FORV Hoved BERR0315

Om dokumentfangst og arkivering i elektroniske arkiver

Dokumentfangst er utgangspunktet for all arkivering. Dette innebærer at digitale objekter identifiseres og «fryses», og at arkivet må kunne beskytte innholdet mot alle fremtidige endringer.

Når et dokument er fanget må det kobles sammen med metadata. Journalføring er en variant av en slik sammenkobling.

Typer av metadata kan være

  • når dokumentet ble skapt (dato),
  • hvem som har skapt det (avsender),
  • hva det inneholder (dokumentbeskrivelse)
  • osv.

Metadata skaper en sammenheng som gjør det lettere å tolke eller vurdere dokumentets innhold i nåtid, men metadata er også uunnværlig for fremtidige søk og gjenfinning.

I sakarkiv-systemene er strukturen systematisert for nettopp å kunne skape en kontekst og derved mulighet for gjenbruk av dokumentasjonen, gjennom at objektets innhold og de tilhørende metadata til sammen utgjør dokumentasjon.

Kva er eit fagsystem?

Omgrepet fagsystem femner vidt og er lite presist. I ulike fagmiljø blir omgrepet brukt både om saksbehandlingssystem, beslutningsstøttesystem, informasjonssystem, kunnskapssystem, fòrsystem, dokumenthandteringssystem, kundebehandlingssystem osv.

Arkivverket har tradisjonelt skilt mellom ”internadministrative system” og ”fagspesifikke system”.

Med internadministrative system blir det forstått spesialiserte verktøy til støtte for spesialiserte, interne arbeidsoppgåver knytte til lønn, personal og journalføring.

Omgrepet fagspesifikke system blir brukt til å definere system som skal handtere spesialiserte fagoppgåver. Eit elektronisk fagsystem blir ofte definert som eit støttesystem som er spesialisert for saksbehandlinga i eit organ, gjerne tilrettelagt for handtering av eit stort tal saker som krev likearta behandling.

For mer informasjon, sjå lenke til dokumentet "Meir om fagsystem" nedanfor.

Kva arkivfaglege krav skal stillast til fagsystem?

  • Finn ut kva systemet skal gjere og om systemet handterar saksdokument som skal eller bør journalførast og arkiverast.
  • Spesifiser krav til arkivfunksjonane i systemet, i tråd med arkivregelverket.
  • Kontroller at relevante Noark 5-krav blir oppfylte og at innsyn kan gis.
  • Vurder om innhaldet skal bevarast og bygg eventuelt inn avleveringsfunksjonar i tråd med spesifikasjonane i Noark 5.
  • Sørg for at systemet sin funksjonalitet for journalføring og arkivering er godkjent av Riksarkivaren før systemet blir teke i bruk.

Kva er utfordringane med fagsystem?

Arkivleiaren i ei verksemd har ansvaret for at arkivfunksjonen i fagsystemet er i tråd med arkivlova. Arkivleiar er også ansvarleg for å vurdere bevaringsverdien til opplysningane i fagsystemet og sørgje for at bevaringsverdige opplysningar blir avleverte.

Det kan opplevast som vanskeleg å kome i samhandling med systemutviklarane, og systema er ofte store og komplekse og blir brukte i miljø som har avgrensa forståing for krav til arkivdokumentasjon.

Arkivleiar må halde seg orientert om fagsystem som skal utviklast eller reviderast og vere premissgivar på det arkivfaglege området også i design- og utviklingsfasen.

Meldeplikt

Dersom eit statleg, kommunalt eller fylkeskommunalt organ planlegg å arkivere elektroniske saksdokument i eit system som ikkje baserer seg på Noark-standarden, og som ikkje allereie er godkjent av Riksarkivaren, skal det sendast melding til Riksarkivaren før systemet blir teke i bruk.

I dette ligg at det skal sendast melding til Riksarkivaren når organet vedtek å setje i gang utviklingsarbeidet.

