ENG
FORV Ringpermer

Har du et arkiv du ønsker å overføre?

I hvert fylke er det en institusjon som koordinerer det regionale arbeidet med privatarkiv. Er ditt privatarkiv av lokal eller regional karakter, ta kontakt med aktuell fylkeskoordinerende institusjon. Riksarkivet tar imot privatarkiv av nasjonal karakter. Samisk arkiv har ansvar for arkiver knyttet til samiske aktører. Statsarkivene tar imot privatarkiv knyttet til sin region.

Dersom du ønsker å avlevere/deponere et privatarkiv, eller har behov for en vurdering av et slikt arkiv, kan du sende en henvendelse til seksjon for bevaringsvurdering og privatarkiv


Den som vil levere et arkiv til en bevaringsinstitusjon bør om mulig ordne og registrere arkivet så langt det lar seg gjøre, og inngå skriftlig avtale om overføringen. 

En detaljert, oversikt over fylkeskoordinerende institusjoner finnes på siden Institusjoner og ressurser på privatarkivfeltet.

Ordning av papirarkiver

Det er ønskelig at arkivet avleveres ordnet med en katalog eller en arkivliste.

I vedlagte kapittel fra boken Privatarkiver, se lenke nedenfor) beskrives ordningsprosessen. Har du spørsmål eller behov for veiledning ta gjerne kontakt med den institusjonen du skal overføre arkivet til.

Her finner du maler du kan skrive arkivlista inn i. 

Her kan du lese mer om egnet emballasje og arkivesker

Avtale om eiendomsoverføring eller deponering

Ved overføring av et privatarkiv til en bevaringsinstitusjon må det inngås en avtale, enten om å avlevere arkivet ved eiendomsoverføring (gave) eller som deponering.

Her finnes eksempel på en avtalemal som kan brukes.

Dersom arkivet overføres som deponering bør det presiseres at:

  • deponeringen gjelder i x antall år
  • dersom det ikke skrives ny deponeringsavtale når perioden er utløpt, tilfaller arkivet depotinstitusjonen som gave.           

Vilkår for bruk av arkiv

I avtalen mellom arkiveier og bevaringsinstitusjon reguleres også evt. retningslinjer for bruksavgrensinger jf. Arkivlovens § 16. Disse skal avtales i forkant av avtaleinngåelse og avlevering/deponering. Omfanget må spesifisere hvem/hvilke deler/hvor lenge.

Riksarkivarens retningslinjer for arbeidet med privatarkiv (lenke) i kapittel 3.4.3 som omhandler etisk, ikke diskriminerende og forutsigbar bruk gjelder:

  • Depotinstitusjon bør arbeide for at en klausul ikke utformes slik at den på en urimelig måte begrenser en forsvarlig bruk av arkivmaterialet, eller virker diskriminerende på grupper av brukere.

Bevaringsinstitusjonen er forpliktet til å klausulere arkivmateriale når dette følger av bestemmelser gitt i lov eller i annet regelverk.

Om formidling og tilgjengeliggjøring av foto

Arkivverket har en egen policy for formidling og tilgjengeliggjøring av foto.

*) Teksten er hentet fra: Ødegaard, Øyvind: Ordning og katalogisering i Lange, V., Mangset, D. og Ødegaard, Ø. (2001): Privatarkiver: bevaring og tilgjengeliggjøring, Oslo:Kommuneforl.

Riksarkivet mottar primært arkiver etter private arkivskapere som har eller har hatt en landsomfattende virksomhet, eller som på annen måte har hatt en så framskutt stilling innenfor sitt arbeidsfelt at de kan regnes som betydningsfulle i nasjonal sammenheng. Dette kan være:

  • Viktige personlige samfunnsaktører (politikere, forskere, kulturpersonligheter og andre)
  • Organisasjoner med landsomfattende virksomhet
  • Bedrifter og konserner av nasjonal betydning
  • Arkiver som dokumenterer signifikante samfunnsfenomener

Følgende kriterier legges til grunn ved bevaringsvurdering:

  • Materialets potensial som dokumentasjon av arkivskapers virksomhet, samfunnsansvar eller tredjepersons rettigheter
  • Arkivskapers samfunnsmessige betydning
  • Landsomfattende virksomhet
  • Kulturell, sosial, vitenskapelig eller innovativ virksomhet av vesentlig betydning
  • Relasjon til offentlig myndighet
  • Pionérvirksomhet
  • Representativitet
  • Om arkivet representerer et supplement til eksisterende bestand
  • At arkivet er mest mulig komplett

Riksarkivet kan også bevare arkiver etter private arkivskapere som faller utenfor disse kriteriene. Dette kan være aktuelt for materiale som dokumenterer et spesielt emne, som supplerer andre, mer sentrale arkiver, eller som etter en nærmere vurdering anses som bevaringsverdig og det ikke kan finnes andre praktiske alternativer for bevaring.

