Skriv ut
Skal stillingssøknader journalføres?
En stillingssøknad skal journalføres, siden den er et inngående saksdokument som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.
Kan det brukes et rekrutteringssystem?
Mange virksomheter bruker egne fagsystemer til ansettelser, der jobbsøkeren legger inn CV, sender søknad og får kvittering via rekrutteringssystemet. Det finnes flere systemer på markedet, og disse skal integreres mot sakarkivsystemet slik at søknadene med vedlegg automatisk overføres til saksmappen og journalføres der. For virksomheter som skal anskaffe et rekrutteringssystem må det lages løsninger for integrering og automatisk overføring av alle journalføringspliktige dokumenter til sakarkivsystemet.
Hva hvis rekrutteringssystemet ikke er integrert med sakarkivet?
Hvis rekrutteringssystemet ikke er integrert med sakarkivsystemet må søknader registreres manuelt i Noark-systemet og filene må overføres enkeltvis. Hvis dette ikke er overkommelig av ressursmessige årsaker, kan det søkes om midlertidig dispensasjon fra Riksarkivaren fra Noark-kravet i arkivforskriften §2-9, inntil man har oppnådd integrasjon. De dokumentene som skal bevares for ettertiden skal allikevel alltid lagres i Noark-systemet. Praksisen må dokumenteres i arkivplanen og det skal lages en plan for å oppnå integrasjon - enten ved å:
- lage et grensesnitt mellom de systemene man har,
- anskaffe et nytt rekrutteringssystem eller et Noark5-system eller
- bygge inn en Noark5-kjerne i rekrutteringssystemet.
Riksarkivaren gir ikke dispensasjon fra journalføringsplikten
Bestemmelsene i arkivforskriften §§2-6 og 2-7 vil gjelde selv om stillingsøknadene ikke journalføres i sakarkivsystemet. På forespørsel må virksomheten altså når som helst i tilsettingsprosessen og senere kunne opplyse om søknader som har kommet inn, og om nødvendig produsere en offentlig journal basert på opplysninger i rekrutteringssystemet. Rekrutteringssystemet må videre ha felter for alle relevante punkter i § 2-7. Virksomheter som leverer offentlig journal til Offentlig Elektronisk Postjournal må avklare eventuelle problemer med at stillingssøknader ikke publiseres på www.oep.no
Hvilke dokumenter skal bevares for ettertiden?
- forenklet og utvidet søkerliste,
- alle søknader til lederstillinger og
- søknaden til den som blir tilsatt skal bevares og skal dermed også journalføres i Noark-systemet.
Søknader til andre typer stillinger kan kasseres når virksomheten ikke har bruk for dem mer. Se felles bevarings- og kassasjonsbestemmelser i Riksarkivarens forskrift. Søknadene må uansett lagres til alle klagemuligheter har gått ut.
Kjekt å vite
Hvis en søker ber om å unntas offentlighet skal ikke søknaden på offentlig journal før virksomhetens vurdering er gjort og søkeren enten får medhold eller godtar å være offentlig. Eventuelt kan man journalføre med avskjermet navn, og senere rette opp i offentlig journal om søkeren allikevel skal være offentlig.
Avgjørelsen må tas senest før offentlig søkerliste utarbeides - snarest etter søknadsfristens utløp. Hvis søkeren velger å trekke søknaden bør korrespondansen om dette dokumenteres.
Lovhjemmel
Arkivforskriften § 2-6 sier hivlke dokumenter som skal journalføres.
Arkivforskriften § 2-7 sier hvilke opplysninger som skal registreres i journalen.
Arkivforskriften § 2-9 sier at et organ normalt skal benytte et Noark-godkjent system for elektronisk journalføring.
Offentlighetsloven § 4 definerer et saksdokument.
Riksarkivarens forskrift kapittel III-V inneholder fellesbestemmelser om bevaring og kassasjon.