ENG
DSC_2925

Utlysning av utviklingsmidler på arkivfeltet 2021

Arkivverket forvalter prosjekt- og utviklingsmidler til arkivformål. I år er det avsatt 12,3 millioner av Norsk Tippings spilleoverskudd til enkeltaktiviteter, til landsomfattende eller regionale samarbeidstiltak og til utvikling av fellesløsninger. Søknadsfrist 1.oktober.

Arkivverket forvalter prosjekt- og utviklingsmidler til arkivformål. I år er det avsatt 12,3 millioner av Norsk Tippings spilleoverskudd til enkeltaktiviteter, til landsomfattende eller regionale samarbeidstiltak og til utvikling av fellesløsninger.

Målgruppen er offentlige og private institusjoner som bevarer, tilgjengeliggjør og formidler arkiv. Andre som ønsker å bevare og tilgjengeliggjøre arkiv kan også søke, som for eksempel private bedrifter og organisasjoner.

Også i år legges det til rette for dialog og mulighet for samordning i forkant av innsending av søknadene, ønske om dette meldes til e-post: utviklingsmidler@arkivverket.no

Søk utviklingsmidler 2021

Åpne fanene under for å lese mer om årets målgrupper, program og søknadskriterier.

Målgruppen er offentlige og private institusjoner som bevarer, tilgjengeliggjør og formidler arkiv, som arkivinstitusjoner, museer, bibliotek og fylkes-/kommuner. Andre som ønsker å bevare og tilgjengeliggjøre arkiv kan også søke, som for eksempel private bedrifter og organisasjoner.

Tilskudd gis til enkeltaktiviteter, til landsomfattende eller regionale samarbeidstiltak og til utvikling av fellesløsninger. I søknadsprosessen legges det til rette for dialog og mulighet for samordning mellom flere aktører om større og mer omfattende initiativ.

Deler av tilskuddsrammen vil bli disponert til planmessig arbeid med å sikre at privatarkiv fra viktige samfunnssektorer og alle landets regioner blir bevart, gjort tilgjengelig og formidlet. Utviklingsmidlene har som tidligere år en samlet ramme på 12,3 millioner.

I 2021 kan det søkes om tilskudd til utviklingstiltak innenfor to programområder, der begge har to innsatsområder.

Programområde 1: Videreutvikling av privatarkivfeltet (VPF)

Nasjonal strategi for privatarkivarbeidet 2019-2023 (lenke til strategien) skal påse at helhetlig samfunnsdokumentasjon sikres og at bevaring av privatarkiv blir tydelig prioritert. Strategien skal også sørge for et målrettet arbeid for at brukerne får god tilgang til privatarkiv og god ressursutnytting. I dette arbeidet inngår sterke og synlige arkivinstitusjoner og fagmiljøer i alle deler av landet.

Tiltak som får støtte, skal være samordnet med nasjonale- eller fylkeskoordinerende institusjoner for privatarkiv og med nasjonalt- eller regionalt planarbeid på arkivfeltet (lenke til planer). Det må redegjøres for dette i søknaden. Digitalt skapte privatarkiv kan unntas fra dette, det må da begrunnes i kulturell eller forskningsmessig verdi, eller inneholde rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon. Det må også vises til påbegynt planprosess. Det er en forutsetting at privatarkivene blir publisert i Digitalarkivet eller tilsvarende fellesløsninger og at forvaltningen av arkivene knyttes til en bevaringsinstitusjon.