Lovhjemmel

Spesifiserte føresegner om fagsystem finn vi i arkivforskrifta §§ 2-13 og 2-14 og Riksarkivaren si forskrift kapitla VIII og IX.

Meir om fagsystem

Omgrepet fagsystem er mangslunge og i liten grad standardisert. ”Fagsystem” blir brukt både i arkivforskrifta og i Riksarkivaren si forskrift, kapittel VIII og IX, men det er ikkje eintydig definert.

I tillegg til at det herskar ein del uvisse rundt sjølve omgrepet og korleis det er å forstå, kan det også vere uklart kva arkivfaglege krav som faktisk gjeld for eit slikt system og korleis data og dokument i systemet skal behandlast.

I denne framstillinga vil vi freiste å rydde opp i dette.

Vi bruker alle e-post i vår kommunikasjon, det er snakk om store mengder hver dag. I all denne e-posten ligger det mye arkivverdig informasjon. Arkivregelverket er tydelig; alle dokumenter som er gjenstand for saksbehandling og/eller har verdi som dokumentasjon skal arkiveres. Formatet er irrelevant.

Å få arkivert e-poster er likevel en utfordring for alle typer virksomheter. Dette skyldes mange ulike forhold – teknologi, regelverk og kultur.

Denne komplekse problemstillingen må det jobbes med på ulike nivåer. Men alle som jobber med dokumentasjonsforvaltning til daglig, kan bidra til økt dokumentfangst fra epost. En arbeidsgruppe i SAMDOK har laget tipslisten under.

Tipsliste

  • Få med deg ledelsen
    Ledere må gå foran hvis det skal nå nedover i virksomheten – ”sånn gjør vi det her hos oss”.
  • Lag sjekkliste til ansatte, gjerne tilpasset arbeidsprosesser
    Hva skal journalføres?
  • Lag ”heistale”
    Heistaler er det du sier hvis du plutselig skulle få noen minutter til rådighet med noen du ønsker å påvirke. Arkivtjenesten kan forberede slike småtaler om e-post som de kan bruke i ulike sammenhenger.
  • Utnytt eksempler fra media til din fordel
    Skrekkeksempler kan vise hvor galt det kan gå, gladsakene kan gi noe å strekke seg etter.
  • Arranger e-ryddedag
    Arkivtjenesten initierer og veileder en fast dag i kvartalet, der målet er å rydde opp i ansattes e-postboks. Arkivtjenesten bør da være mobil og tilgjengelig for de som trenger assistanse.
  • Lag en guide for arkivledere for å finne alliansepartnere og forankre arkivtjenesten i egen virksomhet
    Hvem bør man snakke med, hva bør man si, hvilket språk bør man bruke?
  • Få ledere eller andre til å nevne e-post i signatur
    Eksempelvis har ordføreren i Klepp kommune, Ane Mari Braut Nese, følgende setning under navnet sitt: ”Ver klar over at e-post til og frå Klepp kommune i utgangspunktet er journalpliktig etter arkivlova og også vil vera eit offentleg saksdokument som andre vil kunne få innsyn i etter reglane i offentleglova”. Hun sier det er svært oppdragende.
  • Arranger korte kurs der e-post er eneste tema
    Eksempelvis har arkivtjenesten hos Procter & Gamble en grense på 20 min, ingen av deres kurs skal være lenger enn det. Nano-læring er et alternativ, de kjennetegnes ved å ha varighet på maks 5 minutter og distribueres direkte til de ansatte via nettet.
  • Få arkivering av e-post inn på alle relevante arenaer
    Lederutviklingskurs, nytilsattkurs, rutiner som gås igjennom når noen slutter, avdelingslunsjer osv. Arkivleder/arkivtjenesten må tørre å ta plass i virksomheten. Å arkivere e-poster handler om å dokumentere oppgaveløsningen til en virksomhet, ikke om å tilfredsstille arkivtjenesten.
  • Etterlevelse av regelverket knyttet til arkivering av e-post bør være en del av hver merarbeidersamtale
    Snakk med personal, og få det inn i malverket
  • Faste månedsrapporter til ledere om hvem som har arkivert/ikke arkivert e-post
    Kan publiseres på intranett for å vise statistikk på enhetsnivå. Arkivtjenesten kan utrope månedens beste i e-postarkivering.
  • Informasjonskampanjer
    Kjør kampanjer internt av typen ”sender du fra @derdujobber er det på vegne av arbeidsgiver. Privat e-post sender du fra privat adresse”
  • Innfør makskvote på tillatt e-post i innboks/utboks
    Allier deg med IT. Må kombineres med opplæring av sletting og arkivering av e-post.
  • Steng flest mulig fellesmapper/fellesområder
    Allier deg med IT. Forutsetter fullgode alternativer.
  • Engasjer e-postambassadører
    Ha en e-postambassadør i hver gang/seksjon/enhet som minner kollegaene på å arkivere e-poster i virksomhetens arkiv.
  • Utarbeid kursopplegg/ informasjonskampanjer /retningslinjer i samarbeid med ansatte utenom arkivet for å sikre forståelig og godt språk

