Spørsmål og svar for arkivmedarbeidere

• I forbindelse med innføring av fullelektronisk arkiv i vår etat har vi diskutert internt om det fortsatt er nødvendig å stemple dokumentene og påføre dokumentene sak- og dokumentnummer?
  
  
• I vårt personalreglement står det at disiplinærsaker (ordensstraff) skal slettes etter n antall år (jf. tjenestemannsloven § 14). Betyr dette at alle disiplinærskaer skal kassres?
  
  
• Jeg er i ferd med å utarbeide arkivplan for min institusjon. I den forbindelse lurer jeg på om vi fortsatt er pålagt å binde inn kopibøker. Institusjonen har gått over til et fullelektroniske arkivsystem basert på NOARK-standarden. Alt som står i våre kopibøker registreres og skannes.
  
  
• Vi er i full gang med bortsetting og skal legge arkivsakene i arkivbokser. Er det spesielle krav til hvilke bokser vi skal bruke, merkeetiketter og lignende?
  
  
• Hva skal vi gjøre med inngående brev med anmodning om utbetaling av allerede tildelte midler?
  1) Journalføres som inngående brev som det så skrives et notat om fra avdelingen til økonomiavdelingen, som i sin tur bruker kopi av brevet til bilag?
  2) La det inngående brevet gå rett til økonomiavdelingen for utbetaling?
  
  
• Vi skal innføre NOARK-4 hos oss. Vi har oppdaget at noen av de obligatoriske kravene som må oppfylles for at systemet skal kalles Noark-4, ikke er oppfylt av leverandøreren. Hvordan skal vi forholde oss til det?
  
  
• I hvilken grad er arkivskaper bundet til å benytte teksten i Fellesnøkkelen?
  
  
• Hvilke arkivsaker skal bindes inn?
  
  
• Når vi binder inn en kopibok må brevene ligge i kronologisk rekkefølge med laveste dato først?
  
  
• Er det noen frist for å utarbeide en arkivplan?
  
  
• Hvordan håndterer man stillingssøknader?
  
  
• Vi skal gå over til elektronisk arkiv og saksbehandling, og lurer på om vi skal ha personalmappene elektroniske eller ikke. Har Riksarkivet noen anbefalinger?
  
  
• Vi har en del klagebehandling som vi behandler i et fagsystem. Vi skal nå gå over til elektronisk saksbehandling med Noark 4. Er det greit at vi fortsatt behandler klagene i fagsystemet?
  
  
• Vi holder på å ordne materiale for avlevering. Det er masse stifter og binders i det, må vi fjerne alle disse?

I hvilken grad er arkivskaper bundet til å benytte teksten i Fellesnøkkelen?

Hensikten med en felles arkivnøkkel for statsforvaltningen er å hjelpe arkivskaperen slik at man har en standard for hvordan saker skal klasseres og arkiveres. Teksten i Fellesnøkkelen må derfor følges til og med tredje trinn. Dersom en institusjon ønsker å bygge ut nøkkelen utover tredje trinn, er den fri til å velge egen tekst.

Må vi fortsatt stemple dokumentene og påføre sak- og dokumentnummer ved innføring av fullelektronisk arkiv?

Det er ikke nødvendig å stemple dokumenter når man bruker et godkjent NOARK-4 system og har gått over til fullelektronisk arkiv. Ulempen kan være at saksbehandlerne selv må notere saksnr osv på en eventuell utskrift (kopi).

Hvilke arkivsaker skal bindes inn?

Normalt skal eldre manuelle journaler, kopibøker og andre møtebøker bindes inn dersom de er ført på løse ark. I de tilfelle hvor saksframlegg følger møtereferatene, skal også saksframleggene bindes inn. Selve sakspapirene til møtet skal imidlertid legges i sakarkivet.

Når vi binder inn en kopibok må brevene ligge i kronologisk rekkefølge med laveste dato først?

Det er selvfølgelig gunstig om kopiboka begynner på laveste dato, men dersom man opprinnelig har arkivlagt kopiene i omvendt rekkefølge, er det ikke noe i veien for at kopiene kan bindes inn slik. Det er viktigere å kontrollere at alle kopiene ligger i rekkefølge og at ingen kopier mangler.

Er det noen frist for å utarbeide en arkivplan?

I arkivforskriften § 2-2 heter det at "Eit offentleg organ skal til kvar tid ha ein ajourført samleplan, ein arkivplan, som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert." Forskriften setter altså ingen spesiell frist for å utarbeide arkivplanen, men forutsetter at man får en slik plan så fort som mulig da den skal foreligge " til kvar tid".

Normalt er det ingen grunn til at personalmappene ikke skal være elektroniske hvis arkivet og saksbehandlingen ellers er elektronisk. Det eneste måtte være om det stilles ekstremt høye krav til dokumentets autentisitet for eksempel ved bestemte typer kontrakter.

Vi har en del klagebehandling som vi behandler i et fagsystem. Vi skal nå gå over til elektronisk saksbehandling med Noark 4. Er det greit at vi fortsatt behandler klagene i fagsystemet?