Innsatsområde 1.1: Organisering og utvikling av privatarkivbevaring nasjonalt og regionalt

Innsatsområdet skal stimulere bevaringsinstitusjoner til å utvikle sitt fagansvar og utvikle kompetanse i institusjonen på bevaring av privatarkiv. Hvordan stimulere til faglig samarbeid mellom bevaringsinstitusjoner – arkiv, museum og bibliotek – regionalt og nasjonalt for å utnytte og utvikle kompetanse på digital bevaring og tilgjengeliggjøring? Samarbeidstiltak og metodisk tilnærming, vil bli vektlagt. Under innsatsområdet kan det søkes om støtte til:

•          Konkrete bevarings- og digitaliseringstiltak av papirbaserte privatarkiver som inngår i en nasjonal eller fylkeskommunal bevaringsplan

•          Digital tilgjengeliggjøring av privatarkiv for det samiske samfunn, nasjonale minoritetene, andre minoriteter eller underrepresenterte samfunnsgrupper.

Innsatsområde 1.2: Metodeutvikling – digital bevaring og tilgjengeliggjøring av arkiv

Innsatsområdet skal stimulere til utviklingstiltak for privatarkiv som bidrar til å utvikle metodikk for langtidslagring og publisering i Digitalarkivet. Prosjekter som skal sikre og bevare digitalt skapte privatarkiv vil bli vektlagt. Hvordan få til systematisk og forsvarlig bevaring av viktige digitalt skapte privatarkiv, og hvordan finne gode metoder for digital publisering og gjenfinning av privatarkiv uavhengig av format og bevaringsinstitusjon?

•          Konkrete bevaringstiltak av digitalt skapte privatarkiv som inngår eller bør inngå i en nasjonal eller fylkeskommunal bevaringsplan

•          Samarbeidstiltak og metodeutvikling for publisering og bruk av fellesløsninger som bidrar til utvikling innen privatarkivfeltet.

Programområde 2: Innovasjon i offentlig forvaltning (IOF)

Dette programområdet omfatter alle prosjekter som er merket med relevans for utprøving og testing av ny teknologi og pilotering av nye metoder og prosesser.

Innsatsområde 2.1: Pilotering av nye metoder og verktøy rundt Innebygd Arkivering

Innebygd Arkivering er en tilnærming til hvordan forvaltningen skal ta vare på digitale data på nye måter, og sørge for at arkivet er en kvalitetssikret informasjonskilde både for samtiden og ettertiden. Det handler derfor både om å være effektiv og unngå dobbeltarbeid, rettsikkerhet, etterrettelighet og demokrati og forskning og kulturarv.

•          Regulatorisk sandkasse - for å skape innovasjon er det nødvendig å utforske eksiterende rammer på en trygg måte. Det er derfor opprettet en regulatorisk sandkasse for arkiv, data og offentlighet. Sandkassen omfatter prosjekter som har til hensikt å utforske nye måter å ivareta arkiv og offentlighet, og prosjekter som involverer bruk av allerede utviklede løsninger. Kriterier og porteføljestyring for undertemaet følger Arkivverkets satsning innen Regulatorisk sandkasse, og under programområdet for utviklingsmidler rettes de særlig inn mot kommunal forvaltning.

•          Andre særskilt innovative utviklingstiltak innen dokumentasjonsforvaltning og arkivhold i kommunal sektor - det er behov å tenke nytt og ta inn nye arbeidsmåter innenfor områder som identifikasjon og sikring av dokumentasjon, interkontroll og planarbeid av arkivhold eller andre områder innen dokumentasjonsforvaltning og arkivhold. Piloter og testing som kan effektivisere og forenkle arbeidet i kommunal sektor.

Innsatsområde 2.2: Sammenhengende tjenester rundt Digitalarkivet

I Digitalarkivet skal brukeren fremover kunne finne all arkivinformasjon fra stat, kommune og privat sektor. Alt samlet på et sted, uavhengig av om formatet er papir, foto, film, lyd eller digitalt skapt. Økt digital tilgang til arkivmaterialet innebærer å øke volumet av arkivmateriale som blir gjort digitalt tilgjengelig i Digitalarkivet og at dette skjer i en høyere hastighet enn tidligere. Les mer om hva som skjer i Digitalarkivet.

Det kan søkes om støtte til utviklingstiltak som bygger opp om og inngår i sammenhengende tjenester rundt Digitalarkivet.