Riksarkivet tar også hensyn til eventuelle ønsker om oppbevaringssted som er uttrykt fra arkivskaper eller arkiveier.

Fotografisk materiale.

Riksarkivet bevarer fotografisk materiale i privatarkiver etter disse kriterier: 

  • Bevare og formidle fotografisk materiale fra mottatte privatarkiver
  • Bevare og formidle fotografiske person-, organisasjons- og bedriftsarkiver av nasjonal betydning
  • Bidra til oversikt over fotografisk materiale i norske oppbevaringsinstitusjoner, bl.a. gjennom Arkivportalen
  • Bidra til at faglige standarder og retningslinjer for privatarkivarbeidet også blir lagt til grunn for fotografisk materiale

Riksarkivet bevarer i hovedsak fotografisk materiale som inngår som en serie eller bestanddel i et arkiv. Men Riksarkivet tar også imot fotoarkiver fra arkivskapere som har hatt bildeproduksjon som sentral eller hovedsakelig del av sin virksomhet (fotografer, bildebyråer, postkortprodusenter, presse m.fl.).

 

Forholdet til andre institusjoner:

Også andre oppbevaringsinstitusjoner har, på samme måte som Riksarkivet, en bevaringspolitikk som retter seg mot arkivskapere med en landsdekkende virksomhet. For å unngå at uklarhet skal føre til at deler av samme arkiv spres på flere oppbevaringsinstitusjoner, legger Riksarkivet vekt på å ha god kontakt med slike institusjoner. Samarbeidsavtaler bør inngås når det anses hensiktsmessig.

 

Riksarkivet stiller normalt følgende forutsetninger ved avlevering av privatarkiver:

  1. Arkivet avleveres ordnet med en katalog eller en arkivliste som Riksarkivet godkjenner.
  2. Omkostninger knyttet til selve avleveringen eller i forbindelse med nødvendig ordning av arkivet, bæres av arkiveier.
  3. Riksarkivet forbeholder seg rett til å kassere eller tilbakeføre til arkiveier materiale som ikke vurderes som bevaringsverdig. Når det ansees hensiktsmessig, forbeholder Riksarkivet seg å kunne overføre avlevert arkivmateriale til andre depotinstitusjoner, etter å ha orientert arkiveier om dette.
  4. Riksarkivet forplikter seg til å gjøre avleverte arkiver tilgjengelig for publikum så snart som mulig etter avlevering (se pkt. f nedenfor). Arkiveier har anledning til å sette betingelser for publikums adgang til materialet, hvis intet annet er avtalt. Riksarkivaren er uavhengig av dette forpliktet til å klausulere arkivmateriale når dette følger av bestemmelser gitt i lov eller i annet regelverk.
  5. Riksarkivet kan etter vurdering motta et uordnet privatarkiv uten vederlag for ordningsarbeidet dersom arkiveier ikke er i stand til å bidra med midler til ordning eller mulighet til å ordne arkivet selv. Slikt materiale vil bli ordnet og gjort tilgjengelig når Riksarkivet kan finne ressurser til det.

Kontakt: Kristin Brattelid eller Vidar Bjørnsen 

Statsarkivet i Oslo tar imot og bevarer privat arkivmateriale etter enkeltpersoner, foreninger, organisasjoner, næringsliv og bedrifter samt institusjoner i Oslo, Akershus og Østfold. Statsarkivet i Oslo samarbeider med disse institusjonene når det gjelder oppbevaring av privatarkiver: Oslo byarkiv, Museene i Akershus og Østfoldmuseene.

Kontakt: Kristin Brattelid eller Vidar Bjørnsen 

Statsarkivet i Kongsberg tar imot arkiv fra teknologibedrifter på Kongsberg og ellers i distriktet - primært gjelder dette virksomheter med utspring i tidligere Kongsberg Våpenfabrikk; arkiv fra næringsvirksomheter av særskilt lokal eller regional betydning, forutsatt at arkivets omfang og tilstand er av en slik art at Statsarkivet i Kongsberg har ressurser til oppbevaring og tilgjengeliggjøring; privatarkiv av nasjonal betydning som ikke naturlig hører hjemme i, og kan tas tilfredsstillende hånd om av andre depotinstitusjoner i distriktet eller ellers; arkiv fra organisasjoner på fylkesnivå; dvs. organisasjoner/organisasjonsledd som dekker et geografisk område tilsvarende minst et fylke. Privatarkiv av rent lokal karakter kan mottas unntaksvis dersom det dreier seg om materiale av helt spesiell betydning.

