Kva er sosiale medium?

Sosiale medium er fellesnemninga på alle nettstader der brukarane sjølve skaper innhaldet eller er aktivt med i kommenteringa av innhaldet. Blant dei mest kjende sosiale media er bloggar, Facebook, Twitter og videodelingsnettstaden YouTube. Men også leksikonet Wikipedia, biletdelingstenester som Flickr, diskusjonsfora som VG Debatt og Diskusjon.no og samarbeidstenester som Google Document er sosiale medium.

Mange kommunar og statlege verksemder har oppretta profilar på sosiale medium (nettstader) i tillegg til dei ordinære offisielle nettstadene sine. På Twitter legg ein ut korte meldingar som kven som helst kan følgje med på. På Facebook er det plass til bilete, videoar, arrangement, diskusjonar og statusmeldingar. Dei som melder seg inn i ei Facebook-gruppe eller blir tilhengjarar av ei slik, har høve til å kommentere og sende eigne meldingar. Denne kommunikasjonen mellom innbyggjarar og offentlege verksemder skal alltid vurderast med omsyn til arkivering og journalføring.

Kva skal journalførast?

Arkivforskrifta pålegg alle forvaltningsorgan å journalføre inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova må reknast som saksdokument for organet, er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Dette gjeld også meldingar eller tilbakemeldingar (anonyme meldingar medrekna) gitte i eit sosialt medium som for eksempel Facebook. Journalføring og arkivering vil i stor grad måtte skje manuelt, og det kan vere tidkrevjande. Tekstsider kan hentast ut i form av ein skjermdump eller skrivast til ei fil og lagrast lokalt på PC-en før dei blir journalførte og arkiverte. All import må kvalitetssikrast slik at det er sikra at rett informasjon har blitt lasta ned.

Kjekt å vite

Meldingar på sosiale medium skal behandlast som all annan inn- og utgåande post hos verksemda. Det er innhaldet som bestemmer om kommunikasjonen skal journalførast og arkiverast, ikkje utforminga, formatet eller dei tekniske spesifikasjonane til mediet.

Reine tilvisingar til eigne nettsider eller lovverk treng ikkje bli journalførte.