•          Digitalarkivet er under utvikling og bygges med nødvendig grunnleggende funksjonalitet for å ta imot, bevare og tilgjengeliggjøre historiske data. Samtidig er det ønskelig å lage en åpen løsning der ulike brukergrupper kan ta i bruk eller utvikle funksjonalitet tilpasset eget behov på et sett retningslinjer for arkitektur, sikkerhetsmodell og konsepter. Søknader som legger vekt på å utvikle nye tjenester, etablere egne løsninger som kobler seg på Digitalarkivet, som bygger videre på Digitalarkivet og legger til rette for innovativ bruk av arkiver knyttet mot Digitalarkivet, vil være hovedfokuset i dette innsatsområdet.

•          Undertemaet åpner også for søknader fra kommunal sektor innen avleveringsmetodikk der prosessforbedring og gevinstrealisering inngår. Prosjekter som tester og piloterer uttrekksmetodikk, mediekonvertering eller tar i bruk maskinlæring for mer effektiv arkivoverføring og identifisering av arkiv kan inngå.

•          Søknader som bidrar til å klargjøre eller berike arkiver for tilgjengeliggjøring eller deling i Digitalarkivet. Dette inkluderer tilrettelegging av gode metadata iht Arkivverkets retningslinjer og informasjonsmodell for metadata.

I 2021 vil midlene bli tildelt aktiviteter som:

  • er knyttet til digitalt materiale og/eller til digital tilgjengeliggjøring
  • tilrettelegger for mer effektiv formidling og forskning
  • kommer mange til gode og fremmer samarbeid og helhet
  • er nytenkende og/eller tar i bruk ny teknologi

Søknadene skal inneholde beskrivelse av målet med arbeidet samt konkrete gevinster for ulike målgrupper i eller utenfor arkivsektoren. Det vil bli vektlagt at prosjektet det søkes støtte til underbygger og bidrar til å nå FNs bærekraftmål og Regjeringens krafttak for mangfold. Det er en styrke om søkerne kan dokumentere egenfinansiering.

Initiativ som får støtte, skal gjennomføres som åpne prosesser som kan stimulere til faglige diskusjoner og engasjement. Arbeidet skal bidra til kunnskapsutvikling og verdiskaping, og gjennomføres slik at resultatene kommer mange til gode. Det gis ikke tilskudd til ordinære drifts- og kjerneoppgaver. Det bes om opplysninger dersom aktivitetene er flerårig. Det kan likevel kun søkes om midler for ett år av gangen.

Alle søkere som mottar støtte i 2021, kan bli bedt om å delta på et felles erfaringsmøte etter at perioden er avsluttet. Søkerne er også forpliktet til å offentliggjøre oppnådde gevinster innen 6 måneder etter at arbeidet er avsluttet. Det forutsettes at bevarte arkiv tilgjengeliggjøres på Arkivportalen og i Digitalarkivet eller tilsvarende nasjonale fellesløsninger.

Søknadsfrist 1.oktober.

Det vil bli tilrettelagt for dialog mellom Arkivverket og aktuelle søkere i søknadsprosessen, med anledning til å diskutere mulighetsrommet for søknaden. Her åpnes det også for samordning mellom flere aktører om større og mer omfattende initiativ. Det planlegges et informasjonsmøte i slutten av august 2021. Vi vil komme tilbake med mer informasjon om tidspunkt og rammer for dette på Arkivverkets nettsider.

Ønske om dialog og samordning meldes til e-post: utviklingsmidler@arkivverket.no eller til kontaktpersonene.

Når du har registrert deg som søker (se lenke i faktaboksen over) vil du motta en e-post som inneholder en unik lenke til ditt søknadsskjema. Det betyr at du kan gå inn og ut av skjemaet så mange ganger du ønsker helt til søknadsfristen går ut. All informasjon du har avgitt på en side vil lagres så snart du trykker på «neste side». Siden lenken er unik, anbefaler vi at du ikke deler den med andre.

