ENG

Digitale privatarkiv

Personer, private organisasjoner og bedrifter skaper i stadig større grad sine arkiver ved hjelp av digitale systemer.

Digitale medier har erstattet papiret på arkivenes kjerneområder, som sakarkiver, møteprotokoller og registre. Digital lagring benyttes dessuten på alle typer informasjon i form av tekst, lyd, bilder og film.

Det kan være en stor utfordring å få tatt vare på digitalt arkivmateriale som ikke er basert på godkjente standarder. 

Les mer om internasjonale standarder her

Private arkivskapere benytter seg svært ofte av individuelle digitale løsninger, som for eksempel når

  • virksomheten lagrer digital informasjon i form av frittstående digitale dokumenter eller filer i en vanlig katalog- og filstruktur. Denne typen filer vil veldig ofte være bevaringsverdig.
  • saker blir behandlet i sin helhet på e-postuten at handlingene blir dokumentert i et arkiv. E-postsystemer kan dermed inneholde informasjon og dokumentasjon som ikke finnes andre steder, og kan i realiteten ofte være det viktigste arkivsystemet.
  • mange private arkivskapere lagrer informasjon i databaser, som kan være alt fra enkle registre til fagsystemer med avansert forretningslogikk. Et fagsystem kan være et spesialsystem som er laget for å løse en bestemt arbeidsoperasjon hos én arkivskaper, eller et standardsystem som brukes av mange arkivskapere, som for eksempel regnskaps- eller lønnssystemer.
  • Private aktører benytter i stor utstrekning sak- og arkivsystemer som ikke følger Noark-standarden. Vi anbefaler løsninger for dokumentasjonsforvaltning som gjør avlevering og langtidsbevaring mulig.

Private virksomheter bør undersøke om det finnes informasjon som er viktig for virksomheten i for eksempel e-poster, filområder, skytjenester, samhandlingsverktøy, applikasjoner, sosiale medier, hjemmesider, tekstmeldinger, skrivebordsskuffer, personal- og regnskapssystemer. Deretter kan de samle og sikre informasjonen og legge en plan som gjør at de i framtida opprettholder kontrollen, hvilken informasjon skal tas vare på hvor lenge osv.

Plandokumentet må forankres i ledelsen og virksomheten for øvrig. Rutiner og retningslinjer for virksomheten og medarbeiderne må utarbeides, og tas i bruk.

Her kan du lese Tine Weirsøes foredrag, Arkivdanning og digital arkivering i privat sektor på SAMDOK-konferansen 2014.

Les mer om prosessen fra dokumentasjonsforvaltning til langsiktig bevaring av privatarkiver (nedlastbar fil) i Tine Weirsøes presentasjon fra WORKSHOP: ARKIVET – FRA AKTIVE DOKUMENTER TIL HISTORISK KILDE

Bevaringsinstitusjonene ligger langt på etterskudd i bevaringen av digitale privatarkiver. Feltet har også bydd på utfordringer for offentlige arkiver, særlig mht. tilgjengeliggjøring. Hensiktsmessig programvare for håndtering av digitalt skapte arkiver må velges og standardiserte ”produksjonsløyper” etableres for høsting/mottak/forvaltning av digitalt skapte arkiver, tilrettelagt for materiale fra alle sektorer.

Nye rapporter

Rapport fra arbeidsgruppe i SAMDOK 2016 Oppgave 10 Metodikk for høsting og langtidslagring av privatarkiv

Rapport fra arbeidsgruppe i SAMDOK 2016 Oppgave 11 Arkivdanning og bevaring av privatarkiv.  Kort veileder i arkiv og dokumentasjonsforvaltning for organisasjoner og bedrifter.

 

Første norske rapport om emnet (2005):

Prosjektet "Elektroniske privatarkiver" ble gjennomført i 2005 av Privatarkivavdelingen i Riksarkivet. Prosjektet fikk støtte fra ABM-utvikling. Hovedmålet for prosjektet var å legge til rette for bevaring av elektroniske arkiver i organisasjoner, bedrifter og personarkiver.

Utfordringer knyttet til arkivdanning, bevaring, ordning og katalogisering ble utredet.

Målgruppen var i hovedsak bevaringsinstitusjoner som mottar elektroniske arkiver etter private arkivskapere. 
Arbeidsresultatene fra prosjektet er nedfelt i prosjektrapporten med åtte vedlegg som kan lastes ned nedenfor. 

Last ned

  • PROSJEKTRAPPORT ELEKTRONISKE PRIVATARKIVER (2005)
    176.3 KB