Skriv ut
Hva er en papirjournal?
En papirjournal er som regel en journal som er ført inn i en protokoll. Journal ført i en tabell i et teksbehandlingssystem eller regneark, eller i en Access-base, skal også skrives ut og avleveres på papir. En utskrift av en elektronisk Noark-journal er også å regne som en papirjournal.
Papirjournalen er på samme måte som den elektroniske en inngang til arkivmaterialet og skal oppbevares sammen med det.
Hvordan fører man papirjournal?
En papirjournal er en helt enkel kronologisk oversikt over korrespondanse. Den kan føres i en bok eller et regneark der man skal knytte dokumenter i samme sak sammen.
Innkomne dokumenter blir registrert med kronologisk løpenummer og med tosidig referanse til forrige brev i saken. Saksdokumentene skal arkivlegges etter det klassifikasjonssystem som organet bruker (normalt Fellesnøkkel for statsforvaltningen) Fram til 1960-tallet ble sakene som oftest samlet på siste løpenummer.
Hvorfor bruke papirjournal?
Små organer, eller utvalg, som ikke har behov for et elektronisk journalsystem kan velge å føre innkommende og utgående brev og notater manuelt.
Lovhjemmel
Arkivforskriften § 2-6 sier at journaler skal føres elektronisk eller på papir.
Arkivforskriften § 2-8 sier at ved journalføring på papir må det ses til at journalen inneholder de opplysningene som kreves. Statlige organ bør bruke en av statens fellesblankettar.