Du kan velge spørreskjema på bokmål og nynorsk. Bytt målform ved å trykke på «NB» (norsk bokmål) eller «NN» (norsk nynorsk) nederst på siden.

Eventuelle vedlegg må sendes inn separat:

 

Når du avslutter, sender du inn søknadsskjema til Arkivverket. Du vil da motta en kvittering som inneholder to lenker. I den ene lenken kan du gå inn og endre opplysningene du har gitt, dette kan du gjøre helt frem til søknadsfristen går ut. I den andre lenken vil du få mulighet til å skrive ut en kopi av den ferdig utfylte søknaden.

Kontaktinformasjon:

Her fyller samtlige søkere (organisasjon/institusjon/firma/kommune/privatpersoner) ut kontaktinformasjon med navn, leder, e-postadresse, telefon, postadresse, postnummer og poststed. Virksomheter fyller også ut organisasjonsnummer og nettside for virksomhet. Dersom du søker som privatperson er organisasjonsnummer og nettside valgfritt. Virksomheter fyller ut alle feltene.

Kontaktperson for virksomheter:

Her fyller virksomheten ut navn, e-post og telefon på kontaktperson for prosjektsøknaden.

Innsatsområder og beskrivelse av utviklingstiltaket:

I 2021 kan det søkes om tilskudd til utviklingstiltak innenfor fire innsatsområder under programområdene 1) Videreutvikling av privatarkivfeltet og 2) Innovasjon i offentlig forvaltning. Vær oppmerksom på at tittelen på prosjektet skal oppgis i eventuelle vedlegg og annen korrespondanse med Arkivverket.

Innsatsområde

Her krysses det av ved det innsatsområdet som utviklingstiltaket kommer inn under, eller det som passer best for utviklingstiltaket det søkes om støtte til. Mer informasjon finnes over i åpne-lukke-feltet Programområder og innsatsområder 2021. 

1.1 Videreutvikling av privatarkivfeltet: Organisering og utvikling av privatarkivbevaring nasjonalt og regionalt

1.2 Videreutvikling av privatarkivfeltet: Metodeutvikling – digital bevaring og tilgjengeliggjøring av arkiv

2.1 Innovasjon i offentlig forvaltning: Pilotering av nye metoder og verktøy rundt Innebygd Arkivering

2.2 Innovasjon i offentlig forvaltning: Sammenhengende tjenester rundt Digitalarkivet

Tittel på prosjektet:

Skriv inn tittel på utviklingstiltaket. Vær oppmerksom på at tittelen på prosjektet skal oppgis i eventuelle vedlegg og all annen korrespondanse med Arkivverket. Tittelen vil sammen med navn på søker bli publisert på Arkivverkets nettsider.

Kort ingress for hva søknaden gjelder (maks 75 ord):

Her skrives det inn en kort ingress på maksimalt 75 ord om hva søknaden gjelder.

Sammendrag av prosjektet (maks 400 ord):

Søknadene skal inneholde beskrivelse av målet med arbeidet samt konkrete gevinster for ulike målgrupper i eller utenfor arkivsektoren. I sammendraget kan det også beskrives hvordan utviklingstiltaket understøtter eller bidrar til å oppfylle kriteriene som er spesifisert under hvert enkelt programområdene og innsatsområdene.

Begrunnelse for søknad og felles kriterier for program- og innsatsområdene:

I 2021 vil midlene bli tildelt aktiviteter som innehar et eller flere ønskelige kriterier:

•          er knyttet til digitalt materiale og/eller til digital tilgjengeliggjøring

•          tilrettelegger for mer effektiv formidling og forskning

•          kommer mange til gode og fremmer samarbeid og helhet

•          er nytenkende og/eller tar i bruk ny teknologi

Søkerne krysser for et eller flere av de nevnte kriteriene og beskriver i feltet under hvordan kriteriene inngår i utviklingstiltaket eller -prosjektet.

