Skriv ut
Innrapportering av elektroniske systemer
Alle offentlige organer som skal arkivere saksdokumenter i et system som ikke er Noark-godkjent skal melde i fra til Arkivverket. Riksarkivaren kan kreve å teste systemet, og hvis det ikke godkjennes kan organet bli pålagt å arkivere dokumentene på papir. Statlige organer skal i tillegg melde i fra også når det tas i bruk et Noark-godkjent system for elektronisk arkivering.
Arkivnøkler skal også meldes inn til Arkivverket.
Hvorfor skal man melde inn?
Det er kun tillatt å arkivere saksdokumenter elektronisk hvis man benytter systemer som er godkjent etter Noark-standarden eller som har fått individuell godkjenning. Å kassere papirversjoner av arkivdokumenter uten en slik godkjenning er å se på som uhjemlet ulovlig kassasjon.
For at Arkivverket skal kunne føre oppsyn og tilsyn med arkivdanningen må offentlige virksomheter informere om de arkivsystemer som er i bruk.
Kjekt å vite
Ved innmelding av et statlig fagsystem vil Riksarkivet følge opp med en bevaringsvurdering av materialet og en oppfordring til å lage en bevarings- og kassasjonsplan for hele organet.
Lovhjemmel
Riksarkivarens forskrift kapittel IX
§ 1-3 sier at papiroriginaler kan kasseres etter skanning, når elektronisk arkivering er i tråd med bestemmelsene i resten av kapittelet.
§ 4-1 sier at offentlige organer skal melde inn systemer som ikke er Noark-godkjent
§ 4-2 sier at statlige organer også skal melde inn Noark-systemer.