ENG
IMG_0257

Veiledning for ordning av fotografier

Foto er arkivdokumenter som skal avleveres sammen med resten av arkivet. Bevaring og avlevering reguleres av bestemmelsene i arkivloven med tilhørende forskrifter

Fotomateriale i arkiv skal avleveres sammen med resten av arkivet fra samme periode.

Fotomateriale kan deles inn i:

  1. Analoge foto 
  2. Digitaliserte foto
  3. Digitale foto

 

Bunnmaterialet har betydning for hvordan materialet skal pakkes og ordnes, og det får også konsekvenser for hvordan materialet registreres. Eksempler på bunnmaterialet er positiver, negativ film, glassnegativer og dias.

 

Ikke bland sammen arkiv etter ulike organ og behold den indre ordningen i arkivet mest mulig. Se utfyllende informasjon «Hvordan forberede overføring av papirarkiv – sortering»

I de tilfellene det eksisterer egne fotoserier, skal de registreres som en spesialserie under bokstaven U i allment arkivskjema. Ofte finnes det også fotografier innimellom annet arkivmateriale, for eksempel i saksarkiv. Hvis det er tilfellet, må dette merkes særskilt i avleveringslisten. Det bør gå fram av avleveringslisten hvorvidt det fotografiske materialet er positiver, negativ film, glassnegativer, dias (eller digitalt skapte foto).

Dersom fotomaterialet er av et visst omfang, vil det være hensiktsmessig å sortere ut fotografiene fra det øvrige arkivmaterialet. Dersom dette gjøres, må man passe på at den opprinnelige sammenhengen mellom fotografiet og det øvrige arkivmaterialet ikke går tapt. Vi anbefaler også å sortere fotografiene etter ulike typer bunnmateriale. Eksempler på dette, er at glassnegativer pakkes for seg i en egen serie, mens negativ film pakkes i en annen serie. 

NB! Fotografier skal pakkes i spesialemballasje - se mer informasjon i åpne/lukkeboksen merket «Pakking

Skadet fotografisk materiale

I fasen med grovordning og registrering er det viktig å identifisere skadet materiale. Spesielt viktig er det å identifisere tegn til fuktighet og mugg. Man bør også ha særlig fokus på negativ film (særlig nitrat og acetat), og tegn til nedbrytning av denne. Acetatfilm kan lukte sterkt av eddik. Nitratfilm kan få kraftig sølvspeil. I veiledningen «Skadet fotografisk materiale» utgitt av Kulturrådet i 2014, kan man lese mer om identifisering av skadet fotografisk materiale:

Ta kontakt med Arkivverket vedrørende skadet fotomateriale som skal søkes avlevert.

Rensing

Materiell som er skadelig for fotomaterialet, skal renses ut (lenke til rensing på papirarkiv).

Du skal fjerne

  • binders
  • gule lapper (ta en kopi av lappen dersom innholdet er vesentlig!)
  • plastlommer, plaststrips, spiralinnbinding, skilleark, gummistrikk
  • stifter

Dette for å unngå skader på arkivmaterialet over tid.

Arkivbegrensning, bevaring og kassasjon

Om arkivbegrensning og kassasjon ikke har vært gjort tidligere må det gjøres før avlevering. (se Bevaring og kassasjon)

Lagringsformat og eventuelle skader på originalmateriale vil avgjøre hvordan materialet skal pakkes og ordnes.

I mange tilfeller vil det være behov for å pakke om fotografiene i syrefrie, ubuffrede konvolutter og i spesialesker.

Hvis materiale må emballeres på nytt, husk å overføre informasjonen til ny emballasje.

Følg lenken for mer informasjon vedrørende blant annet emballering og langtidslagring.

Arkivverket bidrar med veiledning i hvordan materialet bør pakkes og ordnes. Spørsmål rettes til postmottak@arkivverket.no

Analogt fotomateriale skal føres inn i en avleveringsliste. Listen skal sendes til Arkivverket før avlevering, etter at det er foretatt bevaringsvurdering. Arkivverket har utarbeidet en avleveringsliste som du skal bruke. Listen lastes ned her og lagres på ditt eget område. Mal til avleveringslisten følger Norsk allment arkivskjema.

Er det egne serier med analoge fotografier registreres de i spesialserie U (se eksempel på utfylt avleveringsliste i serie U). Husk å registrere lagringsformatet.

Finnes informasjon av motivet blir verdien av fotografiene større. 

Er det mange fotografier i arkivet, vil det være en fordel å lage underserier. Disse kan for eksempel gis betegnelser som portretter, grupper, arbeidsliv, fritid, gjenstander, bygninger, utstillinger, jubileer osv. En annen mulig inndeling er underserier ut ifra type fotografisk materiale: negativer, positiver, lysbilder.

