Hva er Noark-4 Web Services?

Formålet med Noark-4 Web Services er å standardisere og forenkle kommunikasjon mellom ulike systemer i offentlig forvaltning for å sikre gjenbruk av data og muliggjøre automatisert saksbehandling.

Noark-4 Web Services ble utarbeidet som et prosjekt i 2006 etter et initiativ fra KS. Selve standardiseringsarbeidet startet ved årsskiftet 2004/2005. Hensikten med prosjektet var å få på plass en standard for integrasjon mellom Noark-4-system og fagsystem. Selv om det var KS som var ansvarlig for selve spesifiseringen av Noark-4 Web Services, var Riksarkivaren tungt inne i prosjektet for å sikre at semantikk og struktur fra Noark-4 ble riktig forstått og implementert.

Fagsystemer vs Noark-4-systemer

Bakgrunnen for arbeidet med Noark-4 Web Services er at offentlig sektor benytter en lang rekke fagsystemer i saksbehandlingen. Mange av disse har registreringsfunksjoner for mottatte dokumenter i tillegg til at de selv produserer svarbrev og i noen tilfeller organinterne dokumenter. Men fagsystemenes journal- og arkivfunksjonalitet tilfredsstiller ikke kravene i Noark-standarden, og de er ikke godkjent av Riksarkivaren. For å følge arkivloven må dokumentene i disse fagsystemene dobbeltføres både i Noark-systemet og i fagsystemet. I praksis blir mange dokumenter ikke journalført og arkivert i tråd med lover og forskrifter.

I forbindelse med oppstarten av arbeidet med Noark-5 ble det fra Noark-4-leverandørenes side bedt om at integrasjonskravene i kapittel 17 i Noark-4 ble mer formalisert slik at alle arkivsystemene tilbød de samme standardtjenestene på samme måte. Det var uttrykt et sterkt ønske om at fagsystemene skulle kunne arkivere direkte til Noark-4-systemet, slik at dobbeltarbeid unngås. Dette gjelder ved overgang til elektronisk journalføring, og spesielt ved overgang til elektronisk lagring av dokumentene. Siden behovet var størst i kommunal sektor, tok Kommunenes Sentralforbund (KS) ballen med å lede et prosjekt for å komme frem til felles integrasjonsstandard.

Lovhjemmel

Det var uttrykkelig formulert fra prosjektets side at bruk av Noark-4 Web Services skal sørge for at journalføring og arkivering i offentlig sektor skal være i tråd med bestemmelsene i arkivloven med forskrifter, og at alle inn- og utgående dokumenter skal arkiveres i et Noark-system, jf arkivforskriften §§ 2-6 og 2-9.