Opplegg for godkjenning av Noark-systemer

Fastsatt av Riksarkivaren 18. november 1999

Egenerklæring - formular (rtf-format)

Brev til leverandørene 18.02.2002 (html-format)

I brev til leverandørene datert 18. januar 2002 har Riksarkivaren besluttet å utvide opplegget for godkjenning av Noark-systemer. I tillegg til egenerklæring og uttesting av avleveringsformat, vil det nå også bli krevd at leverandørene framviser og demonstrerer funksjonalitet knyttet til journalperiodisering

---

For elektronisk journalføring skal offentlige organer normalt bruke et arkivsystem som følger kravene i Noark-standarden. Nye systemer skal være godkjent av Riksarkivaren før de tas i bruk (jf. forskriften til arkivloven, § 2-9).

For å ivareta bestemmelsene i arkivforskriften vil Riksarkivaren fra 01.12.1999 foreta en typegodkjenning av Noark-systemer. Godkjenningsordningen er begrenset til systemer som følger spesifikasjonene i Noark-4 (1999). Systemer som bygger på eldre versjoner av Noark-standarden, og som av Riksarkivaren tidligere er vurdert å være utformet i samsvar med disse eldre Noark-spesifikasjonene, ventes fortsatt å være i bruk en tid. Men nyutviklede systemer som bygger på eldre Noark-standard (versjon 1-3), vil ikke bli godkjent av Riksarkivaren.

Opplegget for godkjenning omfatter ikke offentlige organers individuelle innføring og bruk av systemer. I tråd med arkivforskriften forventes organene å bruke systemer som på forhånd er godkjent som Noark-systemer.

Riksarkivarens praktiske godkjenning av Noark-4-systemer baseres på en kombinasjon av to tiltak:

• Systemprodusentene skal utfylle en egenerklæring (jf. vedlegg) med opplysninger om hvilke formaliserte funksjonskrav fra Noark-4 som oppfylles. Egenerklæringen gis på et eget formular utformet av Riksarkivaren.

• Riksarkivaren vil i tillegg foreta en konkret uttesting av systemets avleveringsformat (eksportformatet for avlevering) i forhold til spesifikasjonene i Noark-4. For dette formålet bes produsenten om å levere prøver på avleveringsuttrekk (eksportfiler) fra systemet, eventuelt om å stille en versjon av systemet med et relevant utvalg registrerte data til disposisjon for Riksarkivaren. Formen for uttrekk vil bli nærmere avtalt med den enkelte produsent.
  
  Gå til nedlastbare DTD'er for alle avleveringsuttrekk i Noark 4.1.

Produsentens egenerklæring

Egenerklæringen skal gi en oversikt over de funksjonskrav fra Noark-4 som systemet fullt ut oppfyller i følge produsenten selv. En kontroll av produsentens egenopplysninger vil på noen viktige punkter ligge innbygd i Riksarkivarens uttesting av systemets avleveringsformat. Men Riksarkivaren foretar ikke den omfattende og detaljerte gjennomgang som kreves for å vurdere om hvert enkelt funksjonskrav er riktig og fullstendig implementert i systemet. Hovedformålet med egenerklæringen er følgelig å kartlegge om systemet omfatter funksjoner som kvalifiserer til godkjenning. For å kvalifisere til betegnelsen Noark-4-system må systemet oppfylle basiskravene som i Noark-4 er kalt O-krav. For å kvalifisere til bruk for elektronisk arkivering av saksdokumenter krever Riksarkivaren at systemet i tillegg oppfyller de aktuelle O2-kravene i Noark-4 (jf. arkivforskriften § 2-13, som fastsetter at systemer for arkivering av elektroniske saksdokumenter skal godkjennes av Riksarkivaren)

Alle funksjoner som fra produsenten oppgis å oppfylle formaliserte Noark-krav, skal være korrekt og komplett implementert i systemet. Det forutsettes at produsenten foretar de nødvendige utbedringer i de tilfeller feil eller mangler i forhold til kravene i Noark-4 senere påvises av brukere av systemet. Riksarkivaren forbeholder seg rett til eventuelt å tilbakekalle en godkjenning dersom påviste feil av alvorlig art ikke blir utbedret.

Egenerklæringen skal være underskrevet av en autoritativ representant for produsenten.

Godkjenningens form

Med utgangspunkt i forskriften til arkivloven vil Riksarkivaren benytte to grader av godkjenning:

1. som Noark-system uten elektronisk arkiv
2. som Noark-system inkludert elektronisk arkiv

Det gis ikke spesifikk godkjenning for krav knyttet til integrert e-post (E/E1-krav), integrasjon med saksbehandling (S/S1-krav) og utvalgsbehandling (U/U1-krav) i Noark-4. Men med utgangspunkt i produsentenes egenerklæringer og vurderingen som er foretatt i tilknytning til godkjenningen, vil Riksarkivaren ajourholde og bekjentgjøre en oversikt over systemer hvor disse utvidede kravene er implementert.

Spesielt om godkjenning for elektronisk arkivering

Bruk av et elektronisk arkiv basert på O2-kravene i Noark-4, kapittel 5, kan tenkes organisert på forsvarlige måter også uten at O1-kravene i Noark-4 (dvs. kravene til en utvidet versjon) er implementert. Utvidet funksjonalitet for prosesstyring og tilgangskontroll kan f.eks. være unødvendig hvis elektronisk arkivering skal utføres sentralisert av en arkivtjeneste. Riksarkivaren vil derfor ikke gjøre en godkjenning for elektronisk arkiv avhengig av at O1-kravene i Noark-4 er oppfylt.

For at brukerinstitusjonene likevel skal få den nødvendige oversikt over oppfylte utvidede krav med støtte for elektronisk arkivering, er det foretatt en gruppering av O1-krav i produsentens egenerklæring. Egenerklæringen sondrer mellom O1-krav med tilknytning til henholdsvis arkivstyring og arkivstruktur (punkt 2.1), prosesstyring og tilgangsstyring (punkt 2.2) og rapporter (punkt 2.3). Siktemålet er å gjøre det enklere for brukerinstitusjonene å vurdere tilpasningen for alternative bruksmåter og organisasjonsløsninger.

Egenerklæring ved distribusjon av godkjent Noark-system

Produsentens egenerklæring skal medfølge ved distribusjon av et godkjent Noark-system eller utvalgte moduler fra et slikt system. Egenerklæringen kan være i den originale form som ble fremlagt for Riksarkivaren eller i en oppdatert form. I de tilfeller Noark-krav oppgis å være implementert i systemet etter Riksarkivarens godkjenning, forutsettes produsenten fortsatt å ha ansvar for å rette opp eventuelle feil eller mangler ved implementeringen.