Kva er innkjøpssaker?

Lov om offentlege innkjøp dekkjer innkjøp av varer, tenester og byggje- og anleggsarbeid som offentlege organ står ansvarlege for. Innkjøp skal vere gjenstand for konkurranse. Basert på omfanget kan verksemda gjennomføre ein open eller avgrensa anbodskonkurranse, konkurranse med forhandling eller eventuelt direkte innkjøp. Verksemda lagar ein førespurnad, mottek tilbod, kommuniserar med tilbydarane og inngår kontrakt. Ofte blir det gjennomført møte med tilbydarar før kontrakt blir signert.

Skal innkjøpssaker journalførast?

Heile innkjøpssaka skal dokumenterast skriftleg, medrekna møte og annan kommunikasjon med tilbydarar. Det skal også førast ein fortløpande protokoll over alle innkjøp. Både innkjøpssprotokollen, konkurransegrunnlaget, innkomne anbod og anbodsdokument og skriftleg kommunikasjon mellom dei som gjennomfører innkjøpet og tilbydarane, er saksdokument for organet. Dokumentasjonen er underlagt innsynsretten og skal dermed førast i journal.

Skal innkjøpssaker bevarast?

Dei fleste innkjøpssaker vil kome inn under dei generelle bevarings- og kassasjonsføresegnene som står i kapittel III-V i Riksarkivaren si forskrift. Riksarkivaren må fatte eit eige vedtak for at verksemda skal kunne kassere materiale som ikkje er vurdert som kassabelt i desse føresegnene. Reglane er no under revisjon, og bevaringsvedtaket vil bli meir omfattande enn slik det er formulert i dag. Vi tilrår derfor at dokumenta blir tekne vare på fram til dei nye reglane trer i kraft.

Korleis skal innkjøpssaker journalførast og arkiverast?

Normalt skal det nyttast eit Noark-system ved journalføring og arkivering av saksdokument. Dersom det blir nytta eit eige, separat system for innkjøpet, skal det i utgangspunktet anten vere godkjent av Riksarkivaren som eit system som oppfyller Noark-standarden, eller det skal vere integrert med eit Noark-godkjent system. Om desse krava ikkje blir oppfylte, må verksemda søkje Riksarkivaren om dispensasjon frå bruk av eit Noark-basert system.

Kjekt å vite

Dersom verksemda har elektronisk arkiv, kan det vere aktuelt å lagre omfangsrike vedlegg på papir dersom dokumenta opphavleg er i papirform og mengda er stor. Det er tilstrekkeleg at hovuddokumenta er lagra elektronisk. Å digitalisere papirbaserte vedlegg for deretter å lagre dei på minnepinne, optisk disk eller ekstern harddisk, er inga tilrådd løysing.

Lovheimel

Arkivforskrifta §§ 2-6 og 2-9 seier at saksdokument som etter offentleglova § 4 har verdi som dokumentasjon og fører til saksbehandling, skal journalførast i eit Noark-godkjent system. Riksarkivaren si forskrift kapittel III-V har generelle reglar om bevaring og kassasjon av administrative saker i statsforvaltninga (kapittel III) og alle typar saker i fylkeskommunal forvaltning (kapittel IV) og kommunal forvaltning (kapittel V). Forskrift om offentlege innkjøp § 3-5 seier at offentleglova gjeld for anbod og innkjøpsprotokoll, men innsyn kan avgrensast.