mv., oppstår det naturleg nok spørsmål om i kva grad og på kva måte kommunikasjonen via desse media skal arkiverast og journalførast.

Spørsmålet om kommunikasjonen er arkivverdig, er avhengig av ei tolking av dokument- og arkivomgrepet i arkivlova samanlikna med arkivforskrifta sine føresegner om arkivavgrensing, jf. § 3-18 første ledd. Dersom kommunikasjonen fell inn under offentleglova sitt omgrep saksdokument for organet, skal den arkiverast under føresetnad av at den er gjenstand for saksbehandling og/eller har verdi som dokumentasjon.

Det er altså tilstrekkeleg at det eine av dei to kriteria er rekna som oppfylt. Dersom begge kriteria reknast som oppfylte, skal kommunikasjonen journalførast. Dette følgjer av arkivforskrifta § 2-6 første ledd andre punktum.

SMS og chat

Ei tekstmelding eller ei chatmelding kan vere eit saksdokument for organet som både har verdi som dokumentasjon og er gjenstand for saksbehandling, og då gjeld journalføringsplikta.

I dei tilfella der dokumentet berre oppfyller det eine av vilkåra, altså anten har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling, skal det arkiverast men treng ikkje å bli journalført.

Oppfyller det ingen av krava, skal meldinga arkivavgrensast, altså ikkje arkivleggjast.

Meldingar på sosiale medium

Sosiale medium er fellesnemninga på alle nettstader der brukarane sjølve skaper innhaldet eller er aktivt med i kommenteringa av innhaldet.

Mange kommunar og statlege verksemder har oppretta profilar på sosiale medium i tillegg til dei ordinære offisielle nettstadene sine.

Denne kommunikasjonen mellom innbyggjarar og offentlege verksemder skal alltid vurderast med omsyn til arkivering og journalføring.

Individuelle opplæringsplaner (IOP)

Ved utarbeidelse av individuelle opplæringsplaner (IOP) om tilpasset opplæring i en inkluderende skole, produseres det dokumentasjon med personsensitivt innhold. Dokumentasjonen må derfor behandles trygt.

En undersøkelse gjennomført av PWC for KS (2013), viser i hovedresultatet at:

  • Det legges mindre vekt på arkivrutiner i skolen, enn innenfor andre sentrale enheter i kommunen.
  • IOP og tilknyttet dokumentasjon arkiveres og oppbevares fysisk og elektronisk gjerne på flere steder.
  • Skolers bruk av elektronisk sakarkivsystem er lite utbredt.  Minnepenner brukes i betydelig grad som lagringsenhet for utarbeidelse og redigering av IOP.
  • Undervisningspersonale og leverandører av læringsplattformer gir uttrykk for at læringsplattformer ikke benyttes til kommunikasjon som omhandler sensitiv dokumentasjon.

Les mer i rapporten "Fra minnepenn til sikker arkivering" (inneholder lenke til FoU-rapporten "Forsvarlig behandling av dokumentasjon" på KS sine sider)

Pasientinformasjon

Kommunesektoren håndterer mye dokumentasjon knyttet til pleie- og omsorgstjenesten.

Kommunesektorens organisasjon (KS) har publisert en rapport om arkivering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten.

Les omtale og hele rapporten "Arkivering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten"

Datatilsynet, Helsedirektoratet og Riksarkivet har samarbeidet med KS og deltakende kommuner i prosjektet, og de statlige myndighetene stiller seg samlet bak teksten i rapporten og veilederen.

Publikasjoner og brosjyrer

Publikasjonar som blir mottekne skal ikkje bevarast, arkiverast eller journalførast, men arkivavgrensast.

Dei publikasjonane verksemda lagar sjølv, skal i arkivet, og helst i den saka der forarbeida ligg. Dei bør også journalførast.

Det organet som lagar trykksaker o.l. skal arkivere eitt eksemplar og dei nøvendige forarbeida. (Arkivforskrifta § 3-19 om arkivavgrensing, punkt 1a)

Det er ikkje nødvendig å bevare publikasjonar på papir dersom den digitale fila er tilgjengeleg. 

Publikasjonar som er gjort allment tilgjengelege, skal avleverast til Nasjonalbiblioteket.

Innkjøpssaker

Lov om offentlege innkjøp dekkjer innkjøp av varer, tenester og byggje- og anleggsarbeid som offentlege organ står ansvarlege for. Innkjøp skal vere gjenstand for konkurranse. Basert på omfanget kan verksemda gjennomføre ein open eller avgrensa anbodskonkurranse, konkurranse med forhandling eller eventuelt direkte innkjøp. Verksemda lagar ein førespurnad, mottek tilbod, kommuniserar med tilbydarane og inngår kontrakt. Ofte blir det gjennomført møte med tilbydarar før kontrakt blir signert.

Heile innkjøpssaka skal dokumenterast skriftleg, medrekna møte og annan kommunikasjon med tilbydarar. Det skal også førast ein fortløpande protokoll over alle innkjøp. Både innkjøpssprotokollen, konkurransegrunnlaget, innkomne anbod og anbodsdokument og skriftleg kommunikasjon mellom dei som gjennomfører innkjøpet og tilbydarane, er saksdokument for organet.

Dokumentasjonen er underlagt innsynsretten og skal dermed førast i journal.

Stillingssøknader

Ein stillingssøknad skal journalførast fordi han er eit inngåande saksdokument som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. 

