Skal SMS og chat journalførast?

Ei tekstmelding eller ei chatmelding kan vere eit saksdokument for organet som både har verdi som dokumentasjon og er gjenstand for saksbehandling, og då gjeld journalføringsplikta. I dei tilfella der dokumentet berre oppfyller det eine av vilkåra, altså anten har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling, skal det arkiverast men treng ikkje å bli journalført. Oppfyller det ingen av krava, skal meldinga arkivavgrensast, altså ikkje arkivleggjast.

Vi har eksempel på at pressa har bedt om innsyn i tekstmeldingar som dei veit har blitt sende eller mottekne, men som ikkje er blitt journalførte. Journalen er ein logg over innkomne og utgåande dokument, og er den reiskapen forvaltninga har til å gi informasjon om at dokument finst. Journalen er då også ein viktig reiskap for publikum, som sikrar at dei kan be om innsyn i dokument. Dersom tekstmeldingar og andre dokument ikkje blir journalførte, vil dette vanskeleggjere offentleg tilgang til dokumentet, og pressa og andre blir hindra frå å be om innsyn på vanleg måte. Journalføring av tekstmeldingar blir dermed eit praktisk vilkår for at pressa og andre skal kunne be om innsyn i tekstmeldingar.

Kva er chat?

Ei verksemd kan ha ei teneste på nettsidene sine der ein saksbehandlar svarar direkte til publikum. Nokre kommunar har teke i bruk slike interaktive verktøy.

 

Korleis kan tekstmeldingar journalførast?

Mobiltelefonen til den den einskilde saksbehandlaren kan koplast opp til PC trådlaust eller ved hjelp av USB-kabel. Meldingane kan så bli importert til Noark-systemet. Meldingar kan også vidaresendast til arkivtenesta og journalførast der, men då kan metadata gå tapt.

I eit fagsystem kan SMS-ar bli journalførte og arkiverte i ein automatisk prosess, for eksempel slik som når vi sender sjølvmeldiga elektronisk til skatteetaten.

Kjekt å vite

Kulturdepartementet sende 22.10.2010 ut eit høyringsbrev med forslag til endringar i arkivforskrifta. Forslaget går ut på å la verksemdene sjølve fastsetje om sms-ar skal journalførast og arkiverast og om det eventuelt kan gjerast ved notat/nedskriving (jf. forvaltningslova § 11d).