ENG

Bevaring av digitale privatarkiv

Personer, private organisasjoner og bedrifter skaper i dag sine arkiver ved hjelp av digitale systemer.

Digitale medier har erstattet papiret på arkivenes kjerneområder, som sakarkiver, møteprotokoller og registre. Digital lagring benyttes dessuten på alle typer informasjon i form av tekst, lyd, bilder og film.

Hvordan kan vi få bevart digitalt skapte privatarkiv? På et webinar 23. mars 2021 fortalte tre ulike institusjoner om sine erfaringer og praksis. Presentasjonene ble tatt opp etter avtale med innlederne.

Det kan være en stor utfordring å få tatt vare på digitalt arkivmateriale som ikke er basert på godkjente standarder. 

Les mer om internasjonale standarder her.

Private arkivskapere benytter seg svært ofte av individuelle digitale løsninger, som for eksempel når:

  • virksomheten lagrer digital informasjon i form av frittstående digitale dokumenter eller filer i en vanlig katalog- og filstruktur. Denne typen filer vil veldig ofte være bevaringsverdig.
  • saker blir behandlet i sin helhet på e-post uten at handlingene blir dokumentert i et arkiv. E-postsystemer kan dermed inneholde informasjon og dokumentasjon som ikke finnes andre steder, og kan i realiteten ofte være det viktigste arkivsystemet.
  • mange private virksomheter lagrer informasjon i databaser, som kan være alt fra enkle registre til fagsystemer med avansert forretningslogikk. Et fagsystem kan være et spesialsystem som er laget for å løse en bestemt arbeidsoperasjon hos én virksomhet, eller et standardsystem som brukes av mange, som for eksempel regnskaps- eller lønnssystemer.
  • Private virksomheter benytter i stor utstrekning sak- og arkivsystemer som ikke følger Noark-standarden. Vi anbefaler løsninger for dokumentasjonsforvaltning som gjør avlevering og langtidsbevaring mulig.

Private virksomheter bør undersøke om det finnes informasjon som er viktig for virksomheten i for eksempel e-poster, filområder, skytjenester, samhandlingsverktøy, applikasjoner, sosiale medier, hjemmesider, tekstmeldinger, personal- og regnskapssystemer. Deretter kan de samle og sikre informasjonen og legge en plan - ofte kalt en retention plan - som gjør at de i framtida opprettholder kontrollen, hvilken informasjon skal tas vare på hvor lenge osv. Plandokumentet må forankres i ledelsen og virksomheten for øvrig. Rutiner og retningslinjer for virksomheten og medarbeiderne må utarbeides, og tas i bruk.

Her kan du lese Tine Weirsøes foredrag, Arkivdanning og digital arkivering i privat sektor fra SAMDOK-konferansen 2014. Les mer om prosessen fra dokumentasjonsforvaltning til langsiktig bevaring av privatarkiver i Tine Weirsøes presentasjon fra WORKSHOP: ARKIVET – FRA AKTIVE DOKUMENTER TIL HISTORISK KILDE

Bevaringsinstitusjonene ligger langt på etterskudd i bevaringen av digitale privatarkiver. Feltet har også bydd på utfordringer for offentlige arkiver, særlig mht. tilgjengeliggjøring. Hensiktsmessig programvare for håndtering av digitalt skapte arkiver må velges og standardiserte ”produksjonsløyper” etableres for høsting/mottak/forvaltning av digitalt skapte arkiver, tilrettelagt for materiale fra alle sektorer.

Rapporter

I prosjektet SAMDOK ble det lagd to rapporter om digitale privatarkiv:

Metodikk for høsting og langtidslagring av digitale privatarkiv

Sammenligning av programvare for arkivbeskrivelse og visning/gjenfinning av digitalt arkivmateriale – Atom vs Arkivportalen og Asta.

Kort veileder i arkiv og dokumentasjonsforvaltning for organisasjoner og bedrifter.

Arkivverket har tildelt utviklingsmidler for utvikling av metodikk for bevaring av digitale privatarkiv. Du finner mer informasjon om disse prosjektene her:

Arbark 2018: Arbark - Farvel DBS. Utredning av metoder for datahøsting fra private

Arbark 2016: Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek - Farvel DBS (Utredning av metoder for datahøsting fra private databasesystemer)

Misjons- og diakoniarkivet 2016: VID vitenskapelige høgskole AS - Bevaring av digitalt arkivmateriale (oppfølgning av prosjektet "Det norske Diakonhjem 1890-1990")

Arbark 2015: Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek - PEANUTS, Private elektroniske arkiver; utvikling - testing - sikring

Bergen byarkiv 2015: Bevaring av digitalt skapte privatarkiv

Aust-Agder Museum og arkiv 2015: Prosjekt: Digitalt Depot for Privatarkiv (Tidl. navn: eArkiv fra idretts-krets til arkivdepot) - – se også http://atom.aama.no/

Utviklingsmidler har også vært gitt til digitalisering. Her er noen rapporter om slike prosjekter:

Perspektivet Museum 2018: Bevaring, sikring og digitalisering av Arkivmateriale etter Sara Fabricius (Cora Sandel) – vil publisere på Arkivportalen og på DigitaltMuseum

IKA Møre og Romsdal 2017: Digitalisering og publisering av skipstegninger fra Voldnes skipsverft

Aust-Agder Museum og arkiv 2016: Privatarkiv Rett på nett (metadataberiking og massepublisering av institusjonens privatarkivsamling på arkivportalen.no.

Misjons- og diakoniarkivet 2016: VID vitenskapelige høgskole AS - Digitalisering av Kina-filmer i Misjonsarkivet