Lydbølge 3

Veiledning for arkiv med uvanlige formater

Veiledning for arkiv som inneholder kart, tegninger, fotografier eller andre uvanlige formater.

Kart og tegninger må pakkes i spesialemballasje. Vi anbefaler at du tar kontakt med Statsarkivet om du har større mengder med kart eller tegninger.

Kart bør helst oppbevares liggende. Det finnes spesialesker å få kjøpt. Man kan også få bestilt spesialesker etter mål. Kart og tegninger bør helst ikke rulles. Bare tegninger som har vært sammenrullet, og ikke lengre kan flates ut, skal bevares på rull. Husk at om kart og tegninger plukkes ut fra sin sammenheng, må det lages krysshenvisning i arkivet og i avleveringslisten.

Kortregistre kan ligge som de er dersom de er pakket i gode pappesker. Ellers finnes det pappesker å kjøpe.

Når man registrerer fotografier i en serie, bør beskrivelsen av motivet være hovedkriterium. Det er denne metoden som gir brukeren den mest effektive informasjonen om bildene og gjør det enklest å finne frem til ønsket fotografi. Fotografienes verdi blir mye større når man vet hva/hvem de avbilder.

Er det mange fotografier i arkivet, vil det være en fordel å lage underserier. Disse kan for eksempel gis betegnelser som portretter, grupper, arbeidsliv, fritid, gjenstander, bygninger, utstillinger, jubileer osv. En annen mulig inndeling er underserier ut ifra type fotografisk materiale: negativer, positiver, lysbilder.

Forsøk å identifisere bildene. Dersom det er mange bilder skal en separat liste lages over dem, som dels legges i esken med fotografiene og som dels sendes inn til statsarkivet i elektronisk form. 

I en avleveringsliste er det vanligst å registrere fotografisk materiale under serie U.

Filmer, video, lydbånd, kassetter og plater finnes ofte blant arkivsakene, og legges inn under serie U. Denne typen dokumentasjon har imidlertid begrenset levetid. Det bør derfor vurderes å overføre informasjonen til et format som tåler langtidslagring. For eksempel kan all lyd brennes på cd’er, mens filmer og video kan kopieres.

Selv om gjenstander hører inn under museenes arbeidsfelt, er det enkelte typer gjenstander som i kraft av sin tilknytning til arkivet, kan betraktes som arkivmateriale.

Dette gjelder gjenstander brukt i markedsførings- og profileringsøyemed, som jakkemerker, kulepenner, nøkkelringer, klistremerker, stempler og signeter, modeller, klisjeer, faner og flagg, medaljer og hedersbevisninger, materiale knyttet til møter og seremonier.

I en avleveringsliste registreres gjenstander under serie W.