BERR0319
Foto: Berre

Periodisering

Periodisering er å dele opp eit arkiv i tidsperiodar, slik at dei eldste og minst aktuelle dokumenta kan takast ut av arkivet. På denne måten blir det frigjort plass, og det blir enklare å finne fram i det nyaste og viktigaste materialet.

Eit arkiv er gjerne delt opp i arkivdelar, og kvar arkivdel kan periodiserast for seg. Periodeskiljet kan med fordel takast ved årsskiftet.

Arkivdelar som er objektordna, f.eks. personalmapper som er klasserte på namn eller fødselsnummer, eller bygningsarkiv som er klasserete på gards- og bruksnummer, treng kanskje ikkje periodiserast i det heile. Alternativt kan dei sakene som har blitt uaktuelle takast ut og flyttast til ein eigen arkivdel.

Dersom det ikkje blei gjort arkivavgrensing ved journalføring, skal det gjerast ved periodisering.

Dersom ikkje ein bevaring- og kassasjonsplan allereie er på plass, skal materialet kassasjonsvurderast ved periodisering.

Les mer om dette under fanen Bevaring og kassasjon

Periodane skal vere på minst 4-5 år. For kommunar kan det ofte vere gunstig å setje eit skilje kvart fjerde år, i takt med kommunevala. For små organ er det kanskje ønskjeleg med sjeldnare skilje.

Overgang til eit anna system eller leverandør, eller til ein ny generasjon av Noark-standarden, krev ikkje periodisering, men det kan vere praktisk å gjere større endringar og lage eit skilje ved slike høve.

Ein skal i alle fall gjere periodeskilje når:

  • det blir teke i bruk eit nytt klassifikasjonssystem (arkivnøkkel)  
  • det blir store omorganisereringar  
  • ein går over til elektronisk arkiv
     

Når det er bestemt at det er nødvendig å begynne på ein ny periode i arkivet, må det vurderast kva slags periodeskilje som skal gjerast. Det er to alternativ, skarpt og mjukt skille.

Skarpt skilje

Ved skarpt skilje blir alle saker avslutta ein bestemt dato, og det blir oppretta nye saker i ny arkivdel.

Dersom ei sak ikkje er avslutta, skal det lagast koplingar eller tilvisingar til ny sak. Inngåande brev som det ikkje er gitt svar på, kan overførast til ny periode i eit papirarkiv.

Fordelen er at det er enkelt å finne fram for ettertida. Ulempa er at saker blir splitta. Det medfører ein del ekstraarbeid for saksbehandlarar som må orientere seg i to arkivperiodar for å finne fram.  

Ved bruk av papirjournal må det gjerast skarpt skilje. 

Mjukt skilje

Dette blir også kalla skilje ved hjelp av overlappingsperiodar. Ein ny periode blir starta ein gitt dato, mens den gamle arkivdelen har status ”overlapping” i ein periode på normalt 1-2 år.

Når overlappingsperioden er avslutta, er det berre dei sakene som ikkje har fått nye journalpostar som blir liggjande i den gamle perioden. Denne blir avslutta og blir ein historisk base. Ei sak som stadig får nye journalpostar, kan gjennomleve mange periodeskilje.

Fordelen er at saksbehandlarane ikkje får ulemper, men det kan bli vanskeleg for ettertida å finne fram i arkivet fordi ei sak ikkje ligg i den perioden den blei starta, men der den blei avslutta.

Ved overgang til elektronisk arkiv kan aktive saker ferdigbehandlast  i papirarkivet dersom det gjeld saker som har kort behandlingstid.

Ved aktive saker som trekkjer ut i tid, skal det setjast skarpt skilje.

Ved periodisering skal arkiv frå førre periode setjast bort eller plasserast i historiske databasar.

Kvifor setje bort arkiv?

Dei fleste dokument og registrerte opplysningar blir som regel mindre brukte i saksbehandlinga jo eldre dei blir.

I eit elektronisk journal- og arkivsystem slepp brukarane å få uaktuelle treff i søkja sine og søkjinga tek kortare tid.

Når ein set bort eit papirarkiv blir det betre plass til nytt arkivmateriale. 

Bortsetjing av elektronisk arkiv

Elektronisk arkiv og journal blir sette bort på den måten at dei avslutta arkivdelane blir skilde ut og overførte til ein historisk database.

Lokale statlege organ skal samtidig deponere dei eldre elektroniske arkiva sine i det arkivdepotet kommunen brukar, eller anna depot som kommunen har avtale med (for eksempel eit interkommunalt arkiv).

Bortsetjing av fysisk arkiv

Fysisk arkiv som skal setjast bort, skal plasserast i eit egna arkivlokale. Ved bortsetjing av papirarkiv skal arkivet rensast for binders, strikkar, plast og liknande.

  • det skal gjerast arkivavgrensing dersom dette ikkje er gjort tidlegare.
  • det skal fjernast saker som skal kasserast. Dersom kassasjonsfristen ikkje har gått ut, må saker som skal kasserast plasserast for seg.
  • det skal haldast same orden i sakene som dei hadde i det aktive arkivet (dvs. etter arkivnøkkel eller andre rekkjeordningssystem).
  • arkivsakene skal leggjast i arkivesker. Det skal førast liste over dei bortsette sakene. Denne lista skal takast inn i arkivplanen.

Kjekt å vite

I aktivt arkiv kan det normalt oppbevarast ein arkivperiode. Arkivmateriale skal normalt overførast til arkivdepot når det er 25-30 år gammalt.

Når ein tilfører ein ny periode til bortsetjingsarkivet, må ein også undersøkje om det er materiale i bortsetjingsarkivet/fjernarkivet som er så gammalt at det bør overførast til arkivdepot.

Lovhjemmel

Arkivforskrifta § 3-14 omhandlar bortsetjing av papirarkiv og § 3-15 bortsetjing av elektronisk arkiv.

I eit elektronisk arkiv blir også arkivmaterialet sett bort, det vil seie at avslutta arkivdelar kan takast ut av det datalagringsområdet der det aktive arkivet ligg.

Likevel vel mange å behalde minst den siste perioden tilgjengeleg for søkjing. Det kan leggjast til rette for søk i begge arkivdelane under eitt, eller kvar for seg.  

Kunsten er å setje bort det rette arkivmaterialet slik at brukarane framleis kan ha det mest aktuelle materialet lett tilgjengeleg. Lang responstid og leitestøy bør unngåast.

Lovhjemmel

Arkivforskrifta kapittel IIIB, §§ 3-12 - 3-17, seier at sakarkiv og den tilhøyrande journalen skal delast inn i periodar.