Skal stillingssøknader journalførast?

Ein stillingssøknad skal journalførast fordi den er eit inngåande saksdokument som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.

Kan det brukast eit rekrutteringssystem?

Mange verksemder brukar eigne fagsystem til tilsetjingar, der jobbsøkjaren legg inn CV, sender søknad og får kvittering via rekrutteringssystemet. Det finst fleire system på marknaden, og desse skal integrerast med sakarkivsystemet slik at søknadene med vedlegg automatisk blir overførte til saksmappa og blir journalførte der. For verksemder som skal skaffe eit rekrutteringssystem må det lagast løysingar for integrering med og automatisk overføring av alle journalføringspliktige dokument til sakarkivsystemet.

Rekrutteringssystem som ikkje er integrert med sakarkivet?

Dersom rekrutteringssystemet ikkje er integrert med sakarkivsystemet må søknader registrerast manuelt i Noark-systemet og filene må overførast enkeltvis. Dersom dette ikkje er overkomeleg av ressursmessige årsaker, kan det søkjast om mellombels dispensasjon frå Riksarkivaren frå Noark-kravet i arkivforskrifta §2-9, inntil ein har oppnått integrasjon. Dei dokumenta som skal bevarast for ettertida skal likevel alltid lagrast i Noark-systemet. Praksisen må dokumenterast i arkivplanen og det skal lagast ein plan for å oppnå integrasjon - anten ved å

  • lage eit grensesnitt mellom dei systema ein har
  • skaffe eit nytt rekrutteringssystem eller eit Noark 5-system eller  
  • byggje inn ein Noark 5-kjerne i rekrutteringssystemet

Riksarkivaren gir ikkje dispensasjon frå journalføringsplikta

Føresegnene i arkivforskrifta §§2-6 og 2-7 vil gjelde sjølv om stillingsøknadene ikkje blir journalførte i sakarkivsystemet. På spørsmål må verksemda når som helst i tilsetjingsprosessen og seinare kunne opplyse om at søknaden har kome inn, og om nødvendig produsere ein offentleg journal basert på opplysningar i rekrutteringssystemet. Rekrutteringssystemet må vidare ha felt for alle relevante punkt i § 2-7. Verksemder som leverer offentleg journal til Offentlig elektronisk postjournal må avklare eventuelle problem med at stillingssøknader ikkje blir publiserte på www.oep.no .

Kva dokument skal bevarast for ettertida?

  • forenkla og utvida søkjarliste  
  • alle søknader til leiarstillingar og  
  • søknaden til den som blir tilsett

Desse sakene skal følgjeleg journalførast i Noark-systemet.

Søknader til andre typar stillingar kan kasserast når verksemda ikkje har bruk for dei meir. Sjå felles bevarings- og kassasjonsføresegner i Riksarkivaren si forskrift. Søknadene må alltid lagrast til alle klagefristar har gått ut.

Kjekt å vite

Dersom ein søkjar ber om at namnet hans ikkje blir gjort kjent, skal ikkje namnet på offentleg journal før verksemda har vurdert førespurnaden og søkjaren eventuelt har godteke ei avgjerd om offentleggjering. Søknaden kan journalførast utan namn, og seinare rettast opp i offentleg journal dersom søkjaren sitt namn likevel skal offentleggjerast.

Avgjerda må takast seinast før offentleg søkjarliste blir utarbeidd - snarast etter at øknadsfristen har gått ut. Dersom ein søkjar vel å trekkje søknaden sin, bør korrespondansen om dette dokumenterast.

Lovheimel

Arkivforskrifta § 2-6 seier kva dokument som skal journalførast.

Arkivforskrifta § 2-7 seier kva opplysningar som skal registrerast i journalen.

Arkivforskrifta § 2-9 seier at eit organ normalt skal nytte eit Noark-godkjent system for elektronisk journalføring.

Offentleglova § 4 definerer eit saksdokument.

Riksarkivaren si forskrift kapittel III-V inneheld fellesføresegner om bevaring og kassasjon.