Skriv ut
Tilsyn med elektronisk arkivdanning
Hensikten med tilsyn er å sikre at bevaringsverdige arkiver blir tatt vare på og kan gjøres tilgjengelige (jf arkivlovens formålsparagraf), også etter at organets egne administrative behov ikke lenger er tilstede. For elektronisk arkivdanning betyr det å kontrollere at arkivdanningen skjer iht. relevante bestemmelser i arkivloven med forskrifter. Det kontrolleres at de faglige metodene som brukes er i tråd med Riksarkivarens godkjenninger og anbefalinger. Metodene må sikre at det digitale materialet kan deponeres/avleveres med ivaretatt autentisitet, integritet og kontekst.
Elektronisk arkivdanning er i prinsippet ikke forskjellig fra annen type arkivdanning, men gir en del andre tekniske og arkivfaglige utfordringer. Dette gjenspeiles i forskrift om behandling av offentlige arkiver, som har egne bestemmelser for avlevering og deponering av hhv ikke-elektronisk og elektronisk arkivmateriale.
Ved gjennomføring av tilsyn vil ett av elementene være å avdekke om virksomheten har forstått denne forskjellen, og om kravene som Riksarkivet stiller er godt nok implementert hos forvaltningsorganet.
Hjemmel for tilsyn
Hjemmelsgrunnlaget for Riksarkivarens tilsynsmyndighet finnes i arkivloven § 7: ”Riksarkivaren har rettleiings- og tilsynsansvar for arkivarbeidet i offentlege organ.” Videre i samme paragraf sies det at Riksarkivaren kan kreve å få fremlagt journalsystemer, arkivnøkler, arkivinstrukser m.m. for godkjenning, inspisere arkiv og gi pålegg som er nødvendige for å oppfylle bestemmelser gitt i eller i medhold av arkivloven.
Arkivloven § 8 pålegger offentlig forvaltning å gi opplysninger til Riksarkivaren om arkivmessige forhold, og om forhold som kan ha betydning for oppfyllelse av formålet med arkivloven. Riksarkivaren kan også be om regelmessige rapporter. Opplysninger og rapporter skal gis uavhengig av en eventuell taushetsplikt som forvaltningen er underlagt.