Årsmelding og resultatrapport 2008

1. Tilrettelegging og stimulering for bevaring av arkiver

Antall inspeksjoner og besøk har sunket sammenlignet med tidligere år, bare 3 statlige og ingen ikke-statlig arkivskaper har hatt besøk av statsarkivet. Imidlertid er rådgivning og veiledning i betydelig utstrekning gitt pr. telefon, brev eller epost, og 3 arkivskapere har fått orientering og omvisning i statsarkivet. Det har vært holdt ett kurs om avlevering, arkivbegrensning og kassasjon.

I 2008 gjennomførte SAKO et bevarings- og kassasjonsprosjekt for databasene FKB (Felles Kartdatabase) og SSR (Sentralt stedsnavnregister). Utkast til rapport er sendt på høring til Statens kartverk, og prosjektet vil avsluttes i 2009.

SAKO har igangsatt et prosjekt om innvandrerarkiver. I den forbindelse har det vært dialog med Buskerud innvandrerråd, og det kan forventes avleveringer derfra i løpet av 2009.

 

1.1 Inspeksjoner og besøk

Statlige arkivskapere

Vest-Telemark tingrett
NAV Buskerud
NAV Nedre Eiker trygd

1.2 Omvisninger og orienteringer i SAKO

 

Statlige arkivskapere:

Nordre Buskerud politidistrikt
NAV Buskerud

Private arkivskapere:

Buskerud innvandrerråd

2    Bevaring og forvaltning av arkiver

 

2.1 Avleveringer

SAKO hadde som mål å motta 700 hyllemeter arkivmateriale fra offentlige i 2008. Det endelige tallet er 408,5 hyllemeter, herav 7,1 hyllemeter privatarkiver. Dette innebærer en nedgang på nesten 400 hyllemeter i forhold til 2007. Dette skyldes at flere avleveringer er stilt i bero, i påvente av kassasjonsvurderinger. Nedgangen vil trolig etterfølges av økende volum på avleveringer de kommende årene.

Etterslepet av ikke-avlevert materiale er beregnet til omkring 4000 hyllemeter. Dette tallet er usikkert, men det vurderes som uhensiktsmessig å foreta en ny kartlegging nå. En ny kartlegging er stilt i bero til vi er nærmere slutten på den papirbaserte arkivproduksjonen.

Avleveringer 2008
Arkivskaper		Avlevert fra	Hyllemeter
Politi:
Telemark politikammer		Telemark politidistrikt	70.0
Kragerø politikammer		Telemark politidistrikt	40,0
Ringerike politikammer		Nordre Buskerud politidistrikt	34,0
Sandefjord politikammer		Vestfold politidistrikt	8,0
Nord-Jarlsberg politikammer		Vestfold politidistrikt	64,0
Tønsberg politikammer		Vestfold politidistrikt	8,0
Larvik politikammer		Vestfold politidistrikt	10,0
Lensmenn:
Bø lensmannskontor		Telemark museum	0,1
Kragerø lensmannskontor		Telemark politidistrikt	1,0
Skåtøy lensmannskontor		Telemark politidistrikt	0,5
Sannidal lensmannskontor		Telemark politidistrikt	1,0
Fyresdal lensmannskontor		Fyresdal bygdemuseum	0,1
Gol og Hemsedal lensmannskontor		Nordre Buskerud politidistrikt	1,4
Stokke lensmannskontor		Vestfold politidistrikt	7,0
Sorenskriverier:
Nedre Telemark sorenskriveri		Telemark museum	0,3
Ringerike sorenskriveri		Ringerike tingrett	0,1
Porsgrunn og Skien byfogd		Nedre Telemark tingrett	70,0
Arbeids- og velferdsetaten:
Drangedal trygdekontor		NAV Drangedal	0,3
Hemsedal trygdekontor		NAV Hemsedal	2,0
Holla trygdekontor		NAV Nome	2,0
Lunde trygdekontor		NAV Nome	2,0
Nome trygdekontor		NAV Nome	7,0
Drangedal trygdekontor		NAV Drangedal	6,5
Fyresdal trygdekontor		NAV Fyresdal	0,6
Nedre Eiker trygdekontor		NAV Nedre Eiker	19,0
Geistlige arkivskapere:
Modum sogneprestekontor		Modum prestekontor	0,5
Hof sogneprestkontor		Hof kirkekontor	0,2
Bø sogneprestkontor		Telemark museum	0,1
Hedrum sogneprestkontor		Arkivskaper	0,1
Forliksråd:
Nes forliksråd		Nes forliksråd	0,3
Tinn forliksråd		Tinn kommune	1,5
Porsgrunn forliksråd		Porsgrunn kommune	3,0
Andre:
Norges Bank avd. Skien		Norges Bank	31,0
Nedre Gausen kompetansesenter		Arkivskaper	0,5
Berg interneringsleir		RA	0,1
NSB Drammens distrikt		Norsk jernbanemuseum	2,0
Buskerud fylkesarbeidskontor		NAV Buskerud	15,0
Telemark folkehøgskole		RA	0,1
Private arkivskapere:
Sunmanns samlinger		Per Sunmann	4,3
Ravalsjøskogenes interessentskap		Henrik Sundt	0,7
Numedalslågens fellesfløtningsforening		Arkivskaper	2,0
Elim pinsemenighet		Telemark museum	0,1
Sum hyllemeter avlevert:			408,5

 

 

2.2 Depotarbeid

I 2008 ble det ordnet ferdig til sammen 1060 hm arkiver (604,2 i 2007). Målet er å holde ordningsaktiviteten høy for å unngå etterslep på avlevert materiale, og samtidig redusere den totale mengden uordnet materiale.

