Utarbeiding av forslag til bevarings- og kassasjonsregler

Arkivforskriften § 3-21 pålegger statlige organer å utarbeide forslag til kassasjonsregler for eget organ. Dette innebærer at organet skal lage en oversikt over hva slags arkivmateriale som skal bevares for ettertiden og hva slags materiale som skal kasseres. En slik oversikt kalles ofte en bevarings- og kassasjonsplan (bk-plan), fordi den også inneholder frister for kassasjon som skal følges opp.

Margarethe Wiigs samiske abc-bok

Eksempel på bevart materiale, Margarethe Wiigs samiske abc-bok. Riksarkivet, Kyrkje- og undervisningsdepartementet, 3. skolekontor L, boks 34.

Bevarings- og kassasjonsplan eller enkel kassasjonssøknad?

Dersom et organ ønsker å kassere en enkelt serie eller bevarings- og kassasjonsvurdere et enkelt system, er det tilstrekkelig å sende inn en kassasjonssøknad. Ta derfor kontakt med Riksarkivet for å få råd om hva som er mest hensiktsmessig i det aktuelle tilfellet.

Hva skal bevarings- og kassasjonsplanen inneholde?

Bevarings- og kassasjonsplanen (bk-planen) skal inneholde følgende:

  • En kartlegging, det vil si en systematisk og grundig undersøkelse og beskrivelse, av forvaltningsorganets, etatens eller sektorens ansvarsområder, funksjoner og arkiver.
  • En bevarings- og kassasjonsvurdering, dvs. en vurdering av hvilke arkiver som skal bevares for ettertiden og hvilke som skal kasseres, samt en begrunnelse for hvorfor arkivene skal bevares eller kasseres
  • Kassasjonsfrister

Innhold