Du kan lese hele rapporten fra arbeidsgruppa her (18.12.2014)

Nettstadene til offentlege organ er «dokument som vert til som lekk i ei verksemd», og er derfor å rekne som arkiv i arkivlova si forstand. Dette gjeld organet sine sider både på Internett og intranett.

Nettstader er ikkje direkte omtala i arkivlova, og passer strengt tatt ikkje inn i regelverket si terminologi. Det er derfor grunn til å evaluere regelverket på dette området, mellom anna med tanke på forholdet mellom arkivlova og pliktavleveringslova.

I tillegg skaper mediet si dynamiske natur fleire utfordringar knytt til både avgrensing, dokumentering og bevaring. Korleis desse utfordringane skal handterast må granskast nærare i tida som kjem.

Kva slag arkivmateriale er nettstader

Arkivhandboka legg til grunn at nettstader er å rekne som «trykksaker, rundskriv, anna mangfalda og allment tilgjengeleg materiale», jf. arkivforskrifta § 3-19. Det vil seie at det organet som har utferda slikt materiale skal arkivere eitt eksemplar og dei naudsynte forarbeida. Dette inneber vanlegvis at nettsider blir arkiverte enkeltvis i eit godkjent dokumentformat i Noark-systemet.

Ei slik tilnærming varetar arkivlova sine krav til handtering av denne typen materiale, og kan fungere godt nok for nokon. For andre kan det derimot vere meir hensiktsmessig å anse nettstaden som arkivmateriale i generell forstand, som dermed skal vurderast for bevaring og kassasjon på linje med anna arkivmateriale hos organet. Nettstader kan altså på mange måter samanliknast med fagsystem i verksemda.

Bevaringsvurdering

Det enkelte organ må altså sjølv vurdere bevaringsverdien til informasjonen på sine nettsider og leggje ein plan for korleis denne dokumentasjonen skal varetas, det vere seg i form av skjermdumper frå publiseringsverktøyet eller uttrekk frå det underliggjande produksjonssystemet.

Heimesidene er i mange tilfelle den viktigaste publiseringskanalen offentlege organ har mot publikum. Det kan derfor vere grunn til å vurdere om presentasjonslaget har sjølvstendig bevaringsverdi, altså korleis informasjonen ser ut for allmenta. Både bevaring og kassasjon av nettstaden må vere grunngitt i ein bevarings- og kassasjonsplan. Ei bevaringsvurdering av nettstader må også innehalde ei vurdering av kor langt «ned» ein skal gå, dvs. lenkedjupna på det som skal bevarast, og kor ofte hausting skal skje.

Forholdet til pliktavleveringslova

Pliktavleveringslova pålegg offentlege organ å avlevere mangfalda og allment tilgjengeleg materiale til Nasjonalbiblioteket. Det er ikkje gjort nokon avgrensing mellom pliktavleveringslova og arkivlova, noko som betyr at dette i utgangspunktet ikkje påverker den arkivmessige handteringa av nettstader.