Framdriftsplan:

Her fylles det ut: Start dato (åååå.mm.dd) og Slutt dato (åååå.mm.dd).

Aktiviteter/milepæler:

List opp aktiviteter med startdato og sluttdato for hver aktivitet.

Andre opplysninger om framdrift:

Ingen hjelpetekst

Tallfestede gevinster ved prosjektet, FNs bærekraftmål og/eller krafttak for mangfold

I søknaden bes det om å oppgi konkrete gevinster for ulike målgrupper i eller utenfor arkivsektoren. Forventede tallfestede gevinster oppgis der dette er mulig. Eksempel på en tallfestet gevinst kan være antall digitaliserte arkiv eller sider publisert på Digitalarkivet, eller antall skoleelever som har deltatt i undervisningsopplegg. Vi ønsker realistiske og oppnåelig oppnåelige resultat i tall som det er mulig å rapportere om 6 måneder etter prosjektet er avsluttet.

Dersom prosjektet underbygger og bidrar til å nå FNs bærekraftmål bes dette oppgis i søknaden. Mer informasjon om FNs bærekraftmål er å finne på Regjeringen.no.

Søkerne bes også oppgi dersom utviklingstiltaket bidrar til måloppnåelse for Regjeringens krafttak for mangfold. Målet er at kunst- og kulturlivet, mediene, frivilligheten og idretten skal inkludere og være tilgjengelig for alle, uavhengig av for eksempel kjønn, alder, etnisitet, religion, seksuell orientering, funksjonsevne og/eller kulturell, sosial og økonomisk bakgrunn og bosted. Kulturdepartementet ønsker å ha med hele sektoren i et langsiktig og systematisk arbeid for å nå et større mangfold av brukere og deltakere, av utøvere og av uttrykk og tilbud. Vi vet at det gjøres en stor innsats allerede, og med dette krafttaket ønsker Kulturdepartementet at det rettes særlig oppmerksomhet mot å inkludere samfunnsgrupper som er underrepresentert for at de i større grad kan ta del i kulturlivet.

Samarbeidspartner:

Svaralternativ ja eller nei. 

Oppgi samarbeidspartner/e:

Denne siden vises for de som svarer ja på spørsmål om samarbeidsparter. Her oppgis navn på institusjon/er og kontaktperson/er som utviklingstiltaket er i samarbeid med. Oppgi også om det er inngått skriftlig samarbeidsavtale eller ikke. Arkivverket kan i utgangpunktet ikke gi midler til prosjekter der Arkivverket er samarbeidspartner med en sentral rolle. Dette betyr for eksempel at Arkivverket som hovedregel ikke kan stå som depotinstitusjon for avleverte eller deponerte arkiv det søkes støtte til.

Budsjett/utgifter og finansiering/inntekter

Kryss av for om utviklingstiltaket er ettårig eller flerårig. Vi gjør oppmerksomme på at flerårige prosjekter må søke for hvert år. Det er en styrke om søkerne kan dokumentere egenfinansiering. Det gis ikke tilskudd til ordinære drifts- og kjerneoppgaver

Budsjett – utgifter i denne søknadsperioden av utviklingstiltaket:

Her skal du føre opp utgifter som gjelder denne søknadsperioden, uavhengig om du har krysset av for at utviklingstiltaket er ettårig eller flerårig. Spesifiser hvilke utgifter som finnes i, for eksempel lønn, reiser, varer/tjenester osv., i en kort omtale. Sumer for hver post, og skriv summene ut i hele tall.

