Elektroniske arkiver - digitalt skapt arkivmateriale

De synonyme begrepene elektroniske arkiver og digitalt arkivmateriale brukes om materiale som er skapt og avlevert i digital form, altså ved hjelp av datamaskiner (EDB/IT). Et elektronisk arkiv stammer typisk fra ett eller flere journalsystemer, fagsystemer eller registre som har vært eller fortsatt er i bruk i ett bestemt organ (i arkivterminologi kalt "arkivskaper") innenfor norsk offentlig forvaltning. Slikt materiale finnes vanligvis i svært begrenset omfang utskrevet på papir. Dette til forskjell fra digitalisert arkivmateriale, som er opprinnelig papirbasert arkivmateriale som senere er overført til datamaskinlesbar form ved hjelp av skanning eller transkribering (dvs. avskriving, ofte kalt kilderegistrering).

Bestanddeler

Elektroniske arkiver lagret i Arkivverket består i utgangspunktet av en eller flere rene tekstfiler trukket ut (eksportert) fra de aktuelle datasystemenes databaser. Tekstfilene benytter tegnsettet ISO-8859/1. Sammenhørende tekstfiler, f.eks. fra en og samme avlevering, er innholdsmessig og strukturelt/teknisk beskrevet i detalj i en tilhørende metadatafil ved hjelp av Riksarkivarens "markeringsspråk" ADDMML (basert på XML). Et elektronisk arkiv kan dessuten inneholde formaterte elektroniske dokumenter av ulike typer (tekst, bilder, lydopptak, video). Det er fastsatt ett eller noen få godkjente lagringsformater for hver dokumenttype. Formatene er uavhengige av de datamaskin- og programsystemene materialet stammer fra.

Lagring

Elektroniske arkiver langtidslagres for tiden i Riksarkivet på CD-plater (2 kopier), på høykapasitets magnetbånd (DLT) og delvis på harddisker.

Omfang

Det eldste elektroniske arkivmaterialet er fra 1960-tallet, og avleveringer til Arkivverket har pågått i begrenset omfang siden 1985. Pr. mars 2002 er ca. 200 elektroniske arkiver fra ca. 30 arkivskapere (statlige organer) avlevert. Dette er bare en brøkdel av det materialet som er planlagt avlevert fra de siste 40 årene. Etter hvert som avleveringsplikten kan følges opp av Arkivverket og mottaks- og testrutinene kommer på plass, vil antallet avleverte elektroniske arkiver pr. år øke betraktelig.

Det er ikke utarbeidet noen komplett oversikt over elektroniske arkiver som er deponert i eller avlevert til Arkivverket, men de registreres fortløpende i katalogsystemet Arkimedes. Katalogen herfra vil senere bli gjort søkbar via web. Inntil videre har vi satt opp en enkel oversikt over et lite utvalg av de elektroniske arkivene som til nå er avlevert til Riksarkivet.

Tilgang til materialet

Maskin- og programsystemuavhengig lagring av digitalt skapt arkivmateriale (lagring i "rådataform") innebærer at det avleverte materialet er rensket for de originale hjelpemidlene for fremfinning. Arkivverket kan derfor ennå ikke yte vanlige brukertjenester på elektroniske arkiver, men et generelt brukersystem for direkte søking i slikt materiale er under utvikling. Riksarkivet kan i dag tilby brukere kun noen enkle tjenester basert på avleverte elektroniske arkiver: Enkeltopplysninger som er spesifisert av brukeren, kan hentes ut på bestilling. Kopier av datafiler kan også leveres, men mesteparten av det avleverte materialet er ennå for "ungt" og derfor sperret av personvernhensyn. Bruk av sperrede personregistre er allikevel mulig for forskere som skaffer seg konsesjon fra Datatilsynet.