Med utgangspunkt i Riksarkivarens retningslinjer for arbeidet med privatarkiver (2.2) har Riksarkivet definert sin bevaringspolitikk for privatarkiver slik:

  1. Riksarkivets primære oppgave er å bevare arkiver etter private arkivskapere som har hatt en landsomfattende virksomhet, eller som på annen måte har hatt en så fremskutt stilling innenfor sitt arbeidsfelt at de kan regnes som betydningsfulle i nasjonal sammenheng.
  2. Riksarkivet bevarer arkiver etter private arkivskapere som faller utenfor denne definisjonen, dersom det ikke kan finnes andre praktiske alternativer for bevaring. I visse tilfeller vil Riksarkivet også kunne ta hensyn til at arkivskaper selv uttrykker ønske om at arkivet skal oppbevares her.
  3. Riksarkivet knytter normalt visse betingelser til en beslutning om å motta et privatarkiv som faller inn under Riksarkivets bevaringspolitikk:
    • Materialet blir Riksarkivets eiendom ved avlevering.
    • Arkivet skal avleveres ordnet og med en katalog eller en arkivliste som Riksarkivet godkjenner.
    • Omkostninger knyttet til selve avleveringen eller som følger av at arkivet ved avlevering ikke er tilfredsstillende ordnet eller pakket, bæres av arkivskaper/arkiveier.
    • Riksarkivet forbeholder seg rett til å kassere eller tilbakeføre til arkivskaper/arkiveier materiale som ikke vurderes som bevaringsverdig. Når det ansees for hensiktsmessig, forbeholder Riksarkivet seg å kunne overføre avlevert arkivmateriale til andre depotinstitusjoner, etter å ha orientert arkivskaper/arkiveier om dette.
    • Riksarkivet forplikter seg til å gjøre avleverte arkiver tilgjengelig for publikum så snart som mulig etter avlevering, eventuelt med den begrensning av publikums adgang til arkivet som er avtalt med arkivskaper/arkiveier, eller som følger av bestemmelser gitt i lov eller i annet regelverk.
    • Når særskilte forhold tilsier det, kan Riksarkivet motta og oppbevare et privatarkiv som depositum. Riksarkivet kan også motta et uordnet privatarkiv uten vederlag for ordningsarbeidet dersom arkivet har høy bevaringsverdi og arkivet enten må ansees som herreløst, eller arkivskaper/arkiveier ikke har midler til ordning eller mulighet til å ordne det selv. Materiale som mottas på slike premisser, vil bli ordnet og gjort tilgjengelig når Riksarkivet kan finne ressurser til det.
  4. Det nasjonale systemet for bevaring av privatarkiver bygger på at bevaringsverdige arkiver bør bevares og gjøres tilgjengelig i samsvar med den enkelte depotinstitusjons bevaringspolitikk. Forholdet mellom Riksarkivet og andre depotinstitusjoner som bevarer privatarkiver reguleres gjennom avtaler om arbeidsdeling, jfr. Riksarkivarens retningslinjer (2.1).

Fastsatt av Riksarkivaren 11.04.2002