Riksarkivaren har ikkje høve til å gi dispensasjon frå journalføringsplikta, men kan derimot gi dispensasjon frå kravet i arkivforskrifta § 2-9 om at elektronisk journalføring skal skje i eit system som er godkjend av Riksarkivaren etter Noark-standarden. Føresegnene i arkivforskrifta §§ 2-6 og 2-7 vil enda gjelde, sjølv om stillingssøknadene ikkje blir journalførte i sakarkivsystemet.

Mange verksemder brukar eigne fagsystem til tilsetjingar, der jobbsøkjaren legg inn CV, sender søknad og får kvittering via rekrutteringssystemet. Eit slikt rekrutteringssystem kan vareta journalfunksjonen for stillingssøknader som ikkje skal bevarast, så lenge verksemda når som helst i tilsetjingsprosessen og seinare kan opplyse om at søknaden har kome inn, og om nødvendig produsere ein offentleg journal basert på opplysingane i rekrutteringssystemet. Rekrutteringssystemet må difor ha felt for alle relevante punkt i arkivforskrifta § 2-7, og ein må hugse å dokumentere gjeldande praksis i arkivplanen.

Dei dokumenta som skal bevarast for ettertida skal likevel alltid lagrast i Noark-systemet. Desse dokumenta går fram av Riksarkivaren si forskrift kapittel III-V og omfattar mellom anna:

  • kunngjeringstekst
  • forenkla og utvida søkjarliste 
  • søknad med vedlegg til den som blir tilsett

Søknadene til dei som ikkje blei tilsett kan kasserast etter at alle klagefristar har gått ut, når verksemda ikkje har bruk for dei meir.

Verksemder som leverer offentleg journal til OEP må avklare eventuelle problem med at stillingssøknader ikkje blir publiserte på www.oep.no. Krav til offentligheit ligg utanfor Riksarkivarens myndigheit.

Arkivforskrifta definerer organinterne dokument som dokument som blir sende innanfor eit enkelt organ. Organinterne dokument blir også kalla interne notat. Leiinga kan avgjere at desse dokumenta ikkje skal journalførast men bli registrerte på ein enklare måte.

Offentleglova seier at det i enkelte tilfelle kan gjerast unnatak frå innsyn i dokument som inngår i intern saksførebuing. Dette gjeld først og fremst organinterne dokument. Dokument innhenta utanfrå, for eksempel frå underordna organ, kan det også gjerast unnatak for med same grunngiving.

For desse dokumenta er det likevel journalføringsplikt.

Kva er interne notat?

I Noark-4 blir det nytta omgrep som dokumenttype ”N” og ”X” og i Noark 5 ”organinterne notat for oppfølging” og ”organinternt notat uten oppfølging”.

Ein etat eller ein kommune må sjølv vurdere om den skal vere eitt eller fleire organ. Brev mellom avdelingar kan gå som notat, men mellom regionkontor må dei kanskje gå som eksterne brev.

Kvifor bør interne notat journalførast?

Ut frå demokratiske omsyn bør ei gjennomsiktig og open forvaltning journalføre så mykje som råd.

Dokument som blir journalførte kan få alle nødvendige metadata som avsendar, mottakar og dato. Dei vil då kunne søkjast opp i ettertid.

Dersom det er ønskjeleg å berre registrere dokumenta, er det nødvendig å opne rett saksmappe for å finne dei igjen.

Kjekt å vite

  • Dersom notat blir journalførte, må dei også med i offentleg journal.
  • Det kan gjerast unnatak for innsyn i organinterne dokument dersom innhaldet krev det, men ei vurdering må alltid gjerast når det kjem eit innsynskrav.
  • Det er journalføringsplikt for interne notat graderte Konfidensielt eller høgare etter tryggingslova.

Lovhjemmel

Arkivforskrifta § 2-6 seier at organinterne dokument kan registrerast i journalen så langt organet finn det tenleg.

Offentleglova § 14 omhandlar unnatak frå offentleg innsyn for dokument som inngår i intern saksførebuing.

Forskrift om informasjonstryggleik kapittel 4B omhandlar krav til journalføring.

Kva er ein papirjournal?

Ein papirjournal er som regel ein journal som er ført inn i ein protokoll. Journal ført i ein tabell i eit tekstbehandlingssystem eller eit rekneark, eller i ein Access-base, skal også skrivast ut og avleverast på papir. Ei utskrift av ein elektronisk Noark-journal er også å rekne som ein papirjournal.

Papirjournalen er på same måte som den elektroniske journalen ein inngang til arkivmaterialet og skal oppbevarast saman med det.

Kvifor bruke papirjournal?

Små organ, eller utval, som ikkje har behov for eit elektronisk journalsystem, kan velje å føre innkomne og utgåande brev og notat manuelt.

Korleis føre ein papirjournal?

Ein papirjournal er ei heilt enkel kronologisk oversikt over korrespondanse. Journalen kan førast i ei bok eller på eit rekneark der ein skal knyte saman dokument som høyrer med i same sak.

Innkomne dokument blir registrerte med kronologisk løpenummer og med referanse til førre brev i saka. Saksdokumenta skal arkivleggjast etter det klassifikasjonssystemet som organet brukar (normalt Felles arkivnøkkel for statsforvaltninga). Fram til 1960-talet blei dokumenta som oftast samla på siste løpenummer.

Lovhjemmel

Arkivforskrifta § 2-6 seier at journalar skal førast elektronisk eller på papir.

Arkivforskrifta § 2-8 seier at ved journalføring på papir må det kontrollerast at journalen inneheld dei opplysningane som blir kravde. Statlege organ bør bruke ein av staten sine fellesblankettar.

Statens standardblankett for journalføring