Hva er organinterne dokumenter?

Arkivforskriften definerer organinterne dokumenter som dokumenter som sendes innenfor et enkelt organ, også kalt interne notater. Organ defineres i arkivforskriften §§ 1-1 - 1-3. Ledelsen kan avgjøre at disse dokumentene ikke skal journalføres men registreres på en enklere måte.

Offentlighetsloven sier, med noen unntak, at dokumenter som inngår i intern saksforberedels kan unntas offentlighet. Dette gjelder først og fremst organinterne dokumenter. Dokumenter innhentet utenfra, for eksempel fra underordnede organer, kan også unntas med denne begrunnelsen. For disse dokumentene er det allikevel journalføringsplikt.

Hva er interne notater?

I Noark 4 brukes begrepene dokumenttype 'N' og 'X', og i Noark 5 ’organinternt notat for oppfølging’ og ’organinternt notat uten oppfølging’.

En etat eller en kommune må selv vurdere om den skal være ett eller flere organ. Brev mellom avdelinger kan gå som notater, men mellom regionkontorer må de kanskje gå som eksterne brev.

Hvorfor bør interne notater journalføres?

Dokumenter som blir journalført kan gis alle nødvendige metadata, som avsender og mottaker og dato. De vil da kunne søkes opp i etterkant. Hvis det er ønskelig å kun registrere dokumentene er det nødvendig å åpne riktig saksmappe for å finne dem igjen.

Av demokratiske hensyn bør en gjennomsiktig og åpen forvaltning journalføre så mye som mulig.