Kva er ein papirjournal?

Ein papirjournal er som regel ein journal som er ført inn i ein protokoll. Journal ført i ein tabell i eit tekstbehandlingssystem eller eit rekneark, eller i ein Access-base, skal også skrivast ut og avleverast på papir. Ei utskrift av ein elektronisk Noark-journal er også å rekne som ein papirjournal.

Papirjournalen er på same måte som den elektroniske journalen ein inngang til arkivmaterialet og skal oppbevarast saman med det.

Korleis føre ein papirjournal?

Ein papirjournal er ei heilt enkel kronologisk oversikt over korrespondanse. Journalen kan førast i ei bok eller på eit rekneark der ein skal knyte saman dokument som høyrer med i same sak.

Innkomne dokument blir registrerte med kronologisk løpenummer og med referanse til førre brev i saka. Saksdokumenta skal arkivleggjast etter det klassifikasjonssystemet som organet brukar (normalt Felles arkivnøkkel for statsforvaltninga ). Fram til 1960-talet blei dokumenta som oftast samla på siste løpenummer.

Kvifor bruke papirjournal?

Små organ, eller utval, som ikkje har behov for eit elektronisk journalsystem, kan velje å føre innkomne og utgåande brev og notat manuelt.

Lovheimel

Arkivforskrifta § 2-6 seier at journalar skal førast elektronisk eller på papir.

Arkivforskrifta § 2-8 seier at ved journalføring på papir må det kontrollerast at journalen inneheld dei opplysningane som blir kravde. Statlege organ bør bruke ein av staten sine fellesblankettar.