Skriv ut
Skal tekstmeldinger og chat journalføres?
En tekstmelding eller chatmelding kan være et saksdokument for organet, som både har verdi som dokumentasjon og er gjenstand for saksbehandling, og da gjelder journalføringsplikten. I de tilfeller der dokumentet bare oppfyller den ene av betingelsene, altså enten har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling, skal det arkiveres men trenger ikke å journalføres. Oppfyller det ingen av betingelsene skal meldingen arkivbegrenses, det vil si ikke legges i arkivet i det hele tatt.
Vi har eksempler på at pressen har bedt forvaltningen om å se tekstmeldinger som man vet har blitt sendt eller mottatt. For at innsyn kan gis på vanlig måte må dokumentet la seg identifisere på en offentlig journal.
Hva er chat?
En virksomhet kan ha en tjeneste på sine nettisider der en saksbehandler svarer direkte til publikum. Noen kommuner har tatt i bruk slike interaktive verktøy.
Hvordan kan tekstmeldinger journalføres?
Mobiltelefonen til den den enkelte saksbehandler kan kobles opp til PC trådløst eller ved hjelp av USB-kabel. Meldingene kan så importeres til Noark-systemet. Meldinger kan også videresendes til arkivtjenesten og journalføres der, men da kan metadata gå tapt.
I et fagsystem kan SMS-er journalføres og arkiveres i en automatisk prosess, f.eks når vi bekrefter selvangivelsen til skatteetaten.
Kjekt å vite
Kulturdepartementet sendte 22.10.2010 ut et høringsbrev, med forslag til endringer i arkivforskriften. Forslaget går ut på å la virksomhetene selv bestemme om sms'er skal journalføres og arkiveres og at det eventuelt kan gjøres ved notat/nedtegnelse (jf forvaltningsloven § 11d).