Veileder for Statsforvalteren

Veilederen er tenkt som et hjelpemiddel ved avlevering av papirarkiver etter statsforvalteren. 

Statsforvalteren fikk nytt navn 1. januar 2021. Det gamle navnet var Fylkesmannen.

Innledning

Arkivverket og Statsforvalternes fellestjenester (STAF) har inngått avleveringsplan for papirarkiver etter statsforvalterne. Avlevering av statsforvalterarkiver skal gjennomføres etter avtale mellom Arkivverket og STAF.  

1 - Hvilke krav stilles i forbindelse med avlevering?

Arkivloven, arkivforskriften og riksarkivarens forskrift inneholder krav knyttet til avlevering til arkivdepot.  

Før en avlevering kan skje skal arkivmaterialet være:    

  • 25-30 år gammelt bortsett fra arkivmateriale skapt av: 
    • fylkeslegene som skal avleveres til og med 31.12.2002  
    • Statens Utdanningskontor som skal avleveres for perioden 01.08.1992-31.12.2002 
    • stiftelsesarkivene for perioden ca.1850-2007
  • ute av administrativt bruk 
  • gjennomgått med tanke på arkivbegrensning og kassasjon
  • vurdert med tanke på om det har vært omorganisering hos arkivskaperen
  • ordnet i samsvar med gjeldende lovverk 

3 - Avleveringsplan

Avlevering fra statsforvalteren skal gjennomføres etter avtale, jfr. avleveringsplanen mellom Arkivverket og Statsforvalternes fellestjenester (STAF) datert 2.7.2020. 

Arkivverket og STAF har inngått avleveringsplan for papirarkiver etter statsforvalterne. Viktige elementer i avleveringsplanen omfatter bl.a. hva slags arkivmateriale som skal avleveres og hvilken tidsperiode ulike arkivserier skal omfatte, selve avleveringsprosessen og når avleveringene skal finne sted.  

Avleveringsplanen er utformet så konkret som mulig slik at planen gir forutsigbare rammer både for statsforvalterne og Arkivverket. Planen forplikter Arkivverket til å stille depotplass til rådighet og statsforvalterne til å sørge for at avleveringene blir gjennomført som planlagt. 

Avleveringsplanen har et 5-års perspektiv (2020-2025). I løpet av denne perioden skal avleveringene til Arkivverket være gjennomført.  

Nærmere om avleveringsplanen 

Arkivverket og STAF er enige om følgende avleveringsplan for papirarkiver etter statsforvalterne:  

  • Arkivmateriale skapt av fylkesmannsembetene eller forløpere til fagavdelingene hos fylkesmennene i perioden før 1.1.1997  
  • Separasjon- og skilsmissesaker, adopsjonssaker og voldsoffererstatninger holdes utenfor da slike saker er i administrativ bruk 
  • Arkivmateriale skapt av fylkeslegene t.o.m. 31.12.2002* 
  • Arkivmateriale skapt av Statens Utdanningskontor (01.08.92 – 31.12.2002)*
  • Stiftelsesarkivene (ca. 1850 – 2007)*
  • Arkiv utover disse tidsperiodene leveres digitalt 

* Stiftelser og arkivene fra Fylkeslegen og Statens utdanningskontor må pga. at det inneholder såpass mye nyere materiale først avleveres mot slutten av avtaleperioden. 

4 - Hvordan ordnes arkivet?

Arkivene etter statsforvalterne skal ordnes som offentlige arkiver og skal følge "Veileder for overføring av papirarkiv". Dette gjelder alt som knytter seg til forberedelse, sortering, rensing, arkivbegrensning, kassasjon, avleveringslister, etikettering, pakking og avlevering til Arkivverket.  

 
 

5 - Omtale av arkivet etter statsforvalterne

Amtmannen (senere fylkesmannen og statsforvalteren) ble en av de viktigste embetsmenn i det dansk-norske eneveldet. Eneveldet ble innført i 1660, og fra den tid finner vi amtmenn i respektive amt over hele landet. Amtmannen var helt fra etableringen i 1660 en nøkkelfigur i lokalforvaltningen i sitt amt/fylke. Han utførte viktige oppgaver i all type lokalforvaltning. Denne rollen har amtmannen/fylkesmannen hatt helt fram til våre dager.  

En lovendring erstattet begrepet amtmann med fylkesmann i 1918 (samtidig et skifte fra amt til fylke). 

De fleste arkiver etter amtmenn/fylkesmenn/statsforvalterne går tilbake til andre halvdel av 1600-tallet. Arkivene viser at statsforvalteren har vært involvert i de fleste oppgaver i lokalforvaltningen i sitt fylke. Dette gjelder bl.a. rettsvesen (farskap og bidrag, separasjon og skilsmisse, fengselsvesen, overformynderi, skifte, bøtefortegnelse), skattevesen, valg, helse- og veterinærvesen, skolevesen, religion, samferdsel samt kommunale saker. 

I perioden fra 1980 tallet og frem til i dag har statsforvalteren fått tilført nye og store oppgaver fra både statlig, fylkeskommunal og kommunal forvaltning. Sentrale områder er samfunnssikkerhet og beredskap, miljøvern, landbruk, utdanning, overformynderi og helse. 

6 - Avleveringsliste - mal

Lastes ned og lagres på eget område for registrering av arkivmateriale. Se nærmere info i "Veileder for overføring av papirarkiv".