Opplegg for godkjenning av Noark-systemer

Riksarkivaren godkjenner ikke lenger nye Noark-4-systemer, fra 4. juli 2008 vil kun Noark 5-løsninger bli vurdert.

Opplegg for godkjenning av Noark-4-systemer ble fastsatt av Riksarkivaren 18. november 1999

I brev til leverandørene datert 18. januar 2002 besluttet Riksarkivaren å utvide opplegget for godkjenning av Noark-systemer. I tillegg til egenerklæring og uttesting av avleveringsformat, ble det påkrevet at leverandørene framviste og demonstrerte funksjonalitet knyttet til journalperiodisering

Opplegget for godkjenning omfattet ikke offentlige organers individuelle innføring og bruk av systemer. I tråd med arkivforskriften forventet man at organene brukte systemer som på forhånd er godkjent som Noark-systemer.

Riksarkivarens praktiske godkjenning av Noark-4-systemer baserte seg på en kombinasjon av to tiltak:

  • Systemprodusentene skulle utfylle en egenerklæring (jf. vedlegg) med opplysninger om hvilke formaliserte funksjonskrav fra Noark-4 som var oppfylt. Egenerklæringen skull gis på et eget formular utformet av Riksarkivaren.
  • Riksarkivaren foretok i tillegg en konkret uttesting av systemets avleveringsformat (eksportformatet for avlevering) i forhold til spesifikasjonene i Noark-4. For dette formålet ble produsentene bedt om å levere prøver på avleveringsuttrekk (eksportfiler) fra systemet, eventuelt om å stille en versjon av systemet med et relevant utvalg registrerte data til disposisjon for Riksarkivaren. Formen for uttrekk avtalrs nærmere med den enkelte produsent.

Gå til nedlastbare DTD'er for alle avleveringsuttrekk i Noark 4.1.

Produsentens egenerklæring

Egenerklæringen gir en oversikt over de funksjonskrav fra Noark-4 som systemet fullt ut oppfyller i følge produsenten selv. En kontroll av produsentens egenopplysninger vil på noen viktige punkter ligge innbygd i Riksarkivarens uttesting av systemets avleveringsformat. Men Riksarkivaren foretok ikke den omfattende og detaljerte gjennomgang som kreves for å vurdere om hvert enkelt funksjonskrav er riktig og fullstendig implementert i systemet. Hovedformålet med egenerklæringen var følgelig å kartlegge om systemet omfatter funksjoner som kvalifiserer til godkjenning. For å kvalifisere til betegnelsen Noark-4-system måtte systemet oppfylle basiskravene som i Noark-4 er kalt O-krav. For å kvalifisere til bruk for elektronisk arkivering av saksdokumenter krevde Riksarkivaren at systemet i tillegg oppfylte de aktuelle O2-kravene i Noark-4 (jf. arkivforskriften § 2-13, som fastsetter at systemer for arkivering av elektroniske saksdokumenter skal godkjennes av Riksarkivaren)

Alle funksjoner som fra produsenten ble oppgitt å oppfylle formaliserte Noark-krav, skulle være korrekt og komplett implementert i systemet. Det forutsettes at produsenten foretar de nødvendige utbedringer i de tilfeller feil eller mangler i forhold til kravene i Noark-4 senere påvises av brukere av systemet. Riksarkivaren forbeholder seg rett til eventuelt å tilbakekalle en godkjenning dersom påviste feil av alvorlig art ikke blir utbedret.

Egenerklæringen skal være underskrevet av en autoritativ representant for produsenten.

Godkjenningens form

Med utgangspunkt i forskriften til arkivloven benyttet Riksarkivaren to grader av godkjenning:

  1. som Noark-system uten elektronisk arkiv
  2. som Noark-system inkludert elektronisk arkiv

Det ble ikke gitt spesifikk godkjenning for krav knyttet til integrert e-post (E/E1-krav), integrasjon med saksbehandling (S/S1-krav) og utvalgsbehandling (U/U1-krav) i Noark-4. Men med utgangspunkt i produsentenes egenerklæringer og vurderingen som er foretatt i tilknytning til godkjenningen, vil Riksarkivaren ajourholde og bekjentgjøre en oversikt over systemer hvor disse utvidede kravene er implementert.

Spesielt om godkjenning for elektronisk arkivering

Bruk av et elektronisk arkiv basert på O2-kravene i Noark-4, kapittel 5, kan tenkes organisert på forsvarlige måter også uten at O1-kravene i Noark-4 (dvs. kravene til en utvidet versjon) er implementert. Utvidet funksjonalitet for prosesstyring og tilgangskontroll kan f.eks. være unødvendig hvis elektronisk arkivering skal utføres sentralisert av en arkivtjeneste. Riksarkivaren vil derfor ikke gjøre en godkjenning for elektronisk arkiv avhengig av at O1-kravene i Noark-4 er oppfylt.

For at brukerinstitusjonene likevel skal få den nødvendige oversikt over oppfylte utvidede krav med støtte for elektronisk arkivering, er det foretatt en gruppering av O1-krav i produsentens egenerklæring. Egenerklæringen sondrer mellom O1-krav med tilknytning til henholdsvis arkivstyring og arkivstruktur (punkt 2.1), prosesstyring og tilgangsstyring (punkt 2.2) og rapporter (punkt 2.3). Siktemålet er å gjøre det enklere for brukerinstitusjonene å vurdere tilpasningen for alternative bruksmåter og organisasjonsløsninger.

Egenerklæring ved distribusjon av godkjent Noark-system

Produsentens egenerklæring skal medfølge ved distribusjon av et godkjent Noark-system eller utvalgte moduler fra et slikt system. Egenerklæringen kan være i den originale form som ble fremlagt for Riksarkivaren eller i en oppdatert form. I de tilfeller Noark-krav oppgis å være implementert i systemet etter Riksarkivarens godkjenning, forutsettes produsenten fortsatt å ha ansvar for å rette opp eventuelle feil eller mangler ved implementeringen.