Finansiering/inntekter i denne søknadsperioden av utviklingstiltaket:

Her skal du føre opp finansiering/inntekter som gjelder denne søknadsperioden, uavhengig om du har krysset av for at utviklingstiltaket er ettårig eller flerårig. Spesifiser hvilke inntektsposter som finnes i utviklingstiltaket. Listet opp, i en kort omtale. Listen skal inneholde egenfinansiering og hva egenfinansieringen består av. Den skal inneholde beløpet det søkes prosjektstøtte i fra Arkivverket. Søkes det om eller mottar utviklingstiltaket annen ekstern finansiering, skal dette også oppgis. Listen skal inneholde navn på samtlige eksterne finansieringskilder. Eventuelt andre inntekter tas også med. Inntektspostene merkes om de er stadfestet eller ikke. Sumer for hver inntektspost, og skriv summene i hele tall.

Gjenta søknadssum til Arkivverket her:

Her skal det stå samme beløp som beløpet du skrev at det søkes prosjektstøtte i fra Arkivverket, i feltet for finansiering/inntekter.

Flerårige utviklingstiltak:

Du har krysset av for at utviklingstiltaket er flerårig. Utviklingsmidler innen arkivfeltet innvilges kun for ett år av gangen, og ny selvstendig søknad må sende inn hvert år. Budsjett og finansiering for denne søknaden gjelder derfor kun for ett år. I vurderingen av søknaden har vi likevel behov for å se helheten i prosjektet og ber derfor om at det også redegjøres for totalbudsjett og finansieringsplan av hele prosjekt- eller tiltaksperioden. Prosjekt- eller tiltaksperioden begrenses oppad til tre år.

Kryss av for hvilket år søknaden gjelder for i prosjekt- eller tiltaksperioden. Alternativ: første år, andre år eller tredje år.

Totalbudsjett – for flerårig utviklingstiltak:

Oppgi totale utgifter for hele prosjekt- eller tiltaksperioden. Spesifiser og fordel utgiftene pr. år og hvilke utgifter som finnes, for eksempel lønn, reiser, varer/tjenester osv., i en kort omtale. Sumer for hver post, og skriv summene ut i hele tall. Her føres utgifter for hele prosjekt- eller tiltaksperioden opp, budsjettet vil kun bli brukt som bakgrunnsinformasjon i saksbehandlingen og er ikke å regne som en del av søknadsbeløpet.

Total finansieringsplan – for flerårig utviklingstiltak:

Oppgi total finansieringsplan for hele prosjekt- eller tiltaksperioden. Spesifiser og fordel pr. år hvilke inntektsposter som finnes i utviklingstiltaket, list opp i en kort omtale. Listen skal inneholde egenfinansiering og hva egenfinansieringen består av. Den skal inneholde beløp det søkes prosjektstøtte i fra Arkivverket. Søkes det om eller mottar utviklingstiltaket annen ekstern finansiering, skal dette også oppgis. Listen skal inneholde navn på samtlige eksterne finansieringskilder. Eventuelt andre inntekter tas også med. Inntektspostene merkes om de er stadfestet eller ikke. Summer for hver inntektspost, og skriv summene i hele tall. Her føres finansieringsplan for hele prosjekt- eller tiltaksperioden opp, finansieringsplan vil kun bli brukt som bakgrunnsinformasjon i saksbehandlingen og er ikke å regne som en del av søknadsbeløpet.

Liste over vedlegg:

Alle vedlegg skal sendes som PDF til epost: utviklingsmidler@arkivverket.no

NB! Det er svært viktig at du navngir vedleggene med prosjekttittel og virksomhetens navn.

Avslutning:

Utfyllingen av søknadsskjemaet er ferdig. Avslutt ved å trykke på knappen "Avslutt" under. 

En kvittering vil bli sendt til e-postadressen som søknadsskjema er registrert på, det skjer i løpet av noen få minutter. Har du flere søknader du ønsker å registrere, gå til Arkivverkets nettsider for å registrere ny søknad. 

For faglige spørsmål eller informasjon om søknadsprosessen, ta kontakt med Sigrun Rasmussen (sigras@arkivverket.no) eller Anne Aune (annaun@arkivverket.no).

For teknisk assistanse, ta kontakt med Sissel Eltvik Wang (siswan@arkivverket.no).