Arkivlov og forskrift

Arkivloven har som formål å sikre arkiver som har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at disse kan bli tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertiden. Bevaring og tilgjengeliggjøring for ettertiden er formålet med loven.

Det er to begrunnelser for bevaring av arkiver:

• Arkiver ivaretar verdier som er knyttet til kulturarv og forskning, noen ganger kalt "nasjonens hukommelse"
• Dokumentasjon av rettslig og forvaltningsmessig art både for arkivskaperne selv og for personer og virksomheter som har vært gjenstand for saksbehandling eller lignende hos den som har skapt arkivet.

Loven består av 23 paragrafer inndelt i fire kapitler.

Arkivforskriften - eller Forskrift om offentlige arkiver av 11. desember 1998 nr 1193 - er gitt med hjemmel i arkivlovens § 12. Forskriften er et omfattende dokument som regulerer de fleste sider ved arkivfunksjonen i offentlig forvaltning. Graden av detaljering er likevel forskjellig fra tema til tema. Når det gjelder arkivrutiner, gir forskriften nokså detaljerte bestemmelser. I andre tilfeller, for eksempel om kassasjon, er det overlatt til Riksarkivaren å ta stilling til hvordan detaljene skal utformes. Tankegangen bak dette er at forhold som gjelder bevaring og arkivmessig forsvarlighet kan overlates til Riksarkivarens faglige vurdering, mens bestemmelser som griper direkte inn i forvaltningens administrative systemer og rutiner, skal være gitt av Kongen i statsråd.

Arkivforskriften er inndelt i 5 kapitler.

Riksarkivarens bestemmelser for offentlige arkiv: Arkivforskriften gir Riksarkivaren en rekke fullmakter og pålegg. På visse områder skal han utforme generelle bestemmelser, Riksarkivarens bestemmelser for offentlige arkiv. På andre områder skal han godkjenne framlagte forslag, følge opp iverksettelse av planer m.v. Det følgende er en liste over fullmakter og pålegg Riksarkivaren er gitt i arkivforskriften.

• 1-3: har en generell fullmakt til å gi bestemmelser som avviker fra arkivforskriften, for særskilte organ eller utvalg, eller for grupper av slike.
• 2-3: skal ta imot nye arkivnøkler for registrering og fastsette eventuelle unntak fra statsforvaltningens forpliktelse til å følge Felles arkivnøkkel for statsforvaltningen.
• 2-9: skal godkjenne nye elektroniske journalsystemer (Noark).
• § 2-12: kan fastsette krav om spesialpapir for særskilte formål og gi bestemmelser om skrivemateriell etc.
• § 2-13: skal godkjenne systemer, rutiner, lagringsformater og -medier for elektronisk lagring av saksdokumenter. Godkjenningen kan skje ved generelle bestemmelser eller ved enkeltvedtak.
• § 2-13: kan fastsette at visse typer arkivmateriale som er lagret elektronisk, også skal arkiveres på papir.
• § 2-13: kan bestemme at begge versjoner av saksdokumenter (både den elektroniske og den papirbaserte) eller bare den ene av dem skal avleveres til arkivdepot.
• § 2-14: kan fastsette at elektroniske registre og databaser skal ha eksportfunksjoner som sikrer at bevaringsverdig materiale blir tatt vare på. Fastsettes ved generelle bestemmelser eller enkeltvedtak.
• § 2-15: skal fastsette krav til behandling av mikrofilm, og kan bestemme at visse typer originaldokumenter ikke kan erstattes med mikrofilmkopier.
• § 3-9: kan bestemme at elektronisk arkiv på visse vilkår kan erstatte kopiboken.
• § 3-14: kan gi retningslinjer for innbinding av møtebøker, protokoller, kopibøker og papirbaserte journaler.
• § 3-20: kan gjøre unntak fra det generelle bevaringspåbudet.
• § 3-21: skal utarbeide kassasjonsregler for saker som gjelder egenforvaltning i statlige organer.
• § 3-21: kan be overordnet organ samordne utarbeidelsen av kassasjonsregler for fagsakene i statlige organer
• § 3-21: skal godkjenne kassasjonsregler for fagsakene i statlige organer.
• § 3-21: skal utarbeide generelle kassasjonsregler for kommuner og fylkeskommuner.
• § 3-23: kan, etter søknad, dispensere fra kravet om at arkiv som er overtatt sammen med et saksområde fra et annet organ, skal oppbevares for seg.
• § 4-11: skal godkjenne planer for å oppfylle kravene til arkivlokaler og se til at planene blir gjennomført.
• § 4-11: kan gi samtykke til utvidet planleggingstid for arkivlokaler.
• § 4-12: kan gi pålegg om øyeblikkelig utbedring av arkivlokaler dersom arkivmateriale står i direkte fare for å bli skadet.
• § 5-2: kan bestemme at det skal deponeres kopier av elektronisk arkivmateriale m.v. tidligere enn det vanlige tidspunktet for avlevering (25 - 30 år).
• § 5-2: kan fastsette unntak fra avleveringsfristene for statlige organer, både kortere og lengre tid.
• § 5-3: kan gi samtykke til at privat arkivskaper som overtar saksområdet til et offentlig organ, også kan få overført arkivet.
• § 5-7: kan fastsette unntak fra fordelingen av arkivmateriale på Riksarkivet og statsarkivene.
• § 5-8: skal fastsette spesifiserte krav til materiale som skal avleveres til Arkivverket.
• § 5-12: skal utarbeide normalinstruks for krav til arkivmateriale som avleveres til kommunalt og fylkeskommunalt arkivdepot.