Skal stillingssøknader journalførast?

Ein stillingssøknad skal journalførast fordi han er eit inngåande saksdokument som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Eit offentleg organ kan ha ein eller fleire journalar for registrering av dokument i dei sakene organet opprettar.

Journalføringsplikta er heimla i offentleglova § 10 og i arkivforskrifta § 2-6.

Riksarkivaren har ikkje høve til å gi dispensasjon frå journalføringsplikta

Riksarkivaren har ikkje høve til å gi dispensasjon frå journalføringsplikta, men kan derimot gi dispensasjon frå kravet i arkivforskrifta § 2-9 om at elektronisk journalføring skal skje i eit system som er godkjend av Riksarkivaren etter Noark-standarden. Føresegnene i arkivforskrifta §§ 2-6 og 2-7 vil enda gjelde, sjølv om stillingssøknadene ikkje blir journalførte i sakarkivsystemet.

Kan det brukast eit rekrutteringssystem?

Mange verksemder brukar eigne fagsystem til tilsetjingar, der jobbsøkjaren legg inn CV, sender søknad og får kvittering via rekrutteringssystemet. Eit slikt rekrutteringssystem kan vareta journalfunksjonen for stillingssøknader som ikkje skal bevarast, så lenge verksemda når som helst i tilsetjingsprosessen og seinare kan opplyse om at søknaden har kome inn, og om nødvendig produsere ein offentleg journal basert på opplysingane i rekrutteringssystemet. Rekrutteringssystemet må difor ha felt for alle relevante punkt i arkivforskrifta § 2-7, og ein må hugse å dokumentere gjeldande praksis i arkivplanen.

Kva dokument skal bevarast for ettertida?

  • forenkla og utvida søkjarliste 
  • søknaden til den som blir tilsett

Desse sakene skal følgjeleg journalførast i Noark-systemet.

Søknader til andre typar stillingar kan kasserast når verksemda ikkje har bruk for dei meir. Sjå felles bevarings- og kassasjonsføresegner i Riksarkivaren si forskrift. Søknadene må alltid lagrast til alle klagefristar har gått ut.

Kjekt å vite

Dersom ein søkjar ber om at namnet hans ikkje blir gjort kjent, skal ikkje namnet på offentleg journal før verksemda har vurdert førespurnaden og søkjaren eventuelt har godteke ei avgjerd om offentleggjering. Søknaden kan journalførast utan namn, og seinare rettast opp i offentleg journal dersom søkjaren sitt namn likevel skal offentleggjerast.

Avgjerda må takast seinast før offentleg søkjarliste blir utarbeidd - snarast etter at øknadsfristen har gått ut. Dersom ein søkjar vel å trekkje søknaden sin, bør korrespondansen om dette dokumenterast.

Offentleg elektronisk postjournal (OEP)

Verksemder som leverer offentleg journal til OEP må avklare eventuelle problem med at stillingssøknader ikkje blir publiserte på www.oep.no. Krav til offentligheit ligg utanfor Riksarkivarens myndigheit.