Skriv ut
Utfordringer med dokumentfangst
Utfordringen for arkivtjenesten er å kunne drive aktiv dokumentfangst også fra sosiale medier. Interne arkiv- og saksbehandlingsrutiner skal være utformet på en slik måte at dokumenter (tekster, bilder, lydfiler, videoer mv.) som organet legger ut selv, blir forskriftsmessig journalført og arkivert. Formatkravet for dokumenter er PDF/A, versjon 1a eller 1b. Lyd- og bildefiler kan også lastes ned og lagres på PC-en før de journalføres og arkiveres på vanlig måte. For lyd- og bildefiler er formatkravene satt opp i Riksarkivarens forskrift kapittel VIII § 8-17. Kommentarer eller meldinger som er på et sosialt medium, og som faller inn under journalføringsplikten eller arkiveringsplikten, skal normalt håndteres i et Noark-basert journal-/arkivsystem som er godkjent av Riksarkivaren. Sosiale medier er i seg selv ikke godkjent som journal-/arkivsystem.
Saksbehandling i sosiale medier
Sosiale medier bør i utgangspunktet ikke brukes som en del av den ordinære saksbehandlingen. Der bør systemer som er særskilt utviklet for å håndtere dette – Noark-baserte system eller fagsystem – brukes. Det er ganske mye ”plunder og heft” forbundet med å fange og overføre data fra et sosialt medium til et journal-/arkivsystem.
Dersom det likevel foregår saksbehandlingslignende kommunikasjon via sosiale medier, er de juridiske og arkivmessige forholdene rundt dette beskrevet i rapporten ”Regjeringens bruk av sosiale medier – Veien til mer demokrati i Norge?”. På side 24 i rapporten behandles forholdet til journalføring og offentlighetslov. Kort gjengitt er rådene som følger:
Retningslinjer
Kommunikasjonen på sosiale medier som faller inn under offentlighetslovens begrep ”saksdokument for organet”, skal alltid arkiveres hvis den er ”gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon”. Det er altså tilstrekkelig at det ene av de to kriteriene er oppfylt. Hvis begge kriteriene er oppfylt, skal kommunikasjonen også journalføres, jf arkivforskriften § 2-6.
De sosiale mediene er dynamiske og det kan være vanskelig å fange opp kommunikasjon og dokumenter som har verdi som dokumentasjon. Arkivtjenesten må vurdere om de skal overvåke relevante nettsteder som en del av de daglige rutinene, som om nettstedene var ustrukturerte postmottak. Hver virksomhet må lage sine egne rutiner for dette, der den informasjons-/kommunikasjonsansvarlige og arkivansvarlige samarbeider.
Praktiske råd
Spørsmål og svar under nettmøter og på bloggposter omfattes av forvaltningens plikt til å føre journal etter arkivloven med forskrifter og innsynsretten etter offentlighetsloven. Men det er tilstrekkelig at nettmøter og bloggposter med tilhørende kommentarer journalføres og arkiveres som ett dokument.
Henvendelser og svar sendt via Facebook og Twitter skal vurderes på lik linje med e-poster, og journalføres hvis de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Dessuten bør det presiseres på den aktuelle internettsiden (Facebook, Twitter osv.), så langt det lar seg gjøre, at dersom den som henvender seg ønsker et formelt svar fra organet, eller at det skal settes i gang en saksbehandling, må vedkommende sende en formell henvendelse per e-post