 

Ved utgangen av året var antall hm i tilgjengelig orden 11976,6 hm, mens kategorien ”vanskelig tilgjengelig arkiv” var på 431,9 hm, dvs. 3,5 % av samlet arkivmasse (12408,5 hm). Med ”vanskelig tilgjengelig arkiv” menes materiale der det foreligger avleveringslister, men ikke endelig katalog. Om lag 3 hm er utilgjengelig i den forstand at materialet er uordnet og mangler enhver fortegnelse.

2.3 Konservering/restaurering

Fast og midlertidig personale har utført til sammen 0,7 årsverk til konservering i 2008. I konserveringsavdelingen har det vært arbeidet med ominnbindinger, konservering og bevaring av originale bind/protokoller samt noe pleie og konservering av bibliotekbøker. Forebyggende konservering har dreid seg om planlegging og utføring av fotodokumentasjonsrutiner samt kartlegging av alternative metoder og materialevalg mht. konservering av protokoller. Dessuten har konservator og konserveringsutvalget drøftet tiltak i forhold til forebyggende konservering ved SAKO, og personalet har fått innføring i gode rutiner for bruk av arkivaliene.

3 Tilgjengeliggjøre og formidle arkiver (hovedmål 3)

 

3.1 Formidling

Formidlingsutvalget ved SAKO har satset på nettformidling, og har i forbindelse med mangfoldsåret laget 13 nye nettsider. Hovedfokus har vært på kilder til informasjon om jødisk innvandring og omstreifere. På bakgrunn av dette arbeidet har vi også innledet et samarbeid med nettstedet historieboka.no i regi av Buskerud fylke. Det er i tillegg utviklet et undervisningsopplegg for 9. skoletrinn, som er koblet opp mot den kulturelle skolesekken i Kongsberg.

Arkivenes dag ble arrangert 8.11, hadde godt oppmøte på om lag 50 personer. Det var to foredrag og omvisning, samt fire stands i regi av historielag.

Det er gjennomført 8 omvisninger for historielag og andre institusjoner.

 

3.2 Lesesalsdrift

Lesesalsbesøket har overraskende gått opp, og antall utlånte arkivsaker fortsetter å øke. Hver lesesalsgjest har i gjennomsnitt lånt 2,7 arkivsak, samme som i 2007.

(tilsvarende tall for 2007 i parentes)

Åpningstider for lesesalen:

01.01.-31.05 og 01.09.-31.12

Man., tors., fre.:                     09.00-15.00
Tirs., ons.                                09.00-19.00
Lør.                                        09.00-13.00

01.06-31.08

Man,-fre.                                09.00-15.00
Lør.                                        Stengt

Samlet åpningstid i 2008:      1785 timer (1898)

Antall lesesalsgjester:             1509 (1398)

Antall utlån på lesesalen:

Protokoller/ esker/ pakker      4147 (3734)

 

3.3 Saksbehandling

Antall brukerforespørsler viser en oppgang på ca. 6 %, mens den innbyrdes fordelingen av dem holder seg ganske stabil. Her kunne man ha ventet en forholdsvis større nedgang når det gjaldt hobbyforespørslene, fordi kirkebøkene nå er på nett.

I tråd med Riksarkivarens retningslinjer har SAKO ført en restriktiv linje i behandlingen av hobbyforespørsler, både med hensyn til arbeidet som nedlegges i den enkelte forespørsel og i behandlingen av gjentatte forespørsler fra samme bruker. Oppslag og undersøkelser i kirkebøkene blir ikke lenger foretatt etter at disse kom ut på nettet.

(tilsvarende tall for 2007 i parentes)

Antall saksnummer i journalen:                                 2.694   (2.686)
Antall inngående journalposter:                                2.827   (2.879)
Herav brukerforespørsler                                           2.715   (2.563)

Brukerforespørslene utgjorde altså 96 % av alle henvendelsene, og fordelte seg på følgende tre hovedområder:

1. Rettigheter; eiendom, velferd:                              2.279   (2.139)
           Dette er 83,9 % (83,5) av brukerforespørslene

2. Faglige behov:                                                       62         (58)
           Dette er 2,3 % (2,2) av brukerforespørslene

3. Hobby:                                                                  374       (366)
           Dette er 13,8 % (14,3) av brukerforespørslene

Antall nye avskriftssider:                                          70        (69)
Attesterte kopier:                                                       15         (38)
Uattesterte kopier:                                                     17.232 (15.335)
(inkl. gratiskopier)
Utskrifter fra kirkebøker o.l.:                                    19        (36)

Antallet nye avskriftssider varierer fra år til år, men har vist en synkende tendens over tid.

Innlån av arkivsaker:                                                 1          (0)
Utlån/tilbakelån av arkivsaker:                                  6          (7)

 

4. Bibliotek

I boksamlingen er det nå 7.113 poster eller titler. Derav er det mange store serier, slik at antall bøker anslås til ca. 11.200.

Tilveksten på bøker var i 2008 på 77 bøker, derav var 30 gaver. Vi abonnerer på 34 tidsskrifter, derav er 11 gratis. På slutten av året sa vi opp 6 abonnementer på tidsskrifter med virkning fra januar 2009.

Biblioteket er i bra stand med alle bøker registrert og plassert på lesesal eller i magasin.  Bøkene registreres i Mikromarc biblioteksystem. Alle ansatte og publikum har tilgang til søkebasen. Bokbasen er også lagt ut på internett i Nasjonalbibliotekets Norsk samkatalog for bøker. Tidsskrifter registreres i manuelt kortsystem.

SAKO har ikke hjemlån av bøker til publikum, og har ikke håndtert innlån av bøker i løpet av 2008.