Er fotografiene derimot innimellom annet arkivmateriale er det viktig å registrere hvilke arkivstykker og mapper fotografiene tilhører samt i hvilket lagringsformat de er (papirpositiv, negativ film, glassnegativ, dias, digitalt skapt).

Dersom fotomaterialet skal være unntatt offentlighet (klausuleres), er det viktig at du gjør en anmerkning om det i avleveringslisten.

Avleveringslisten skal godkjennes av Arkivverket før du kan sende inn materialet. 

Arkiver skal ikke sendes inn uten at avtale er gjort på forhånd.    

Standard for digitalisering av fotomateriale 

Nasjonalbiblioteket har utarbeidet en veiledende standard for skanning/digital sikkerhetskopiering av fotografisk materiale. Standarden kan fungere som en veiledende standard for digitalisering av fotografisk materiale i Arkivverket. Se under: 

Type

Format

Bildepunkter.

PPI

Bitdybde

Størrelse

Mb

Fargedias

35 mm

2500x3750

2650

48

53,6

Fargedias

6x6

4724x4724

2000

48

127,7

Fargedias

storformat

ca. 8000x10000

2000

48

230

Sv/hv film

35 mm

2500x3750

2650

16

17,9

Sv/hv film

6x6

4724x4724

2000

16

42,6

Sv/hv film/glass

16x21

5669x7441

900

16

99,3

Sv/hv papir

<A4

3307x4677

400

8

14,8

Sv/hv papir

<A3

4677x6614

400

8

29,5

Farge papir

<A4

3307x4677

400

24

44,3

Farge papir

<A3

4677x6614

400

24

59

I praksis har opptaksutstyret innvirkning på valg av standard. For fargedias og svart/hvitt film som avfotograferes i Riksarkivet med Phase One camera, er det naturlig å bruke kameraoppløsning, dvs. 10 328 bildepunkt x 7760 bildepunkt brutto. Dette er maksimalt av hva dette kamera kan greie.

I de tilfellene det er naturlig å bruke skanner (bokskanner) for avfotografering, anbefaler vi å avfotografere i 600 dpi hvis fotoene har A5 format eller er mindre enn A5. Dette gir mulighet til å forstørre opp til A4-format. For formater fra større enn A5 anbefales det å skanne med en oppløsning på 400 dpi. Dersom hoveddelen av bildene er i A5-størrelse eller mindre, anbefales det å skanne alt i 600 dpi, for en mest mulig effektiv arbeidsflyt.

Lagringsformat er ukomprimert tiff.

En del virksomheter ønsker å digitalisere sine foto i forbindelse med en avlevering og/eller ved fare for forringelse av fotomaterialet. Arkivverket kan bidra med veiledning i denne prosessen. Send oss en forespørsel på e-postadressen postmottak@arkivverket.no.

Krav til bildekvalitet ved skanning blir behandlet i Riksarkivarens forskrift § 5-15. Merk at oppløsning på 300 dpi (100%, RGB, 24 bit dybde, lavest mulig kompresjon) er minimumskravet. Filformatet TIFF er anbefalt lagringsformat for digitale sikringskopier av foto. Ulike materialtyper og formater vil stille ulike krav til digitalisering uten informasjonstap. Se veiledende standard for skanning/digital sikkerhetskopiering av fotografisk materiale, se egen åpne/lukkeboks (vedtatt av Arkivverket i 2013). Rutiner for digitalisering og kontroll av utstyr er beskrevet i "Digitalisering av fotosamlinger".

Metadata til digitale foto

For å sikre gjenfinning og framtidig bruk av fotografiene, skal metadata følge digitaliserte og digitalt skapte foto.

Informasjon på baksiden av fotografiet, på konvolutten og på emballasjen, bør overføres i den grad det lar seg gjøre, alternativt kan man digitalisere både forside og bakside av fotografiene.

Beskrivelse av motiv, navn på avbildede personer, stedsangivelse og navn på fotograf er vesentlig informasjon som legger til rette for gjenfinning og senere bruk fotografiene.

Opplysningene til fotografiene kan registreres i excel-skjema etter denne malen: (kommer)
Lag en henvisning mellom den digitale fila og det originale analoge fotografiet.
 

Digitale foto arkiveres på ulike måter. De kan være en del av arkivsystem som håndterer ulike typer saker og dokumenter, eller virksomhetene kan ha egne fagsystem som håndterer foto. I mange tilfeller vil det være slik at virksomhetene kun har foto lagret som filer i en mappestruktur.

Metadataene i systemene vil kunne eksporteres på ulike måter. Ved avlevering lagres metadata og filer i en struktur som avleverer og Arkivverket blir enig om.

Dersom foto kun er bevart som filer i en mappestruktur, må man tilføre metadata som legger til rette for gjenfinning og senere bruk av fotografiene. Man kan ta utgangspunkt i samme excel-skjema som for digitaliserte fotografier.