Hvis fagsystemene ivaretar en spesiell type saksbehandling, eller det er tale om masseregistrering som vil være mer tungvint å gjennomføre med Noark, er det i orden at slik saksbehandling fortsatt holdes utenfor Noark. Forutsetningen er at dokumentasjonen og rettssikkerheten er godt nok i varetatt i fagsystemet. Det må komme frem i arkivplanen hvilke typer dokumenter som behandles i egne fagsystemer. En annen mulighet er at fagsystemet integreres med Noark. Riksarkivaren har innført meldeplikt for fagsystemer som lagrer elektroniske dokumenter og innført minimumskrav til slike systemer. Det er ulike regler for stat og kommune, se Kartlegging og innrapportering av fagsystemer.

Vi holder på å ordne materiale for avlevering. Det er masse stifter og binders i det, må vi fjerne alle disse?

Stifter og binders bør i størst mulig grad fjernes og erstattes av syrefire papiromslag, men hvis slik fjerning fører til at papiret blir revet opp, kan stifter bli værende i materialet. Det er viktig å unngå binders i dagligarkivet. Jo mindre bruk av binders nå, jo mindre blir de fremtidige problemene ved avlevering.

Vi er i full gang med bortsetting og skal legge arkivsakene i arkivbokser. Er det noen spesielle krav til hvilke bokser vi skal bruke, merkeetiketter o.l.?

Rikarkivaren har ennå ikke noen godkjenningsording for arkivbokser. Normalt skal det brukes bokser som er er 9,5 cm brede og som kan ta A4 eller folioformat. Den arkivinstitusjon som senere skal ta imot arkivsakene, kan gi nærmere råd.

Standardetiketter er Statens fellesblankett nr. X-142 (protokoller) og X-143 (esker). Du får disse ved å henvende deg til Statens forvaltningstjeneste.

Etikettene skal påføres godkjent lim.

Vi skal innføre NOARK-4 hos oss. Vi har oppdaget at noen av de obligatoriske kravene som må oppfylles for at systemet skal kalles Noark-4, ikke er oppfylt av leverandøreren. Hvordan skal vi forholde oss til det?

Riksarkivaren har en godkjenningsordning for Noark-4 systemer. Den baserer seg blant annet på en egenerklæring fra leverandørene. Godkjenningen er basert på denne egenerklæringen. Noen leverandører har fått utsettelse på å implementere visse funksjonskrav. Mer om godkjenningsordningen og egenerklæringen finner du på Noarks hovedside under Riksarkivets hjemmesider, se lenken nedenfor. Hvis det er uoverensstemmelser mellom leverandørens egenerklæring og oppfyllelsen av funksjonskravene, bør det i første omgang tas opp med leverandøren. Hvis det ikke nytter, bør det sendes en skriftlig klage til Riksarkivet.

Mer informasjon:

• Noarks hovedside
• Leverandørenes egenerklæringer
• Godkjenningsopplegget

Hva skal vi gjøre med inngående brev med anmodning om utbetaling av allerede tildelte midler?

Når det gjelder behandling av brev der man ber om utbetaling av allerede bevilgete midler, er det tilstrekkelig å la disse gå direkte til Øknomiavdelingen eller den som betaler ut penger. Det er ikke nødvendig å journalføre slike henvendelser.

Er vi fortsatt er pålagt å binde inn kopibøker når Institusjonen har gått over til et fullelektroniske arkivsystem basert på NOARK-standarden? Alt som står i våre kopibøker registreres og skannes.

I forskrift til arkivloven av 01.12.1999 nr. 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. kap. IX heter det i § 3-4:

"For arkivdeler hvor alle egenproduserte dokumenter er lagret elektronisk, kan man sløyfe papirbasert kopibok. For andre arkivdeler skal det føres komplett papirbasert kopibok, jf. arkivforskriften § 3-9. Dersom kopiboken i henhold til første ledd sløyfes for en eller flere arkivdeler, skal dette dokumenteres i arkivplanen."

I vårt personalreglement står det at disiplinærsaker (ordensstraff) skal slettes etter n antall år (jf. tjenestemannsloven § 14). Betyr dette at alle disiplinærsaker skal kasseres?

Tjenestemannsloven forutsetter at det normalt skal settes et tidspunkt for når et disiplinært forhold skal ansees å høre fortida til. "Sletting" i lovens forstand betyr imidlertid ikke at alle spor skal eller kan slettes, men det at en ansatt er ilagt en ordensstraff, skal ikke kunne brukes mot vedkommende etter en viss tid. I praksis vil det jo si at selv om man sletter selve påføringen av straffen, vil det ligge igjen spor i journalen og i korrespondansen at noe har skjedd. I et manuelt arkiv vil det også kunne bli bevart kopi av brev i kopibok.

Tjenestemannsloven setter heller ingen frist for sletting, men overlater det til reglementsfesting i den enkelte virksomhet. Slike reglementsfestete bestemmelser kan normalt ikke gå foran arkivlovens bestemmelser om hvordan kassasjon skal treffes. Riksarkivaren har til nå ikke truffet bestemmelser om at ordensstraff skal kasseres. Tvert imot heter det i forskrift til arkivloven av 01.12.1999 nr. 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver kap III under klasse 2 at "Personalmapper bevares. Forutsetningene er at de ikke brukes til langtidsoppbevaring av rutinekorrespondanse og enkeltsaker av kortvarig interesse". Saker vedrørende ordensstraff kan ikke sees å være av kortvaring interresse, men har betydning for vedkommende tjenestemessige forhold.