1904 20 Juni
Instrux for Stiftsarkivaren i Bergen.
§ 1. Stiftsarkivet i Bergen er det endelige Opbevaringssted for samtlige Statens Lokalarkiver i Bergens Stift.
§ 2. Arkivalier, som Embedsmænd eller andre offentlige Funktionærer ønsker at aflevere, maa ikke modtages, forinden Tilladelse til Afleveringen er erhvervet fra det Regjeringsdepartement, hvorunder vedkommende Embedsmand hører. Samtykke af Kirkedepartementet tiltrænges til Modtagelse af By- og Landkommuners, Værkers og lignende kommunale eller private Arkiver.
Ved Afleveringen af Arkivalier fra offentlige Funktionærer paasees, at der medfølger Fortegnelse in duplo, hvoraf der ene Exemplar tilbagesendes Vedkommende med Paategning om Arkivaliernes Modtagelse i Stiftsarkivet til Efterretning for efterfølgende Funktionærer.
Mellem Afleveringsfortegnelser og de i Arkivet udarbeidede nye Registraturer bør der tilveiebringes fornøden Sammenhæng ved i de første at tilføie Oplysninger og Henvisninger til de sidste.
§ 3. Det er Arkivarens Hovedopgave at blive fuldstændig kjendt i sit Arkiv og gjøre det let tilgjængeligt ved Undersøgelser saavel af administrativ som af videnskabelig Art. Det er hans Pligt sukcessive at gjennemgaa de forskjellige Dele af Arkivet i det enkelte samt at udarbeide nye og fuldstændige Registraturer over samme. Under denne Gjennemgaaelse vil det være af særlig Vigtighed overalt, hvor noget mærkeligt maatte frembyde sig til Oplysning om Institutioner, Stiftelser, faste Eiendomme, bekjendte Familjer eller andre Forhold af varigere Interesse og Betydning inden de Dele af Landet, som Stiftsarkivet omfatter, derom at gjøre Optegnelser paa løse Sedler under Henvisning til Kilden.
§ 4. Stiftsarkivets Kontor skal hver Søgnedag være aabent fra Kl. 10-2 Formiddag. Derhos skal Arkivet i den Del af Aaret, da Arbeide i Kontorværelset og i den Udstrækning som Rigsarkivaren finder det nødvendigt. Bestemmelsen angaaende de Timer paa Dagen, da Arkivet skal være tilgjengelgt. Approberes af Rigsarkivaren og kundgjøres paa den Maade, samme finder hensigtsmæssigt.
§ 5. Stiftsarkivaren staar umiddelbart under Rigsarkivaren, til hvem han har at henvende sig i Arkivets Anliggender. De til Kontorudgifter m. v. fornødne Penge begjærer han gjennem Rigsarkivaren hos Kirkedepartementet anviste og aflægger aarligt Regnskab derover til Revisionsdepartementet.
§ 6. Stiftsarkivaren fører følgende Embedsbøger:
Derhos Fortegnelse over Arkivets Bøger og Inventarium.
§ 7. Ved Udgangen af hvert Aars September og April Maaned har Stiftsarkivaren til Rigsarkivet at indsende en Beretning, der skal indeholde:
§ 8. Udlaan af Arkivalier maa ikke finde Sted uden efter Tilladelse fra Kirkedepartementet. Dog kan Arkivsager for en kortere Tid udlaanes til Rigsarkivet, Universitetsbibliotheket, Trondhjems Stiftsarkiv óg, forsaavidt de er yngre end 1814, efter Begjæring ogsaa til de Embedsautoriteter, fra hvem de er indkomne. Det paasees, at saaledes udlaante Sager snarest bliver tilbagesendte.
§ 9. Ved Gjennemgaaelse af Arkivalier fra den nyere Tid har Stiftsarkivaren sin Opmærksomhed henvendt paa, hvorvidt deres Opbevarelse udover en vis Tid kan antages at være nødvendig enten for Administrationen og det praktiske Behov eller i historisk Henseende. Forsaavidt som Rækker af Regnskabsbilag eller andre Sager af ringe Værd antages uden nogen Skade at kunne kasseres, har han derom at henvende sig til vedkommende Embedsautoritet, fra bestemte Regler for Kassationen, som underkastes Rigsarkivets Bedømmelse, hvorewfter Sagen forelægges Kirkedepartementet til endelig Afgjørelse.
Ved Kassationer paasees, at Sager, som dertil egner sig, henlægges til en særskilt ordnet Personal- og Lokalsamling.
§ 10. Forandringer i den Orden, som Afleveringsfortegnelsen eller Registraturerne over Arkivets forskjellige Dele udviser, bør kun med Varsomhed foretages, og da saaledes, at Opstillingen og Registraturerne snarest muligt bringes i Overensstemmelse med hinanden og alle Dele af Arkivet til enhver Tid er let tilgjængelige.
§ 11. Stiftsarkivaren gjør Indberetning til Kirkedepartementet, naar han bringer i Erfaring at noget offentligt Arkiv ved Vanrøgt, Flytning eller paa anden Maade er udsat for Tab eller Undergang. Ligeledes søger han at opspore ophævede Embedsmyndigheders Arkiver og at gjenerhverve Arkivalier, som er komne ud af det offentliges Værge. Opdager han under Gjennemgaaelsen af modtagne Arkivalier Mangler, har han at forhøre sig hos Vedkommende, om det manglende endnu kan bringes tilveie, samt i modsat Fald paa rette Sted i Hovedregistranten antegne Mangelen, og hvad derom er oplyst.
Naar Stiftsarkivaren støder paa Arkivalier af mer end sædvanligt Værd, gjør han derom meddelelse til Rigsarkivet.
§ 12. Stiftsarkivaren har at paase, at der iagttages den yderste Forsigtighed med Lys og Ild, og at Arkivet daglig udluftes, naar Veiret er tørt. Intet Arbeide i Arkivet maa finde Sted, efterat det er blevet mørkt.
§ 13. Adgang til at anstille Undersøgelser i Arkivet staar i Regelen aaben for alle. Dog kan Arkivaren, om han dertil finder nogen speciel Grund, negte Adgang til Arkivalier, der er af en saadan Art, at deres Indhold ikke uden at krænke berettigede Interesser bør gjøres tilgjængeligt for Uvedkommende.
§ 14. Arkivaren har at besvare alle de til Arkivet indkomne Forespørgsler. Han har at foretage de hertil fornødne Undersøgelser i sit Arkiv og derpaa anvende den Tid og det Arbeide, som Sagens Vigtighed efter Omstændighederne maatte udkræve. Ved Forespørsler fra private Personer bør det paasees, at Sagens Gjenstand er et enkelt, klart formulert Spørgsmaal, der ikke udkræver nogen vidtløftig Undersøgelse. I modsat Fald har Arkivaren at henvise Vedkommende til enten personlig at foretage de fornødne Undersøgelser i Arkivets Kontortid, eller lade saadan Undersøgelse foretage ved privat engageret Hjælp. Arkivaren har forsaavidt at yde Vedkommende nødvendig Retledning.
Stiftsarkivaren har at underkaste sig de Bestemmelser, som matte blive afgivne angaaende Betaling for de Afskrifter, han fra Arkivet meddeler private.
§ 15. Arkivets Bud ansættes af Arkivaren med Rigsarkivarens Approbation.