Kva er avlevering?

Avlevering tyder at eit avslutta arkiv, eller deler av eit arkiv, overførast til eit arkivdepot. Arkivet kan vera på papir eller i digital form. For statlege arkiv overtek samtidig Riksarkivaren råderetten, mens for kommunale arkiv ligg ansvaret fortsatt hos administrasjonssjefen.

Kva er deponering?

Når ein arkivperiode i elektronisk sak- og arkivsystem er avslutta, skal ein elektronisk kopi av journalen sendast til arkivdepot for deponering. Arkivskaparen beheld råderetten og ansvaret for materialet til avlevering skjer. For elektronisk arkiv skal dokument i arkivformat også deponerast.

Avleveringsplikt

Arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er lagt ned eller har avslutta verksemda si (avslutta arkiv), skal avleverast til arkivdepot. Kostnadane knytta til avlevering skal dekkast av det avleverande organet. Avleveringsplikta gjeld uavhengig av lovpålagte føresegner om teieplikt.

Avleveringstidspunkt

Arkivmateriale skal normalt avleverast når det er om lag 25- 30 år gammalt, men det kan søkjast om å få avlevere både før og etter denne fristen. Viss eit organ blir nedlagt i ei omorganisering men funksjonen lever vidare i eit anna organ, skal arkivet overførast dit.

Organ som tar sikte på å avlevere arkivmateriale, skal varsla vedkommande arkivdepot i god tid før arbeidet med avleveringa tar til. Arkivdepotet skal gi råd og rettleiing under arbeidet, og sjå til at dei krava som er fastsett, blir oppfylte.