Arkivskapar

Ein institusjon, organisasjon, styresmakt eller anna administrativ eining, driftseining, person eller fellesskap av fleire personar som har skapt eit eller fleire arkiv.

Arkiveining

Beskrivingseining for den logiske skildringa av arkivmaterialet i databasen Asta. Døme på arkiveininger er arkiv, serie, mappe, dokument, teikning. 

Arkiv

Eit arkiv eller eit einskildarkiv er dokument laga av, eller kome inn til, ein einskild arkivskapar og samla som eit resultat av dennes verksemd. I praksis finnast også arkiv skapt av fleire arkivskaparar.

Arkivserie

Ein serie er ei gruppe av arkivalie som naturleg høyrer saman, som oftast gjennom felles funksjon, fysisk oppbygging og/eller ordningsprinsipp. Seriar kan òg vere definert ut frå medium og/eller format (til dømes kartar, teikningar, foto, m.m). Seriane vil ofte forhalde seg til kvarandre i eit hierarkisk mønster. Ein serie vil oftast vere definert i tilhøve til ein tidsperiode.

I katalogane er *serieinndelinga basert på ålment arkivskjema, ei innbyrdes rekkjefølgd som er basert på viktigheita "til seriane". Ein type serie som jamleg vil dukke opp i ulike arkiv er "sakarkiv", som kan definerast som "ein del av eit arkiv som er ordna etter emne, eventuelt med tilhøyrande framfinningsregister" (arkivnøkkel).

Arkivstykkje

Eit arkivstykkje er ei eining i einskildarkiv, til dømes ein protokoll, pakke, eller eske. Arkivstykkje er eit fleksibelt omgrep som ofte er definert ut frå emballeringa.

Mappe

Eining som tilhøyrer eit arkivstykkje (ein mappe eller eit legg).

Dokument

Dokumentet er den minste sjølvstendige eininga som arkivmaterialet kan delast opp i. Eit dokument er ei fysisk eining som er ein del av eit arkivstykkje eller ein mappe. Dokumentomgrepet omfattar skriftlege dokument, fotografi, kart, teikningar og lydband. Eit dokument kan òg vere skapt og lagra digitalt.

Opplysning underlagd teieplikt

Ei opplysning underlagd teieplikt i samsvar med lov eller forskrift.

Sperrefrist

Deler av arkivmaterialet i arkivinstitusjonar har sperrefrist, fordi det inneheld opplysningar underlagd teieplikt. Materialet er dermed ikkje tilgjengeleg for offentligheita før det har nådd ein viss alder, med det kan gjevast partsinnsyn eller innsyn for forskningsførrmål. For statleg sektor kan arkiveininger ha sperrefrist på 60, 80 eller 100 år. For privat sektor kan det finnast meir spesifiserte vilkår for innsyn. Har ikkje materialet nokon sperrefrist, tyder det at det er fritt tilgjengeleg.