Ifølgje arkivforskrifta § 2-7  skal journalføring skje på ein måte som gjer det mogleg å identifisere kvart dokument. Ved registrering av dokument i journalen skal ein føre inn følgjande:

a) journalføringsdato
b) saks- og dokumentnummer
c) sendar og/eller mottakar
d) opplysingar om sak, innhald eller emne
e) dateringa på dokumentet

I tillegg skal journalen innehalde arkivkode, ekspedisjons- eller avskrivingsdato og avskrivingsmåte.

I grove trekk skal ein altså kunne sjå kva dokumentet omhandlar, og ved krav om innsyn skal det vere mogleg å oppgje nøyaktig kva for dokument det spørjast om.

Dei obligatoriske journalopplysingane femner mellom anna opplysing om sak, innhald eller emne. Opplysingar som er underlagde lovheimla teieplikt, og anna informasjon som ifølgje lov kan eller skal unntakast frå offentleg innsyn, kan jamvel unntakast frå journalen ved at det nyttast nøytrale kjenneteikn, utelatingar eller overstryking.

Korleis kvart enkelt tilfelle skal handterast må nødvendigvis byggje på ei skjønsmessig vurdering. Uansett kva for metode som vert nytta må ein sørgje for at teksten ikkje vert ei meiningslaus samling av ord, men formidlar noko om innhaldet. Døme på nøytrale men meiningsfylte titlar kan vere ”Personalsak” eller ”Budsjettdokument”.