Skriv ut
Hva er anskaffelsessaker?
Lov om offentlige anskaffelser dekker innkjøp av varer, tjenester og bygge- og anleggs­arbeider som foretas av offentlige organer. Anskaffelser skal være gjenstand for konkurranse. Basert på omfanget kan virksomheten gjennomføre en åpen eller begrenset anbudskonkurranse, konkurranse med forhandling eller eventuelt direkte anskaffelse. Virksomheten lager en forespørsel, mottar tilbud eller anbud, kommuniserer med tilbyderne og inngår kontrakt. Ofte gjennomføres det møter med tilbydere før kontrakt signeres.
Skal anskaffelsessaker journalføres?
Hele anskaffelsessaken skal dokumenteres skriftlig, inklusive møter og annen kommunikasjon med tilbydere. I en anskaffelse skal det også fortløpende føres en anskaffelsesprotokoll. Både anskaffelsesprotokollen, konkurransegrunnlaget, innkomne tilbuds- og anbudsdokumenter og skriftlig kommunikasjon mellom de som gjennomfører anskaffelsen og tilbyderne er saksdokumenter for organet. Dokumentasjonen er underlagt innsynsretten og skal dermed føres i journal.
Skal anskaffelsessaker bevares?
De fleste anskaffelsesaker vil komme inn under de generelle bevarings- og kassasjons­bestem­melsene som er å finne i kapittel III-V i Riksarkivarens forskrift. Riksarkivaren må fatte et eget vedtak for at virksomheten skal kunne kassere materiale som ikke er vurdert som kas­sabelt i disse bestemmelsene. Reglene er nå under revisjon, og bevaringsvedtaket vil bli mer omfattende enn slik det er formulert i dag. Vi anbefaler derfor at doku­ment­ene tas vare på frem til de nye reglene trer i kraft.
Hvordan skal anskaffelsessaker journalføres og arkiveres?
Normalt skal det benyttes et Noark-system ved journalføring og arkivering av saksdokumenter. Hvis det benyttes et eget, separat system for anskaffelsen, skal det i utgangspunktet enten være godkjent av Riksarkivaren som et system som oppfyller Noark-standarden, eller det skal være integrert med et Noark-godkjent system. Om disse kravene ikke oppfylles, må virksomheten søke Riksarkivaren om dispensasjon fra bestemmelsen om bruk av et Noark-basert system.
Kjekt å vite
Hvis virksomheten har elektronisk arkiv, kan det være aktuelt å lagre voluminøse vedlegg på papir hvis dokumentene opprinnelig er i papirform og mengden er stor. Det er tilstrekkelig at hoveddokumentene er lagret elektronisk. Å digitalisere papirbaserte vedlegg for deretter å lagre dem på minnepinne, optisk disk eller ekstern harddisk er ingen anbefalt løsning.
Lovhjemmel
Arkivforskriften §§ 2-6 og 2-9 sier at saksdokumenter etter offentlighetsloven § 4 som har verdi som dokumentasjon og fører til saksbehandling, skal journalføres i et Noark-godkjent system. Riksarkivarens forskrift kapittel III-V har generelle regler om bevaring og kassasjon av administrative saker i statsforvaltningen (kapittel III) og alle typer saker i fylkeskommunal forvaltning (kapittel IV) og kommunal forvaltning (kapittel V). Forskrift om offentlige anskaffelser § 3-5 sier at offentlighetsloven gjelder for tilbud og anskaffelsesprotokoll, men innsyn kan begrenses.