ENG
FORV Ringpermer

Har du et arkiv du ønsker å få bevart?

I hvert fylke er det en institusjon som koordinerer det regionale arbeidet med privatarkiv. Er ditt privatarkiv av lokal eller regional karakter, ta kontakt med aktuell fylkeskoordinerende institusjon. Arkivverket tar imot privatarkiv av nasjonal karakter. Samisk arkiv har ansvar for arkiver knyttet til samiske aktører.

Dersom du ønsker å avlevere/deponere et privatarkiv, eller har behov for en vurdering av et slikt arkiv, kan du sende en henvendelse til seksjon for bevaringsvurdering og privatarkiv via skjema.

Du kan lese mer om hvem som har ansvar for hvilken samfunnssektor og region her og se Arkivverkets egen bevaringsplan for privatarkiv som er styrende for hva vi tar inn her.

Gjelder henvendelsen materiale med samisk tilknytning, gå til Samisk arkiv.

Den som vil levere et arkiv til en bevaringsinstitusjon bør om mulig ordne og registrere arkivet så langt det lar seg gjøre, og inngå skriftlig avtale om overføringen. 

 

Ordning av papirarkiver

Det er ønskelig at arkivet avleveres ordnet med en katalog eller en arkivliste.

I vedlagte kapittel fra boken Privatarkiver, se lenke nedenfor) beskrives ordningsprosessen. Har du spørsmål eller behov for veiledning ta gjerne kontakt med den institusjonen du skal overføre arkivet til.

Her finner du maler du kan skrive arkivlista inn i. 

Her kan du lese mer om egnet emballasje og arkivesker

Avtale om eiendomsoverføring eller deponering

Ved overføring av et privatarkiv til en bevaringsinstitusjon må det inngås en avtale, enten om å avlevere arkivet ved eiendomsoverføring (gave) eller som deponering.

Her finnes eksempel på en avtalemal som kan brukes.

Dersom arkivet overføres som deponering bør det presiseres at:

  • deponeringen gjelder i x antall år
  • dersom det ikke skrives ny deponeringsavtale når perioden er utløpt, tilfaller arkivet depotinstitusjonen som gave.           

Vilkår for bruk av arkiv

I avtalen mellom arkiveier og bevaringsinstitusjon reguleres også evt. retningslinjer for bruksavgrensinger jf. Arkivlovens § 16. Disse skal avtales i forkant av avtaleinngåelse og avlevering/deponering. Omfanget må spesifisere hvem/hvilke deler/hvor lenge.

Riksarkivarens retningslinjer for arbeidet med privatarkiv (lenke) i kapittel 3.4.3 som omhandler etisk, ikke diskriminerende og forutsigbar bruk gjelder:

  • Depotinstitusjon bør arbeide for at en klausul ikke utformes slik at den på en urimelig måte begrenser en forsvarlig bruk av arkivmaterialet, eller virker diskriminerende på grupper av brukere.

Bevaringsinstitusjonen er forpliktet til å klausulere arkivmateriale når dette følger av bestemmelser gitt i lov eller i annet regelverk.

Om formidling og tilgjengeliggjøring av foto

Arkivverket har en egen policy for formidling og tilgjengeliggjøring av foto.

 

*) Teksten er hentet fra: Ødegaard, Øyvind: Ordning og katalogisering i Lange, V., Mangset, D. og Ødegaard, Ø. (2001): Privatarkiver: bevaring og tilgjengeliggjøring, Oslo:Kommuneforl.