ENG

For arkiveiere

Dokumentasjonsforvaltning er en samlebetegnelse for alle aktiviteter knyttet til arkivers levetid, fra de dannes og frem til langtidslagring i depot. Store deler av dette foregår mens arkivene er i administrativ bruk.

Informasjonen på de underliggende sidene er pr juni 2017 i hovedsak hentet fra Arkivverkets gamle nettsider (fane: Offentlig forvaltning). Innholdet på noen sider er fremdeles under oppdatering.
Arkivering
Arkivering
Dokumentfangst er utgangspunktet for all arkivering. Dette innebærer at digitale objekter fra forskjellige plattformer og systemer identifiseres og «fryses». Når objektene er arkivert, må arkivet beskytte innholdet mot alle fremtidige endringer.
Journalføring
Journalføring
En gjennomsiktig forvaltning og innsyn i prosesser og dokumenter, er en forutsetning for offentlig diskusjon og dermed for demokratiet. Ved hjelp av offentlige journaler kan borgerne finne fram i saker og gå rett til kildene.
Klassifikasjon
Klassifikasjon
Alle offentlige virksomheter skal ha et klassifikasjonssystem – ofte kalt en arkivnøkkel – for ordning av sitt saksarkiv. Systemet skal omfatte alle virksomhetens saksområder.
Arkivplan og internkontroll
Arkivplan og internkontroll
Offentlige organer skal til enhver tid ha en ajourført samleplan, en arkivplan, som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal også vise hva slags instrukser, regler, planer m.m. som gjelder for arkivarbeidet i organet.
Bevaring og kassasjon
Bevaring og kassasjon
Offentlige arkiv av stor kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller annen viktig dokumentasjon, skal bevares og gjøres tilgjengelig for ettertiden. Materiale som ikke er bevaringsverdig kan det gjøres kassasjonsvedtak for slik at det kan slettes eller makuleres når organet ikke lenger har bruk for det.
Arkivavslutning og overføring til depot
Arkivavslutning og overføring til depot
Når arkiver er gått ut av bruk skal de overføres til depot for bevaring og langtidslagring – enten som en avlevering eller som en deponering. Avslutning og overføring omfatter flere oppgaver og operasjoner som er beskrevet her.
Tilsyn
Tilsyn
Arkivverket skal gjennom tilsyn sørge for forsvarlig arkivhold og dokumentasjons-forvaltning i offentlig sektor. Dette inkluderer alle faser i arkivenes liv – fra dokumentfangst og arkivdanning i dagligarkiv til langtidslagring i arkivdepot.
Kommunereform
Kommunereform
Kommunereformen vil få konsekvenser for arkivdanningen i kommunene – og for eksisterende kommunale arkiv. Riksarkivaren prioriterer arbeidet med oppfølging av de arkivfaglige utfordringene i reformen.