Portrett Elisabeth Edland

Vil du vite mer?

Mer informasjon rundt proveniensprinsippet og andre tema som er relevante i forbindelse med avslutning av papirarkiver.

Frem til slutten av 18oo-tallet var den vanligste måten å organisere arkiv på å ordne dem etter emne, etter det såkalte pertinensprinsippet. Praksis var å bryte opp arkiver og reorganisere dem slik at materiale som omhandlet samme emne kom sammen. Tanken var at man da lettere kunne finne opplysninger om det man var interessert i. Dette var imidlertid et system som var vanskelig å gjennomføre. Ordningen av arkiv ble subjektiv og ofte ufullstendig. Ordningsarbeidet var dessuten svært arbeidskrevende.

Endringen kom ved overgangen til det 20. århundre. Et nytt grunnsyn vokste fram som var basert på en respekt for arkivenes opprinnelige orden. De nye tankegangene begynte i Frankrike, men spredde seg raskt. I 1898 skrev de nederlandske arkivarene Muller, Feith og Fruin en bok der de nye ideene ble utviklet til et system – og proveniensprinsippet ble født. Kjernen i proveniensprinsippet er at hvert arkiv skal behandles som en avsluttet enhet, og prinsippet bygger på en praktisk kritikk av de eldre systemene for arkivering og på arbeidsøkonomiske argument.

Ved å beholde arkivene som de var skapt, unngikk man omordningsarbeidet og sparte dermed store ressurser. Den nye måten å forholde seg til gamle arkiver på sikret dessuten en objektiv videreføring av innholdet i arkivene. Videre kunne man nå bruke registre, nøkler og journaler som fremfinningsredskaper, noe som var vanskelig med det gamle systemet. Et annet, og viktig, aspekt ved proveniensprinsippet er vektleggingen av dokumentets verdi i seg selv. Den plass et dokument har i et arkiv ved danning blir sett på som viktig. Dokumentets plass i saksbehandlingen kan være viktig for å forstå innholdet i dokumentet, samtidig som hvert enkelt dokument og dets plassering er viktig for at arkivet så godt som mulig skal fungere som dokumentasjon på arkivskaperens virksomhet.

Mer detaljer rundt arkivbeskrivelse, norsk allment arkivskjema og Standark finner du her.

Vil du vite mer om hva arkivbegrensing er? Eller trenger du veiledning i hvordan man lager en bevarings- og kassasjonsplan? Dette, og mye mer, finner du på nettsidene om bevaring- og kassasjon.

Arkivmateriale som skal avleveres til Arkivverket skal pakkes i godkjent emballasje. Men hva er godkjent emballasje? Gå til siden om "Mottak og bevaring av papirarkiver", så finner du svaret og annen nyttig informasjon.