Kontakt: Øystein Ødegården

Statsarkivet i Kristiansand har som mål å sikre og bevare arkivmateriale som bredest mulig kan dokumentere privat virksomhet i landsdelen i en arbeidsdeling med Aust-Agder Museum og Arkiv som samler privatarkiver fra Aust-Agder. Arbeiderbevegelsens arkiv for Agder avleverte i 2000 sin samling arkiver til statsarkivet. Det ligger ellers føringer for privatarkivarbeidet i tilskuddsavtalen med Vest-Agder fylkeskommune fra 2009 om at arbeidsområdet til Statsarkivet skal være «vestfylket» - dvs de 11 vestligste kommunene i fylket.

Kontakt: Kristin Lindqvist

Statsarkivet i Hamar konsentrerer egen innsamling av privatarkiv til Hedmark og er åpne for kontakt fra arkivskapere som dekker begge fylker. SAH har ikke initiert egne innsamlingsprosjekter i Oppland, men har tatt imot arkiv herfra dersom arkivskapere har et uttrykkelig ønske om å avlevere til SAH. Det er særlig privatarkiv fra bank– og forsikring, advokatpraksis samt organisasjoner innen politikk og næringsliv som er avlevert fra Oppland. Foruten fylkesleddet er andelen arkivskapere størst fra Vestoppland. Statsarkivet i Hamar oppbevarer ca. 600 hm privatarkiv fra Hedmark og Oppland (2011) hvorav ca. 2/3 er bedriftsarkiv. Tidsperioden 1830-1970 dominerer, men arkiv fra 1700-tallet fram til i dag er representert. Etter 1990 har SAH gått aktivt ut for å samle inn privatarkiv etter en egen innsamlingsplan. Høyest prioritet i innsamlingsplanen har bedriftsarkiv fra virksomheter relatert til primærnæringene. 

Kontakt: Cæcilie Stang

Statsarkivet i Stavanger bevarer og gjer tilgjengeleg arkiv frå privat sektor i Rogaland og frå norsk petroleumssektor, arkiva etter dei største oljeselskapa, fagbevegelsen, bransjeorganisasjonar og leverandørbedrifter på norsk sokkel er avlevert/deponert. I samarbeid med petroleumssektoren arbeider statsarkivet for å sikre at den historiske delen av det norske olje- og gasseventyret vert dokumentert for ettertida. Statsarkivet er også regionalt arkiv for Arbeiderbevegelsens arkiv i Rogaland.

Statsarkivet i Stavanger deltar i Fylkesfotonettverk Rogaland som er eit samarbeidstiltak mellom alle større museum og arkivinstitusjonar i Rogaland. På den felles nettsida, http://www.fotonettverk-rogaland.no/, kan du lesa meir om arbeidet med den fotografiske kulturarven i Rogaland. 

Kontakt: Janet Birkeland Martin 

Statsarkivet i Bergen sitt innsamlingsområde omfattar primært privatarkiv frå personar eller verksemder som har tilknyting til statlege embete eller institusjonar i Hordaland (og Sogn og Fjordane). Statsarkivet skal orientere Hordaland fylkesarkiv om tilbod eller mottak av privatarkiv utanfor innsamlingsområdet.

Kontakt: Lillian Koehler

Statsarkivet i Trondheim oppbevarer ca. 500 privatarkiv, og dessuten Arbeiderbevegelsens arkiv fra Trøndelag. Dette består av ca. 400 småarkiv fra fagforeninger og lag knyttet til LO og Arbeiderpartiet. Noen av de største er arkivene etter handelshusene på 1700-tallet, samt arkivet etter Røros kobberverk. Statsarkivet tar vare på arkiv som dekker hele Trøndelagsregionen eller større deler av regionen eller som regnes som betydningsfulle i regionsammenheng. Arbeider aktivt med sjømatarkiv i Midt-Norge.

Se også: Arkivsenteret Dora

Kontakt: Atle Brandsar

Statsarkivet i Tromsø har en arbeidsdeling med museene i Sør- og Midt-Troms som bevarer privatarkiv fra sine spesifikke områder og tar imot større arkiver fra Finnmark som overstiger andre institusjoners kapasitet i Finnmark. Statsarkivet i Tromsø har funksjon som Arbeiderbevegelsens arkiv i Nord-Norge. Samler aktivt inn fiskeri- og sjømatarkiv i Nord-Norge.

Kontakt: Solbjørg E. Fossheim

Samisk arkiv har et nasjonalt ansvar for å ta vare på samisk dokumentasjon og har et særskilt ansvar for samiske privatarkiv. Samisk arkiv er kompetansenseter for mottak av samisk privatarkivmateriale og kunnskap om behandling av samiskspråklige privatarkiv.

Kontakt: Grete Gunn Bergstrøm, Nils Jørgen Nystø og Øystein Steinlien

Last ned

  • PRIV 5B Standard avtalemal for privatarkiv i AV (2017)
  • Privatarkiv_Ordning og katalogisering (Bokkapittel 25 sider)
    2.3 MB
  • PRIV 5 C Avleveringsliste_ny (xlsx)
    18.5 KB
  • PRIV 5 D Avleveringsliste (doc)
    54.3 KB